Een medewerker toevoegen van A tot Z

Iemand toevoegen in Shyfter is meer dan een naam intypen. Om een medewerker echt operationeel te maken (inplanbaar, kunnen klokken, exporteerbaar naar de loonverwerking) moeten een aantal instellingen kloppen. Dit artikel volgt een nieuwe medewerker van begin tot eind, in de volgorde waarin u het best te werk gaat.

Alles gebeurt in Team → Gebruikers, en daarna in het profiel van de medewerker.

Stap 0: het terrein voorbereiden vóór de eerste indiensttreding

Enkele accountinstellingen bepalen de rest. Doet u ze één keer goed, dan hoeft u niet elk profiel opnieuw te openen.

• Statuut gebruikers (Instellingen ⚙️ → Algemeen → Statuut gebruikers) staat voor de werknemersprofielen: Bediende, Student, Flexi, Extra. Het statuut bepaalt de kost, de berekeningsbasis van de prestaties, de beschikbare tellers en de opname in de loonexports. Dit is het enige van de drie dat echt onmisbaar is.
• Secties (Instellingen ⚙️ → Secties → Sectiebeheer) verdelen uw zaak in werkzones: bar, keuken, zaal, afdelingen, diensten. Ze dienen om shifts toe te wijzen en om het bereik van een manager te beperken.
• Competenties (Instellingen ⚙️ → Competenties) beschrijven wat iemand kan en helpen u het juiste profiel op de juiste post te zetten.

Secties en competenties zijn optioneel en hangen af van uw abonnementsformule. Veel bedrijven werken er prima zonder, zeker kleinere teams met polyvalente medewerkers. Zijn ze niet inbegrepen in uw formule, niet geactiveerd of hebt u er geen aangemaakt, dan verschijnen de bijbehorende velden gewoon niet in de schermen hieronder. U kunt ze later nog invoeren, zonder iets te breken.

In de accountinstellingen bepaalt u ook welke velden verplicht zijn bij het aanmaken van een medewerker. Precies die velden, en enkel die, verschijnen in het tabblad Manueel dat hieronder wordt beschreven.

Een medewerker zonder statuut komt niet in de prestatie-exports terecht. Dat is de meest gemaakte vergissing bij een nieuwe indiensttreding.

Stap 1: het profiel aanmaken

Klik in Team → Gebruikers rechtsboven op Gebruiker aanmaken. Het paneel Een medewerker toevoegen opent rechts, met drie tabbladen.

Tabblad Manueel

U vult de gegevens zelf in. Het paneel toont de velden die op uw account als verplicht zijn ingesteld (meestal Naam, Voornaam, Telefoon en E-mail), en daarna:

• Secties: één of meerdere secties. Dit veld verschijnt enkel als secties in uw abonnement zitten en er minstens één sectie bestaat.
• Statuut: het gebruikersstatuut van de persoon. Altijd aanwezig.
• Competenties: één of meerdere competenties. Dit veld verschijnt enkel als competenties in uw abonnement zitten.

Klik op Opslaan. Het profiel is aangemaakt en meteen inplanbaar.

Tabblad E-mails

Kent u enkel het e-mailadres? Plak de adressen in het tekstvak, één per lijn, en klik op Verzenden. Elke persoon krijgt een persoonlijk inschrijvingsformulier om zelf in te vullen. Zolang er geen antwoord is, blijft de uitnodiging zichtbaar in Team → Registraties in afwachting, waar u ze opnieuw kunt versturen.

Tabblad Upload

Voor een groep tegelijk sleept u een CSV- of Excelbestand in de uploadzone (met de knop Download een XLS-voorbeeld krijgt u het model). Het bestand bevat één e-mailadres per lijn, met de kolomnaam op de eerste lijn. Shyfter vraagt u vervolgens de Naam van de kolom met de e-mails aan te duiden en stuurt naar elk adres een inschrijvingsformulier.

De vierde weg: het publieke inschrijvingsformulier

Naast het aanmaakpaneel kunt u een unieke inschrijvingslink delen, terug te vinden in Instellingen ⚙️ → Algemeen → Inschrijvingsformulier. Wie het formulier invult, komt terecht in Team → Gebruikers in validatie, waar u de gegevens nakijkt en op Bevestigen (of Ongeldig maken) klikt. U kunt meerdere inschrijvingen tegelijk bevestigen.

Stap 2: de profielgegevens vervolledigen

Open het profiel van de medewerker vanuit de lijst, dan het tabblad Profiel, subtabblad Profiel details. Het bestaat uit vier blokken.

Het minimum, en wat de moeite loont

Om een profiel te laten werken volstaan vier gegevens: naam, voornaam, e-mail (dat dient als login en ontvangt de inloggegevens) en telefoon (onmisbaar als u meldingen per sms verstuurt). Daarmee is de persoon vandaag al inplanbaar.

Al de rest is voorlopig optioneel, maar elk ingevuld veld wint u later terug:

• Het rijksregisternummer (NISS) is vereist voor de Dimona-aangiftes in België. Zonder dat nummer vertrekt er geen enkele Dimona.
• Het volledige adres, de geboortedatum, de geboorteplaats en het geboorteland, de nationaliteit, de burgerlijke staat en het geslacht worden gevraagd door de contracten en door de sociale secretariaten.
• IBAN en BIC dienen voor de loonexports.
• De taal bepaalt die van de app en van de berichten die de persoon ontvangt.

Kortom: begin gerust met het minimum als het snel moet gaan, maar mik op een volledig profiel. Een onvolledig dossier komt altijd terug wanneer u een contract wilt opmaken, een Dimona wilt versturen of een export naar het sociaal secretariaat wilt draaien. Wilt u dit niet allemaal zelf intypen, dan laten het tabblad E-mails of het inschrijvingsformulier de medewerker zijn eigen gegevens invullen.

Basisgegevens: Voornaam, Naam, Nickname (de naam die in het rooster verschijnt als u er een invult), Taal van de interface en de berichten, E-mail en Telefoon.

Extra profiel informatie: Rijksregisternummer, Geboortedatum en geboorteplaats, Burgerlijke staat, Geslacht, Geboorteland, Nationaliteit, IBAN en BIC.

Adres: straat, nummer, bus, postcode, gemeente, land.

Extra gegevens: de gepersonaliseerde velden die u in de accountinstellingen hebt aangemaakt.

Een oranje bolletje naast een gegeven wijst op een verplichte informatie die ontbreekt of nog niet werd geverifieerd. Dat is vaak het geval voor het rijksregisternummer zolang het niet gevalideerd is.

De foto van de medewerker

Rechtsboven in het profiel toont een cirkel de initialen van de medewerker zolang er geen foto is toegevoegd. Klik erop om een afbeelding van uw computer te laden: Shyfter biedt een ronde uitsnede aan vóór het opslaan, zodat u het bestand niet vooraf hoeft klaar te maken. Alle gangbare beeldformaten worden aanvaard.

De foto is niet verplicht, maar ze maakt het rooster een pak leesbaarder, zeker bij grote teams of veel seizoenmedewerkers. Om ze te verwijderen, beweegt u over de miniatuur en gebruikt u het verwijdericoon: de medewerker keert terug naar zijn initialen.

Twee kleine pijltjes staan links en rechts van de foto. Ze brengen u meteen naar het vorige of volgende profiel in uw lijst, zonder terug te keren naar de tabel. Handig wanneer u meerdere nieuwe medewerkers na elkaar vervolledigt.

De actiekolom

Onder de foto bundelt een kolom de snelle acties voor deze medewerker: Roosters (zijn uurrooster openen), Informatie verzenden (zijn inloggegevens doorsturen), Wachtwoord wijzigen, Deactiveer of Heractiveren, en de Score van de medewerker. Bij een profiel dat via het inschrijvingsformulier binnenkwam, verschijnen hier ook de knoppen Bevestigen en Ongeldig maken.

De Pincode staat leesbaar net onder de naam, met een groen potloodicoon om ze te wijzigen. Die drie elementen (inloggegevens, wachtwoord, pincode) komen uitgebreid aan bod in stap 9.

Stap 3: de HR-gegevens invullen

Nog steeds in het tabblad Profiel opent u het subtabblad HR. Dat is enkel zichtbaar voor de rollen accountbeheerder, HR-manager en planning manager. Hier wordt alles bepaald wat met urenberekening en loon te maken heeft.

Het eerste blok legt het kader van het contract vast:

• Begin (verplicht) en Einde van de tewerkstelling.
• Statuut gebruiker: bevestig of corrigeer het statuut, met de mogelijkheid er meteen een aan te maken via Een nieuwe statuut toevoegen.
• Algemene werktijd berekeningsmethode: Geplande uren of Tijdregistraties.
• Berekeningsbasis overuren: de bron die de tellers voedt (verschil tussen planning en tijdregistratie, enkel planning, of enkel tijdregistratie, vergeleken met het contract).

Het blok HR parameters bevat vervolgens het Brutoloon per uur, de Werkgeverskosten (berekend op basis van de coëfficiënt van het statuut), de Gewerkte dagen per week, het Aantal uren per week, eventueel de urenlimieten per jaar en per kwartaal, de Aard van de bezoldiging en de Werktijdenregeling.

Afhankelijk van uw land en uw opties komen daar de Verlof- en recup instellingen bij (wettelijk verlof, ADV, recuperatie van vorig jaar, extralegale dagen) en het blok Flexibiliteit en toelagen. Op accounts met het volledige HR-dossier detailleren nog andere blokken de werknemer, het contract, de tewerkstelling, de verminderingen, de maaltijdcheques en de bedrijfswagen, vooral voor de Belgische sociale secretariaten.

Stap 4: de toegangsrechten instellen

Open het subtabblad Instellingen. Het eerste blok, Toegangsniveau, bevat het veld Toegangstype met vier rollen:

• Gebruiker: enkel toegang tot de app Shyfter Staff, geen toegang tot het beheerplatform. Dit is de rol van de werknemers.
• Planning Manager: toegang tot het platform, gericht op de dagelijkse werking van het rooster.
• HR-Manager: toegang tot het platform, gericht op contracten, documenten, rapporten en loon.
• Accountbeheerder: volledige toegang, instellingen inbegrepen. De enige rol die de toegang van anderen kan regelen.

Een rol kiezen vinkt automatisch een standaardset rechten aan in het blok Toegangsrechten van de gebruiker eronder. Daarna kunt u geval per geval afvinken: beheer en aanmaak van shifts, beheer van tijdregistraties, beheer van Dimona, beheer van wijzigingsverzoeken, beheer van rapporten, beheer van prestatie-exports, beheer van documenten, weergave van financiële informatie, beheer van productiviteit. Elk vakje verschijnt enkel als de bijbehorende module actief is op uw account.

Onder het toegangstype duidt het veld Verlofmanager de persoon aan die de verlofaanvragen van deze medewerker zal goedkeuren. Laat het op Geen als u die goedkeuring niet wilt delegeren.

Enkel een accountbeheerder kan een toegangstype wijzigen, en niemand kan het zijne aanpassen: het veld staat in het grijs op uw eigen profiel.

Stap 5: secties en competenties (als uw abonnement ze bevat)

Deze twee begrippen zijn optioneel en hangen af van uw abonnementsformule. Zitten ze er niet in, of kiest u ervoor ze niet te gebruiken, ga dan meteen naar de volgende stap: de blokken hieronder verschijnen niet op het profiel en u mist niets om te plannen.

Beschikt u er wel over, dan laten twee blokken naast elkaar in het subtabblad Instellingen u bijsturen wat u eventueel al bij het aanmaken hebt ingevuld.

Secties: selecteer de secties waartoe de persoon behoort. Voor een werknemer geeft dat aan waar hij werkt. Voor een manager beperkt het zijn bereik: hij ziet en beheert enkel de medewerkers en roosters van die secties. Een link Een nieuwe sectie toevoegen bespaart u een omweg via de instellingen.

Competenties: selecteer de posten die de persoon kan invullen. Ook hier is er een link Een nieuwe competentie toevoegen. Voor een manager bepalen de toegekende competenties welke hij in het rooster ziet, terwijl een accountbeheerder ze altijd allemaal ziet.

Stap 6: de individuele instellingen

Het blok Aanvullende informatie verzamelt de schakelaars die eigen zijn aan deze medewerker. Ze verschijnen enkel als de bijbehorende module actief is. De belangrijkste:

• Het uurrooster van de collega's weergeven en Toon de roosters van alle werknemers: wat de persoon ziet van de planning van anderen.
• Toestemming geven voor het reserveren van vrije shifts: de persoon kan zich op vrije shifts inschrijven.
• Mag onbeschikbaarheden verzenden en Autoriseer verlofaanvraag via de app.
• Kan wijzigingsverzoeken indienen over zijn shifts.
• Autoriseer shift swap aanvragen: shifts ruilen tussen collega's.
• Kan klokken op de mobiele app en Kan klokken op de POS: de toegelaten klokkanalen.
• Wijzigingen in je eigen klokken autoriseren.
• Forfaitaire werknemer, Thuiswerken toelaten, Overuren tonen in de app.
• Contactpersoon voor de account.
• Kan loonstroken beheren.
• Voor België: In aanmerking voor Dimona, met een Dimona Status (type werknemer), De dimona wijzigen op basis van de geplande klokgegevens, Maak een dimona voor vrije klokken en Automatische dimona voor vrije klokken.

Twee weergave-instellingen vervolledigen het blok: de Tijdlimiet weergave van shifts (van geen enkele vertraging tot twee dagen, om een shift pas kort op voorhand te tonen) en Verberg de shifts na (dag), uitgedrukt in dagen.

Afhankelijk van uw modules volgen nog andere blokken: PDF-afdrukken kiezen (welke roosterdocumenten deze persoon ontvangt), Automatisering en basisgegevens (automatische aanmaak van de Dimona en het contract, met het Standaard contract template), Integraties (bijvoorbeeld de Restomax-identificatie) en, op de betrokken accounts, een blok Check In & Out at Work met de BTW onderaannemer.

Vergeet niet onderaan de pagina op te slaan.

Stap 7: het rooster automatiseren met een basisrooster

Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten, en net die levert de meeste tijdwinst op. Werkt uw medewerker volgens een vast patroon (bijvoorbeeld elke maandag, dinsdag en donderdag van 9u tot 17u), dan hoeft u zijn rooster niet elke week opnieuw op te bouwen: maak één keer een basisrooster aan, pas het toe, en Shyfter genereert de shifts in uw plaats.

Ga naar Profiel → Basisroosters.

Het model aanmaken

Klik op Een template toevoegen, geef het een Naam (bijvoorbeeld "Basis template") en bevestig met Opslaan.

Het model verschijnt dan als een typeweek. U plaatst er de shifts dag per dag, precies zoals in het rooster. Met de knop Voeg een extra week toe bouwt u een cyclus over meerdere weken: twee weken die afwisselen, een beurtrol over vier weken, enzovoort. Elke week kan afzonderlijk worden aangepast of verwijderd.

Het model toepassen

Zodra de typeweek is ingevuld, klikt u op Pas dit tijdschema-model toe. Een kort formulier vraagt u:

• Van: de datum waarop het model shifts begint te genereren.
• Tot: de einddatum, leeg te laten als het patroon geen voorzien einde heeft.
• Mode: Manueel of Automatisch. In automatische modus genereert Shyfter de shifts na verloop van tijd voor u, zonder dat u er nog naar hoeft om te kijken.
• Shifts automatisch goedkeuren: Ja of Nee. Bij Ja worden de gegenereerde shifts meteen goedgekeurd.

Wanneer u naar de automatische modus overschakelt, stelt Shyfter voor om Nu starten of Tot morgen wachten voor de eerste generatie. De knop Dit schedule model deactiveren stopt de generatie op elk moment.

Een model of een week verwijderen wist de shifts van het model, nooit de shifts die al in uw roosters gepland staan, goedgekeurd of niet. U kunt dus gerust opruimen.

Overlappen meerdere modellen op eenzelfde datum, dan waarschuwt Shyfter u en worden ze bij validatie samengevoegd. Houd om conflicten te vermijden slechts één actief model per periode aan.

Stap 8: de meldingen

Het subtabblad Notificaties van het tabblad Profiel bepaalt, voor deze medewerker, welke waarschuwingen hij krijgt en via welk kanaal: meldingen per e-mail, per sms, waarschuwingen in de app, plus het detail per type (reservatie van shifts, tijdregistratie, wijzigingsverzoeken, contracten, Dimona, shift swap).

Sms-berichten die via het platform vertrekken, worden per verzending aangerekend en aan uw maandelijkse factuur toegevoegd. Shyfter herinnert u daaraan met een bevestiging voordat de optie wordt geactiveerd.

Stap 9: wachtwoord, pincode en toegang tot de app

Nu rest enkel nog de persoon te laten inloggen. Er bestaan twee toegangsgegevens naast elkaar, met een verschillend doel:

• Het wachtwoord dient om in te loggen op de app Shyfter Staff, op smartphone of via een browser.
• De pincode, vier cijfers, dient om te klokken op de tablet Shyfter POS.

De inloggegevens versturen

Klik in Profiel → Profiel details op Informatie verzenden in de rechterkolom. Shyfter vraagt een bevestiging en stuurt de medewerker daarna een e-mail met zijn inloggegevens voor Shyfter Staff. Dat is de handeling die zijn toegang tot het rooster effectief opent.

Voor meerdere nieuwe medewerkers tegelijk biedt de werkbalk van Team → Gebruikers de optie Inloggegevens naar verschillende werknemers sturen: u selecteert de betrokken personen en alles vertrekt in één keer.

Het wachtwoord instellen of resetten

In principe redden uw medewerkers zich zelf via de link Wachtwoord vergeten op het inlogscherm. Kan dat niet, doe het dan in hun plaats: klik op Wachtwoord wijzigen, geef het nieuwe wachtwoord en de bevestiging in, en valideer. Shyfter bevestigt de wijziging en mailt het nieuwe wachtwoord automatisch naar de medewerker. U hoeft het dus niet zelf door te geven.

De pincode bekijken of wijzigen

De pincode staat leesbaar onder de naam van de medewerker, bovenaan het profiel. Daar vindt u ze terug wanneer iemand ze vergeten is en u vanaf de tablet belt.

Om ze te wijzigen, klikt u op het potloodicoon naast de code: er opent een venster, u typt vier cijfers in (niet meer, niet minder, enkel cijfers) en u valideert.

In tegenstelling tot het wachtwoord kan de pincode niet door de medewerker zelf worden gewijzigd. Enkel een manager kan ze bekijken en aanpassen.

Kijk ten slotte in Profiel → Instellingen na of de schakelaars Kan klokken op de mobiele app en Kan klokken op de POS overeenkomen met de manier waarop deze persoon moet klokken.

Nakijken vóór u inplant

Loop deze lijst door voordat u de eerste shift plaatst:

1. Het profiel is actief en wacht niet op validatie.
2. De vier minimale gegevens zijn er: naam, voornaam, e-mail, telefoon.
3. Er is een gebruikersstatuut ingevuld, anders belanden de prestaties niet in de loonverwerking.
4. De HR-gegevens hebben een begindatum en een coherent aantal uren per week.
5. Het toegangstype en de rechten stemmen overeen met de werkelijke rol van de persoon.
6. Bevat uw abonnement secties en competenties en gebruikt u ze, dan zijn ze ingevuld, zodat de persoon op de juiste plaats in het rooster verschijnt. Zo niet, dan is er niets te doen.
7. Is het rooster regelmatig, dan is er een basisrooster aangemaakt en toegepast, idealiter in automatische modus.
8. De inloggegevens zijn verstuurd en de pincode is gekend als de persoon op de POS klokt.
9. In België is het rijksregisternummer gevalideerd als u Dimona-aangiftes doet.

Lopende indiensttredingen terugvinden

Het menu Team houdt de onafgewerkte dossiers bij: Gebruikers in validatie toont de personen van wie het profiel op uw goedkeuring wacht, en Registraties in afwachting toont de verstuurde maar nog niet ingevulde formulieren, met de mogelijkheid om de uitnodiging opnieuw te versturen, een e-mailadres te corrigeren of de inschrijving aan een bestaande medewerker te koppelen.