Añadir un colaborador de la A a la Z

Añadir a alguien en Shyfter no se reduce a escribir un nombre. Para que un colaborador sea realmente operativo (planificable, capaz de fichar, exportable a nómina), varios ajustes deben estar en su sitio. Este artículo sigue una incorporación de principio a fin, en el orden en que conviene abordarla.

Todo ocurre en Equipo → Usuarios, y después dentro de la ficha del colaborador.

Paso 0: preparar el terreno antes de la primera incorporación

Unos pocos ajustes de cuenta condicionan todo lo demás. Hacerlos una sola vez le evita volver sobre cada ficha.

• Los estados de usuario (Configuración ⚙️ → General → Estados de usuario) representan los perfiles de trabajador: Empleado, Estudiante, Flexi, Extra. El estado determina el coste, la base de cálculo de las prestaciones, los contadores disponibles y la inclusión en las exportaciones de nómina. Es el único de los tres que resulta imprescindible.
• Las secciones (Configuración ⚙️ → Secciones → Gestión de secciones) dividen su establecimiento en zonas de trabajo: barra, cocina, sala, pasillos, servicios. Sirven para asignar los turnos y para limitar el alcance de un gestor.
• Las competencias (Configuración ⚙️ → Habilidades) describen lo que cada persona sabe hacer y permiten colocar el perfil adecuado en el puesto adecuado.

Las secciones y las competencias son opcionales y dependen de su plan de suscripción. Muchas empresas funcionan perfectamente sin ellas, sobre todo las estructuras pequeñas con un solo equipo y puestos polivalentes. Si no están incluidas en su plan, si no están activadas o si no ha creado ninguna, los campos correspondientes simplemente no aparecen en las pantallas descritas más abajo. Puede implantarlas más adelante, sin romper nada.

También puede definir, en la configuración de la cuenta, qué campos son obligatorios al crear un colaborador. Son esos campos, y solo esos, los que aparecerán en la pestaña Manual descrita a continuación.

Un colaborador sin estado no se incluye en las exportaciones de prestaciones. Es el olvido más frecuente en una incorporación.

Paso 1: crear la ficha

Desde Equipo → Usuarios, haga clic en Crear un usuario arriba a la derecha. El panel Añadir un colaborador se abre a la derecha con tres pestañas.

Pestaña Manual

Usted introduce los datos. El panel muestra los campos declarados como obligatorios en su cuenta (normalmente Apellido, Nombre, Teléfono y Correo electrónico), y después:

• Secciones: una o varias secciones de adscripción. Este campo solo aparece si las secciones están incluidas en su suscripción y existe al menos una sección.
• Estado: el estado de usuario de la persona. Siempre presente.
• Competencias: una o varias competencias. Este campo solo aparece si las competencias están incluidas en su suscripción.

Haga clic en Guardar. El perfil queda creado y planificable de inmediato.

Pestaña Correos electrónicos

¿Solo conoce la dirección de correo? Pegue las direcciones en el cuadro de texto, una por línea, y haga clic en Enviar. Cada persona recibe un formulario de inscripción individual para completarlo ella misma. Mientras no responda, la invitación permanece visible en Equipo → Inscripciones pendientes, donde puede reenviarla.

Pestaña Subir

Para una incorporación masiva, arrastre un archivo CSV o Excel a la zona de carga (el botón Descargar un ejemplo de XLS le facilita la plantilla). El archivo debe contener una dirección de correo por línea, siendo la primera el nombre de la columna. Shyfter le pide a continuación que indique el Nombre de la columna que contiene los correos, y envía un formulario de inscripción a cada dirección.

La cuarta vía: el formulario de inscripción público

Más allá del panel de creación, puede compartir un enlace de inscripción único, disponible en Configuración ⚙️ → General → Formulario de inscripción. Las personas que lo rellenan llegan a Equipo → Usuarios en validación, donde usted revisa sus datos y hace clic en Validar (o Invalidar). Puede validar varias inscripciones a la vez.

Paso 2: completar los datos del perfil

Abra la ficha del colaborador desde la lista, después la pestaña Perfil, subpestaña Datos del perfil. Se compone de cuatro bloques.

Lo mínimo, y lo que merece la pena añadir

Para que una ficha funcione bastan cuatro datos: el apellido, el nombre, el correo electrónico (sirve de identificador y recibe los datos de conexión) y el teléfono (imprescindible si envía notificaciones por SMS). Con eso, la persona ya es planificable hoy mismo.

Todo lo demás es opcional de momento, pero cada campo completado le ahorra tiempo más adelante:

• El número nacional (NISS en Bélgica, documento de identidad en otros países) es necesario para las declaraciones Dimona. Sin él, no saldrá ninguna Dimona.
• La dirección completa, la fecha de nacimiento, el lugar y el país de nacimiento, la nacionalidad, el estado civil y el género los piden los contratos y las gestorías.
• El IBAN y el BIC se utilizan en las exportaciones de nómina.
• El idioma determina el de la aplicación y el de los mensajes que recibe la persona.

Dicho de otro modo: empiece por lo mínimo si tiene prisa, pero apunte al perfil completo. Un expediente incompleto siempre se paga a la hora de emitir un contrato, enviar una Dimona o lanzar una exportación a la gestoría. Si prefiere no teclear todo esto usted mismo, la pestaña Correos electrónicos o el formulario de inscripción dejan que el colaborador rellene sus propios datos.

Información básica: Nombre, Apellido, Apodo (el nombre que aparece en el horario si indica uno), Idioma de la interfaz y de los mensajes, Correo electrónico y Teléfono.

Información adicional del perfil: Número nacional, Fecha y lugar de nacimiento, Estado civil, Género, País de nacimiento, Nacionalidad, IBAN y BIC.

Dirección: calle, número, buzón, código postal, ciudad, país.

Información adicional: los campos personalizados que haya creado en la configuración de la cuenta.

Un punto naranja junto a un dato indica una información obligatoria que falta o que no ha sido verificada. Suele ser el caso del número nacional mientras no se ha validado.

La foto del colaborador

Arriba a la derecha de la ficha, un círculo muestra las iniciales del colaborador mientras no se haya añadido ninguna foto. Haga clic en él para cargar una imagen desde su ordenador: Shyfter propone un recorte circular antes de guardar, de modo que no necesita preparar el archivo por adelantado. Se aceptan todos los formatos de imagen habituales.

La foto no es obligatoria, pero hace el horario mucho más legible, sobre todo en equipos numerosos o con muchos temporeros. Para retirarla, pase el cursor sobre la miniatura y use el icono de eliminación: el colaborador vuelve a sus iniciales.

Dos pequeñas flechas enmarcan la foto. Llevan directamente a la ficha anterior o siguiente de su lista, sin volver a la tabla. Práctico cuando completa varias incorporaciones seguidas.

La columna de acciones

Bajo la foto, una columna reúne las acciones rápidas sobre este colaborador: Horario (abrir su planificación), Enviar información (transmitir sus datos de conexión), Cambiar contraseña, Desactivar o Reactivar el perfil, y la nota atribuida al colaborador. En un perfil procedente del formulario de inscripción, los botones Validar e Invalidar también aparecen aquí.

El Código Pin se muestra en claro justo debajo del nombre, con un icono de lápiz verde para modificarlo. Estos tres elementos (datos de conexión, contraseña, código PIN) se detallan en el paso 9.

Paso 3: rellenar los datos contractuales

Siempre en la pestaña Perfil, abra la subpestaña Datos contractuales. Solo es visible para los roles administrador de cuenta, gestor de RRHH y gestor de planificación. Aquí se decide todo lo relativo al cálculo de horas y a la nómina.

El primer bloque fija el marco del contrato:

• Inicio (obligatorio) y Fin de la ocupación.
• Estado del usuario: confirme o corrija el estado, con la posibilidad de crear uno sobre la marcha mediante Añadir un nuevo estado.
• Base de cálculo de prestaciones: Horas planificadas u Horas de registro.
• Base de cálculo de horas suplementarias: la fuente utilizada para alimentar los contadores (diferencia entre planificación y fichaje, solo planificación, o solo fichaje, comparados con el contrato).

El bloque Ajustes de RRHH precisa después el Costo bruto por hora, el Costo patronal (calculado a partir del coeficiente del estado), los Días trabajados por semana, el Número de horas por semana, en su caso los límites de horas por año y por trimestre, el Tipo de remuneración y el Régimen del tiempo de trabajo.

Según su país y sus opciones, se añaden los Parámetros de vacaciones y recuperación (vacaciones legales, RTT, recuperaciones del año anterior, días extralegales) y el bloque Flexibilidad y asignaciones. En las cuentas que usan el expediente de RRHH completo, otros bloques detallan el trabajador, el contrato, la ocupación, las reducciones, los cheques restaurante y el coche de empresa, sobre todo para las gestorías belgas.

Paso 4: ajustar los accesos

Abra la subpestaña Configuración. El primer bloque, Nivel de acceso, contiene el campo Tipo de acceso con cuatro roles:

• Usuario: acceso únicamente a la aplicación Shyfter Staff, sin acceso a la plataforma de gestión. Es el rol de los empleados.
• Gestor de planificación: acceso a la plataforma, centrado en la explotación diaria del horario.
• Gestor de RRHH: acceso a la plataforma, orientado a contratos, documentos, informes y nómina.
• Administrador de cuenta: acceso completo, configuración incluida. Único rol habilitado para asignar los accesos de los demás.

Elegir un rol marca automáticamente un juego de derechos por defecto en el bloque Derechos de acceso del usuario justo debajo. Después puede desmarcarlos caso por caso: gestión y creación de turnos, gestión de fichajes, gestión de Dimona, gestión de solicitudes de cambio, gestión de informes, gestión de exportaciones de prestaciones, gestión de documentos, visualización de la información financiera, gestión de la productividad. Cada casilla solo aparece si el módulo correspondiente está activo en su cuenta.

Bajo el tipo de acceso, el campo Responsable de ausencias designa a la persona que validará las solicitudes de vacaciones de este colaborador. Déjelo en Ninguno si no desea delegar esa validación.

Solo un administrador puede modificar un tipo de acceso, y nadie puede modificar el suyo: el campo aparece atenuado en su propia ficha.

Paso 5: secciones y competencias (si su suscripción las incluye)

Estas dos nociones son opcionales y dependen de su plan de suscripción. Si no están incluidas, o si ha decidido no utilizarlas, pase directamente al paso siguiente: los bloques descritos abajo no aparecen en la ficha y no le falta nada para planificar.

Si dispone de ellas, dos bloques uno junto a otro en la subpestaña Configuración permiten ajustar lo que quizá ya rellenó al crear la ficha.

Secciones: seleccione las secciones a las que pertenece la persona. Para un empleado, indica dónde trabaja. Para un gestor, limita su alcance: solo ve y gestiona los colaboradores y los horarios de esas secciones. Un enlace Agregar una nueva sección le evita pasar por la configuración.

Competencias: seleccione los puestos que la persona sabe cubrir. También aquí hay un enlace Añadir una nueva competencia. Para un gestor, las competencias asignadas definen las que verá en el horario, mientras que un administrador siempre las ve todas.

Paso 6: los ajustes individuales

El bloque Información adicional reúne los interruptores propios de este colaborador. Solo aparecen si el módulo correspondiente está activo en su cuenta. Los principales:

• Mostrar el horario de los compañeros y Mostrar los horarios de todos los colaboradores: lo que la persona ve de la planificación de los demás.
• Permitir la reserva de turnos libres: la persona puede apuntarse a los turnos libres.
• Puede enviar sus indisponibilidades y Permitir la solicitud de vacaciones a través de la aplicación.
• Puede enviar solicitudes de cambio sobre sus turnos.
• Permitir las solicitudes de intercambio de turnos entre compañeros.
• Puede hacer fichajes en la aplicación móvil y Puede hacer fichajes en la POS: los canales de fichaje autorizados.
• Permitir la modificación de sus propios registros.
• Colaborador en paquete, Autorizar el teletrabajo, Mostrar horas extra en la aplicación.
• Persona de contacto de la cuenta.
• Puede gestionar las nóminas.
• Para Bélgica: Elegible para Dimona, con un Estado de Dimona (tipo de trabajador), Modificar la dimona según los datos de fichaje planificados, Crear una dimona para los relojes libres y Dimona automática para registros libres.

Dos ajustes de visualización completan el bloque: el Retraso de visualización de turnos (desde ningún retraso hasta dos días, para desvelar un turno solo cuando se acerca) y Ocultar los turnos después de (día), expresado en días.

Según sus módulos, siguen otros bloques: Selección de impresiones PDF (qué documentos de horario recibe esta persona), Automatización y datos básicos (generación automática de la Dimona y del contrato, con el Modelo de contrato por defecto), Integraciones (por ejemplo el identificador Restomax) y, en las cuentas afectadas, un bloque Check In & Out at Work con el IVA subcontratista.

No olvide guardar al final de la página.

Paso 7: automatizar el horario con un modelo de horario

Es el paso que más se olvida y, sin embargo, el que más tiempo ahorra. Si su colaborador trabaja según un patrón regular (por ejemplo todos los lunes, martes y jueves de 9h a 17h), no hace falta reconstruir su horario cada semana: cree un modelo de horario una vez, aplíquelo, y Shyfter genera los turnos por usted.

Vaya a Perfil → Modelos de horarios.

Crear el modelo

Haga clic en Añadir un modelo de horario, póngale un Nombre (por ejemplo "Horario básico") y confirme con Crear.

El modelo aparece entonces como una semana tipo. Coloque en ella los turnos día a día, exactamente como en el horario. El botón Añadir una semana permite construir un ciclo de varias semanas: dos semanas alternas, una rotación de cuatro semanas, etc. Cada semana se modifica o se elimina de forma independiente.

Aplicar el modelo

Una vez completada la semana tipo, haga clic en Aplicar este modelo de horario. Un breve formulario le pide:

• A partir de: la fecha en la que el modelo empieza a generar turnos.
• Hasta el: la fecha de fin, que puede dejarse vacía si el patrón no tiene término previsto.
• Modo: Manual o Automático. En automático, Shyfter genera los turnos por usted con el paso del tiempo, sin que tenga que volver a ello.
• Aprobar turnos automáticamente: Sí o No. En Sí, los turnos generados quedan aprobados directamente.

Al pasar al modo automático, Shyfter le propone Iniciar ahora o Esperar hasta mañana para la primera generación. El botón Desactivar este modelo de horario interrumpe la generación en cualquier momento.

Eliminar un modelo o una semana borra los turnos del modelo, nunca los turnos ya planificados en sus horarios, aprobados o no. Puede hacer limpieza sin temor.

Si varios modelos se solapan en una misma fecha, Shyfter se lo advierte y los fusiona al validar. Para evitar conflictos, mantenga activo un solo modelo por periodo.

Paso 8: las notificaciones

La subpestaña Notificaciones de la pestaña Perfil define, para este colaborador, qué alertas recibe y por qué canal: notificaciones por correo electrónico, por SMS, alertas en la aplicación, además del detalle por tipo (reserva de turnos, fichaje, solicitudes de cambio, contratos, Dimona, intercambio de turnos).

Los SMS enviados desde la plataforma se facturan por envío y se añaden a su factura mensual. Shyfter se lo recuerda con una confirmación antes de activar la opción.

Paso 9: contraseña, código PIN y acceso a la aplicación

Solo queda permitir que la persona se conecte. Conviven dos credenciales que no sirven para lo mismo:

• La contraseña sirve para conectarse a la aplicación Shyfter Staff, en el móvil o desde un navegador.
• El código PIN, de cuatro cifras, sirve para fichar en la tableta Shyfter POS.

Enviar los datos de conexión

Desde Perfil → Datos del perfil, haga clic en Enviar información en la columna de la derecha. Shyfter le pide confirmación y envía después al colaborador un correo con sus datos de conexión a Shyfter Staff. Es el gesto que abre realmente el acceso de la persona a su horario.

Para varias incorporaciones a la vez, la barra de herramientas de Equipo → Usuarios ofrece Enviar información de inicio de sesión a varios colaboradores: selecciona a las personas y todo sale de una vez.

Definir o restablecer la contraseña

En principio, sus colaboradores se las arreglan solos gracias al enlace Contraseña olvidada de la pantalla de conexión. Si no es posible, hágalo por ellos: haga clic en Cambiar contraseña, introduzca la nueva contraseña y su confirmación, y valide. Shyfter confirma la modificación y envía automáticamente la nueva contraseña al colaborador por correo. Así que no tiene que comunicársela usted mismo.

Consultar o modificar el código PIN

El código PIN está visible en claro bajo el nombre del colaborador, en la parte superior de la ficha. Ahí lo encuentra cuando alguien lo ha olvidado y le llama desde la tableta.

Para cambiarlo, haga clic en el icono de lápiz junto al código: se abre una ventana, introduce cuatro cifras (ni más, ni menos, solo cifras) y valida.

A diferencia de la contraseña, el código PIN no puede ser modificado por el propio colaborador. Solo un gestor puede consultarlo y cambiarlo.

Por último, compruebe en Perfil → Configuración que los interruptores Puede hacer fichajes en la aplicación móvil y Puede hacer fichajes en la POS corresponden a la forma en que esta persona debe fichar.

Comprobar antes de planificar

Antes de colocar el primer turno, repase esta lista:

1. La ficha está activa y no a la espera de validación.
2. Los cuatro datos mínimos están presentes: apellido, nombre, correo electrónico, teléfono.
3. Hay un estado de usuario indicado, de lo contrario las prestaciones no llegarán a nómina.
4. Los datos contractuales tienen una fecha de inicio y un número de horas por semana coherente.
5. El tipo de acceso y los derechos corresponden al rol real de la persona.
6. Si su suscripción incluye secciones y competencias y las utiliza, están indicadas, para que la persona aparezca en el lugar correcto del horario. Si no, no hay nada que hacer.
7. Si el horario es regular, hay un modelo de horario creado y aplicado, idealmente en modo automático.
8. Los datos de conexión se han enviado y el código PIN se conoce si la persona ficha en la POS.
9. En Bélgica, el número nacional está validado si presenta declaraciones Dimona.

Localizar las incorporaciones en curso

El menú Equipo guarda el rastro de los expedientes sin terminar: Usuarios en validación enumera las personas cuya ficha espera su validación, e Inscripciones pendientes enumera los formularios enviados pero aún no completados, con la posibilidad de reenviar la invitación, corregir una dirección de correo o vincular la inscripción a un colaborador existente.