De zone-editor: velden op een document plaatsen

De zone-editor is het hart van het nieuwe documentensysteem van Shyfter. Hij laat je toe om te vertrekken van een bestand (Word, PDF...) en er visueel velden op te plaatsen op de exacte plek waar ze moeten verschijnen: de naam van de medewerker, de datum, een aankruisvakje en vooral de zone voor de handtekening. Bij het genereren vult Shyfter automatisch in wat mogelijk is, en toont het aan de ondertekenaar de velden die hij moet invullen. Het is hetzelfde principe als een moderne tool voor elektronische handtekeningen, geïntegreerd in Shyfter.

Wanneer gebruik je de zone-editor

De zone-editor kan geactiveerd worden op een contractsjabloon, een documentsjabloon, of rechtstreeks op een eenmalig contract/document, van zodra je vertrekt van een geüpload bestand (en niet van een tekstsjabloon in HTML). Nadat je het bestand hebt geüpload, vink je De zone-editor gebruiken (visuele plaatsing van velden op het document) aan, bewaar je, en open je vervolgens de zone-editor om je velden te plaatsen.

Sjablonen in tekstformaat (HTML) zijn niet compatibel met de zone-editor: die werkt op een geüpload bestand, waarvan Shyfter een voorbeeld pagina per pagina genereert.

Een veld plaatsen

De editor toont je document pagina per pagina, met links een palet met Velden. Om een veld te plaatsen, klik je erop of sleep je het naar de gewenste plek op de pagina. Daarna kun je het vrij verplaatsen en van grootte veranderen. Het palet biedt kant-en-klare velden:

• Handtekening: de zone waar de ondertekenaar zijn handtekening plaatst.
• Naam - Voornaam, E-mail, Functie, Geboortedatum, Adres + Nummer, Stad + Postcode, Land: velden die gekoppeld zijn aan de gegevens van de medewerker, automatisch vooraf ingevuld.
• Datum: de datum van het document.
• Aangepast veld: een veld dat je zelf koppelt aan een variabele naar keuze.
• Vrije tekst: een tekstzone die je manueel invult.

De beschikbare veldtypes

Naast de snelkoppelingen in het palet kan een veld van een van de volgende types zijn: Tekst, Datum, Naam, Functie, Loon, E-mail, Bedrijf, Titel, Aankruisvakje, Handtekening, Initialen en Vrije tekst. De zones Handtekening en Initialen zijn "afbeeldingszones": ze worden getekend door de persoon op het moment van ondertekenen.

Een zone instellen (eigenschappen)

Selecteer een zone op de pagina om het paneel Eigenschappen rechts te openen. Afhankelijk van het type stel je in:

• Veldtype: het type van de zone.
• In te vullen door: wie het veld invult. Twee hoofdrollen: Ondertekenaar (de medewerker vult in op het moment van ondertekenen) of Beheerder (een beheerder vult het veld in vóór verzending). Een derde geval, Systeem, komt overeen met de velden die automatisch vooraf worden ingevuld.
• Gekoppelde variabele: het gegeven dat het veld automatisch vooraf invult bij het genereren (bijvoorbeeld de naam, het e-mailadres, de functie, het loon...). De variabelen zijn per categorie gegroepeerd: account, afdeling, gegevens van de medewerker, aangepaste velden, document. Een veld dat aan een variabele is gekoppeld, toont de vermelding "Automatisch vooraf ingevuld met de gekoppelde variabele" en wordt een Systeemveld.
• Standaardwaarde: een waarde die standaard wordt voorgesteld als er geen gegeven beschikbaar is.
• Uitlijning: Links, Gecentreerd of Rechts.
• Lettergrootte en lettertype van de tekst.
• Verplicht: het veld moet ingevuld worden om de handtekening af te ronden.
• Voor een handtekeningzone voegt de optie Naam eronder tonen de naam onder de handtekening toe.

Bewaren

Zodra je zones geplaatst en ingesteld zijn, klik je op De zones bewaren. Een bericht bevestigt de opslag. Je kunt de editor op elk moment heropenen via De zones bewerken om de plaatsing of de eigenschappen aan te passen.

Hoe verloopt het bij het genereren

Op het moment dat het document gegenereerd en vervolgens ondertekend wordt, speelt elke zone haar rol: de Systeemvelden worden automatisch ingevuld met de gegevens van de medewerker, de Beheerdervelden vul je zelf in vóór verzending, en de Ondertekenaarvelden (waaronder de handtekening) worden voorgelegd aan de medewerker die ze invult vanuit zijn applicatie. Het eindresultaat neemt alles over, precies daar waar je de zones hebt geplaatst.