L'éditeur de zones : placer des champs sur un document

L'éditeur de zones est le coeur du nouveau système de documents de Shyfter. Il vous permet de partir d'un fichier (Word, PDF...) et d'y poser visuellement des champs à l'endroit exact où ils doivent apparaître : le nom du collaborateur, la date, une case à cocher, et surtout la zone de signature. À la génération, Shyfter pré-remplit automatiquement ce qui peut l'être, et présente au signataire les champs qu'il doit compléter. C'est le même principe qu'un outil de signature électronique moderne, intégré à Shyfter.

Quand utilise-t-on l'éditeur de zones

L'éditeur de zones s'active sur un modèle de contrat, un modèle de document, ou directement sur un contrat/document ponctuel, dès lors que vous partez d'un fichier chargé (et non d'un modèle texte HTML). Après avoir chargé le fichier, cochez Utiliser l'éditeur de zones (placement visuel des champs sur le document), enregistrez, puis ouvrez l'éditeur de zones pour placer vos champs.

Les modèles au format texte (HTML) ne sont pas compatibles avec l'éditeur de zones : celui-ci fonctionne sur un fichier chargé, dont Shyfter génère un aperçu page par page.

Placer un champ

L'éditeur affiche votre document page par page, avec à gauche une palette de Champs. Pour poser un champ, cliquez dessus ou glissez-le sur la page à l'endroit voulu. Vous pouvez ensuite le déplacer et le redimensionner librement. La palette propose des champs prêts à l'emploi :

• Signature : la zone où le signataire appose sa signature.
• Nom - Prénom, Email, Fonction, Date de naissance, Adresse + Numéro, Ville + CP, Pays : des champs liés aux données du collaborateur, pré-remplis automatiquement.
• Date : la date du document.
• Champ personnalisé : un champ que vous liez vous-même à une variable de votre choix.
• Texte libre : une zone de texte à compléter manuellement.

Les types de champs disponibles

Au-delà des raccourcis de la palette, un champ peut être de l'un des types suivants : Texte, Date, Nom, Fonction, Salaire, Email, Société, Titre, Case à cocher, Signature, Initiales et Texte libre. Les zones Signature et Initiales sont des zones « image » : elles sont tracées par la personne au moment de signer.

Configurer une zone (propriétés)

Sélectionnez une zone sur la page pour ouvrir son panneau Propriétés, à droite. Selon le type, vous y réglez :

• Type de champ : le type de la zone.
• À compléter par : qui remplit le champ. Deux rôles principaux : Signataire (le collaborateur complète au moment de signer) ou Administrateur (un administrateur complète le champ avant l'envoi). Un troisième cas, Système, correspond aux champs pré-remplis automatiquement.
• Variable liée : la donnée qui pré-remplit le champ automatiquement à la génération (par exemple le nom, l'email, la fonction, le salaire...). Les variables sont regroupées par catégorie : compte, département, données du collaborateur, champs personnalisés, document. Un champ lié à une variable affiche la mention « Pré-rempli automatiquement avec la variable liée » et devient un champ Système.
• Valeur par défaut : une valeur proposée d'office si aucune donnée n'est disponible.
• Alignement : Gauche, Centre ou Droite.
• Taille de police et police du texte.
• Obligatoire : le champ doit être complété pour finaliser la signature.
• Pour une zone de signature, l'option Afficher le nom en dessous ajoute le nom sous la signature.

Enregistrer

Une fois vos zones placées et configurées, cliquez sur Enregistrer les zones. Un message confirme l'enregistrement. Vous pourrez rouvrir l'éditeur à tout moment via Modifier les zones pour ajuster le placement ou les propriétés.

Comment ça se passe à la génération

Au moment où le document est généré puis signé, chaque zone joue son rôle : les champs Système sont remplis automatiquement avec les données du collaborateur, les champs Administrateur sont complétés par vos soins avant l'envoi, et les champs Signataire (dont la signature) sont présentés au collaborateur qui les complète depuis son application. Le document final reprend tout, exactement là où vous avez posé les zones.