La validation hiérarchique des demandes de congés

Pourquoi mettre en place une hiérarchie de validation ?

Sans circuit d'approbation défini, les demandes de congés peuvent rester sans traitement ou être vues par des personnes qui n'ont pas à les valider. La validation hiérarchique permet d'assigner un manager à chaque collaborateur : les demandes lui remontent directement, et les administrateurs gardent une vue d'ensemble complète.

Assigner un manager à un collaborateur

1. Ouvrez la fiche du collaborateur via Équipe → Utilisateurs.
2. Allez dans l'onglet Paramètres.
3. Dans le champ prévu à cet effet, sélectionnez le manager de la personne.
4. Enregistrez.

Le manager assigné doit être un administrateur ou un gestionnaire, et appartenir à la même section que le collaborateur.

Comment fonctionne le circuit d'approbation ?

Une fois la hiérarchie configurée :

• Les gestionnaires de planning et RH voient uniquement les demandes de congés des collaborateurs dont ils sont le manager, ainsi que les collaborateurs de leur section sans manager assigné.
• Les administrateurs voient toutes les demandes, tous collaborateurs confondus. Ils peuvent également identifier quel manager est assigné à chaque personne.
• Si un collaborateur n'a pas de manager, les gestionnaires de sa section peuvent quand même traiter ses demandes, afin qu'aucune demande ne reste sans réponse.

Valider les demandes

Les demandes de congés se consultent et se valident depuis Horaires → Demandes d'absences.

Traçabilité pour l'administrateur

Lorsqu'un manager approuve une demande, l'administrateur peut voir dans la liste des demandes acceptées le nom du manager qui a approuvé. Ce suivi garantit une traçabilité complète du circuit de validation.

Les avantages en pratique

• Chaque manager approuve uniquement les congés de son équipe.
• Les collaborateurs sans manager restent toujours pris en charge.
• Les administrateurs gardent une vue globale sans être submergés.
• Les oublis d'approbation sont évités grâce à un circuit structuré.