Het e-mailadres van een medewerker wijzigen

Het e-mailadres van een medewerker is belangrijk: het is zijn login voor Shyfter, en het is de plek waar hij zijn meldingen ontvangt (uitnodigingen, te ondertekenen documenten, herinneringen enzovoort). Het is dus soms nodig om het te corrigeren, bijvoorbeeld na een typfout of een gewijzigd werkadres.

Het adres wijzigen vanuit de fiche van de medewerker

1. Ga naar Team en open de fiche van de betrokken medewerker.
2. Blijf op het tabblad Profiel, subtabblad Profielgegevens.
3. Zoek bij de basisgegevens het veld E-mail en voer het nieuwe adres in.
4. Bewaar onderaan de fiche.

Het nieuwe adres wordt meteen de login van de medewerker: hij zal het dus moeten gebruiken om in te loggen. Breng hem op de hoogte van de wijziging.

Waarom is het e-mailveld soms grijs?

Als het veld E-mail grijs is en niet gewijzigd kan worden, is dat bewust. Een informatieboodschap verschijnt wanneer je over het veld beweegt. Er zijn drie mogelijke redenen:

• Je bent geen beheerder van het account. Alleen een beheerder kan het e-mailadres van een medewerker wijzigen. Als je een toegang van het type roosterbeheerder of HR hebt, blijft het veld alleen-lezen.
• De medewerker is een uitzendkracht die beheerd wordt via een gekoppeld kantoor (bijvoorbeeld AbsoluteYOU). Zijn identiteitsgegevens zijn dan vergrendeld aan de Shyfter-kant, want ze worden aangestuurd door het kantoor.
• Het adres wordt gedeeld over meerdere accounts. Aangezien één e-mailadres de persoon identificeert over al zijn Shyfter-accounts, kan het niet vanuit één ervan gewijzigd worden. De getoonde boodschap is dan: « Dit adres wordt gebruikt door meerdere accounts. Alleen een beheerder van al die accounts kan het wijzigen. » In de andere gevallen is de boodschap: « Je kunt het e-mailadres van deze werknemer niet wijzigen omdat het al aan een ander account gekoppeld is. »

Wat te doen als je het niet kunt wijzigen

• Als het adres over meerdere accounts of vestigingen gedeeld is, moet de wijziging gebeuren door iemand die beheerder van al die accounts is.
• Gaat het om een uitzendkracht, dan wordt het adres aan de kant van het kantoor beheerd (de informatie komt daarna via de synchronisatie terug in Shyfter).
• Bij twijfel, of als de medewerker een gedeeld adres moet wijzigen zonder dat er een gemeenschappelijke beheerder is, contacteer de Shyfter-support: we leggen je uit hoe het moet.

Omdat het e-mailadres de login is, kan een adres dat al door een andere medewerker gebruikt wordt niet zomaar opnieuw toegekend worden. Elke persoon moet zijn eigen adres hebben.