De loonfiches van je medewerkers importeren
Centraliseer en verdeel de loonfiches in enkele klikken: Shyfter wijst elk document automatisch toe aan de juiste medewerker.
Waarom de loonfiches in Shyfter importeren?
In plaats van de loonfiches per e-mail te versturen of ze op papier te overhandigen, laat Shyfter je toe ze rechtstreeks in het platform te centraliseren. Elke medewerker kan de zijne daarna raadplegen vanuit zijn mobiele app, in alle veiligheid. Shyfter zorgt er zelf voor elke fiche aan het juiste profiel te koppelen: er blijft je slechts één validatie te doen.
De sectie loonfiches openen
Ga naar Team → Loonfiches.
Een bestand importeren
- Klik op Een bestand met loonfiches importeren.
- Klik op Een PDF-bestand selecteren. Alleen PDF-bestanden worden aanvaard.
- Selecteer de maand en het jaar die overeenstemmen met de geïmporteerde fiches.
- Bevestig door op Een bestand met loonfiches importeren te klikken.
Hoe Shyfter de fiches opsplitst en toewijst
Je kunt één enkele PDF met alle loonfiches van de maand importeren: het is een artificiële intelligentie die ze fiche per fiche opsplitst en de naam van elke medewerker herkent om automatisch het juiste document aan het juiste profiel toe te wijzen. Je hoeft de pagina's niet zelf te scheiden.
Deze detectie werkt heel goed in de grote meerderheid van de gevallen, maar ze is niet onfeilbaar: het gebeurt dat de naam niet herkend wordt (ongebruikelijke lay-out, verkeerd gespelde naam, document van slechte kwaliteit). Daarom blijft een menselijke controle onmisbaar.
De fiches na de import controleren en valideren
Zodra het bestand geïmporteerd is, toont Shyfter elke fiche met de gedetecteerde medewerker. Controleer altijd de toewijzing voordat je valideert:
- Controleer dat elke fiche wel degelijk aan de juiste persoon gekoppeld is.
- Als een fiche niet toegewezen werd (naam niet gedetecteerd) of aan de verkeerde persoon toegewezen werd, wijs ze dan handmatig toe aan de juiste medewerker.
- Klik daarna in de kolom Actie op De loonfiche goedkeuren voor elk document. Deze validatie maakt de fiche toegankelijk voor de medewerker in zijn persoonlijke ruimte.
Valideer nooit in bulk zonder een laatste blik: een loonfiche die naar de verkeerde persoon verstuurd wordt, is een lek van gevoelige gegevens. De handmatige controle duurt enkele seconden en vermijdt dat risico.
De toegang van de beheerders tot de loonfiches controleren
Standaard hebben de planning- en HR-beheerders geen toegang tot de loonfiches. Om deze toegang aan een specifieke beheerder te verlenen, ga naar zijn fiche (Team → [Beheerder] → Instellingen) en activeer de optie Kan de loonfiches beheren.
Dat laat hem toe toegang te krijgen tot Team → Loonfiches en de imports en validaties in jouw plaats uit te voeren.