Modifier l'adresse email d'un collaborateur

L'adresse email d'un collaborateur est importante : elle lui sert d'identifiant de connexion à Shyfter et c'est là qu'il reçoit ses notifications (invitations, documents à signer, rappels...). Il est donc parfois nécessaire de la corriger, par exemple en cas de faute de frappe ou de changement d'adresse professionnelle.

Modifier l'adresse depuis la fiche du collaborateur

1. Allez dans Équipe et ouvrez la fiche du collaborateur concerné.
2. Restez sur l'onglet Profil, sous-onglet Données de profil.
3. Dans les informations de base, repérez le champ Email et saisissez la nouvelle adresse.
4. Enregistrez en bas de la fiche.

La nouvelle adresse devient immédiatement l'identifiant de connexion du collaborateur : il devra donc l'utiliser pour se connecter à l'application. Prévenez-le du changement.

Pourquoi le champ email est-il parfois grisé ?

Si le champ Email apparaît en gris et n'est pas modifiable, c'est volontaire. Un message d'information s'affiche au survol du champ. Trois raisons possibles :

• Vous n'êtes pas administrateur du compte. Seul un administrateur peut modifier l'adresse email d'un collaborateur. Si vous avez un accès de type responsable planning ou RH, le champ reste en lecture seule.
• Le collaborateur est un travailleur intérimaire géré via une agence connectée (par exemple AbsoluteYOU). Ses informations d'identité sont alors verrouillées côté Shyfter, car elles sont pilotées par l'agence.
• L'adresse est partagée sur plusieurs comptes. Comme une même adresse email identifie la personne sur l'ensemble de ses comptes Shyfter, elle ne peut pas être modifiée depuis un seul d'entre eux. Le message affiché est alors : « Cette adresse est utilisée par plusieurs comptes. Seul un administrateur de tous ces comptes peut la modifier. » Dans les autres cas, le message est : « Vous ne pouvez pas changer l'adresse email de ce collaborateur parce qu'il est déjà lié à un autre compte. »

Que faire si vous ne pouvez pas la modifier ?

• Si l'adresse est partagée sur plusieurs comptes/établissements, la modification doit être faite par une personne qui est administratrice de tous ces comptes.
• S'il s'agit d'un intérimaire, l'adresse se gère du côté de l'agence (l'information redescend ensuite dans Shyfter via la synchronisation).
• Dans le doute, ou si le collaborateur doit changer une adresse partagée sans qu'un administrateur commun n'existe, contactez le support Shyfter : nous vous indiquons la marche à suivre.

L'email étant l'identifiant de connexion, une adresse déjà utilisée par un autre collaborateur ne peut pas être réattribuée telle quelle. Chaque personne doit avoir sa propre adresse.