De hiërarchische validatie van verlofaanvragen

Waarom een validatiehiërarchie opzetten?

Zonder een vastgelegd goedkeuringscircuit kunnen verlofaanvragen onbehandeld blijven of gezien worden door personen die ze niet hoeven te valideren. De hiërarchische validatie laat u toe om aan elke medewerker een manager toe te wijzen: de aanvragen komen rechtstreeks bij hem terecht, en de beheerders behouden een volledig overzicht.

Een manager toewijzen aan een medewerker

1. Open de fiche van de medewerker via Team → Gebruikers.
2. Ga naar het tabblad Instellingen.
3. Selecteer in het daarvoor voorziene veld de manager van de persoon.
4. Sla op.

De toegewezen manager moet een beheerder of een beheerder zijn en tot dezelfde sectie behoren als de medewerker.

Hoe werkt het goedkeuringscircuit?

Zodra de hiërarchie is ingesteld:

• De planning- en HR-beheerders zien enkel de verlofaanvragen van de medewerkers waarvan zij de manager zijn, evenals de medewerkers van hun sectie zonder toegewezen manager.
• De beheerders zien alle aanvragen, van alle medewerkers samen. Zij kunnen ook zien welke manager aan elke persoon is toegewezen.
• Als een medewerker geen manager heeft, kunnen de beheerders van zijn sectie zijn aanvragen toch behandelen, zodat geen enkele aanvraag zonder antwoord blijft.

De aanvragen valideren

De verlofaanvragen worden geraadpleegd en gevalideerd via Uurroosters → Afwezigheidsaanvragen.

Traceerbaarheid voor de beheerder

Wanneer een manager een aanvraag goedkeurt, kan de beheerder in de lijst met geaccepteerde aanvragen de naam van de manager die heeft goedgekeurd zien. Deze opvolging garandeert een volledige traceerbaarheid van het validatiecircuit.

De voordelen in de praktijk

• Elke manager keurt enkel het verlof van zijn team goed.
• Medewerkers zonder manager worden altijd opgevolgd.
• De beheerders behouden een globaal overzicht zonder overspoeld te worden.
• Vergeten goedkeuringen worden vermeden dankzij een gestructureerd circuit.