Shyfter-contracten versus contracten van het sociaal secretariaat: wat is het verschil?

Beide kanten spreken over een contract, en daar begint de verwarring. In Shyfter is een contract een document dat de medewerker ondertekent. Bij je sociaal secretariaat (ook sociaal bureau of loonverwerker genoemd) is een contract iets heel anders: een interne gegevenslijn die dient om het loon te berekenen. Dat zijn twee verschillende begrippen, met een verschillend doel. Dit artikel verduidelijkt beide en legt uit hoe ze met elkaar samenhangen.

Shyfter-contracten: documenten om te ondertekenen

In Shyfter is een contract een document, in de letterlijke zin. Het is het digitale equivalent van het papieren contract: hetzelfde document dat je met de hand zou laten ondertekenen, maar aangemaakt, vooraf ingevuld en rechtstreeks in het platform ondertekend.

Je beheert ze via Documenten → Contracten. Een contract kan vertrekken van een sjabloon, van een geüpload bestand (PDF, Word...) of van tekst die in Shyfter is opgesteld. Zodra het verzonden is, verschijnt het bij de medewerker in de Shyfter Staff-app (of op de prik-tablet), waar hij het ondertekent. Meer niet: een document om te lezen en te ondertekenen.

Deze contracten bestaan ook in een automatische versie: in sectoren waar de roosters elke week wijzigen, kan Shyfter bij elke publicatie van shifts een contract aanmaken en ter ondertekening versturen. Ook hier gaat het altijd om een document dat de medewerker ondertekent.

Kortom, aan de kant van Shyfter dient een contract om een engagement te formaliseren en te laten ondertekenen. Het is niet bedoeld om het loon te berekenen.

Contracten van het sociaal secretariaat: interne loonlijnen

Het sociaal secretariaat gebruikt hetzelfde woord voor iets totaal anders. Bij hen is een contract geen document om te ondertekenen, maar een contractlijn in hun eigen systeem, met alles wat nodig is om het loon van een persoon te berekenen: het statuut (werknemer, student, enz.), het aantal uren per week, het aantal gewerkte dagen, de kostprijs, enzovoort.

Deze contractlijnen zijn puur intern bij het sociaal secretariaat. Meestal ziet de klant ze nooit en heeft hij er geen toegang toe: ze leven alleen in de tools van het sociaal secretariaat. Het zijn dus noch de papieren contracten, noch de digitale contracten die in Shyfter worden ondertekend.

Waar komen ze vandaan? De dossierbeheerder bij het sociaal secretariaat kan ze handmatig aanmaken, in het bijzonder de allereerste keer, bij het openen van het dossier van een medewerker. Daarna worden ze in de meeste gevallen automatisch aangemaakt bij het sociaal secretariaat op basis van de Dimona (via de RSZ). Het sociaal secretariaat haalt de aangegeven gegevens op, met name de begin- en einduren, en maakt daar zijn digitale contractlijnen van. Met die informatie berekent het het loon.

Het punt dat er echt toe doet: het contractnummer

Elke contractlijn bij het sociaal secretariaat draagt een nummer. Afhankelijk van het geval kan dat nummer wijzigen:

• Voor een dagcontract kan het elke dag anders worden toegekend, afhankelijk van de contracten.
• Het kan af en toe veranderen, bijvoorbeeld wanneer een aantal uren wordt aangepast.
• Maar meestal blijft het hetzelfde en wordt het overgedragen van dag tot dag, van maand tot maand en van jaar tot jaar.

Dit nummer is belangrijk voor de loonexport. Het is dankzij dit nummer dat de juiste fiche aan de juiste persoon wordt gekoppeld, op basis van het nummer dat bij het sociaal secretariaat wordt gebruikt. In de overgrote meerderheid van de gevallen verloopt alles vlot: er is één enkel contractnummer, stabiel in de tijd.

Hoe de twee werelden samenkomen

Shyfter is verbonden met de meeste sociale secretariaten, maar de mate van integratie verschilt van partner tot partner:

• Bij sommige sociale secretariaten is de integratie diepgaander: de contractlijnen van Shyfter worden rechtstreeks doorgestuurd naar de interne tools van het sociaal secretariaat.
• Bij de meeste bestaat die overdracht niet. De contractlijnen worden dan automatisch aangemaakt bij het sociaal secretariaat op basis van de Dimona, zoals hierboven beschreven.

Daarom is er geen eenduidig antwoord op de vraag "zijn mijn contracten gesynchroniseerd tussen Shyfter en het sociaal secretariaat?". Dat hangt af van de partner en van je configuratie.

Bij twijfel: contacteer je dossierbeheerder

Vraag je je af welke contracten gesynchroniseerd zijn in Shyfter of bij het sociaal secretariaat, dan is het het beste om rechtstreeks je dossierbeheerder bij het sociaal secretariaat te contacteren. Hij kent de exacte configuratie van je account en de werking van zijn contractlijnen.

Goed nieuws: meestal verloopt alles zonder problemen. Eén enkel contractnummer wordt overgedragen van de ene periode naar de andere, en het loon volgt zijn normale gang.