El editor de zonas: colocar campos en un documento

El editor de zonas es el corazón del nuevo sistema de documentos de Shyfter. Te permite partir de un archivo (Word, PDF...) y colocar visualmente campos en el lugar exacto donde deben aparecer: el nombre del colaborador, la fecha, una casilla de verificación y, sobre todo, la zona de firma. Al generar, Shyfter rellena automáticamente lo que puede rellenarse, y presenta al firmante los campos que debe completar. Es el mismo principio que una herramienta de firma electrónica moderna, integrada en Shyfter.

Cuándo se usa el editor de zonas

El editor de zonas se activa en una plantilla de contrato, una plantilla de documento, o directamente en un contrato/documento puntual, siempre que partas de un archivo cargado (y no de una plantilla de texto HTML). Tras cargar el archivo, marca Utilizar el editor de zonas (colocación visual de los campos en el documento), guarda y luego abre el editor de zonas para colocar tus campos.

Las plantillas en formato texto (HTML) no son compatibles con el editor de zonas: este funciona sobre un archivo cargado, del cual Shyfter genera una vista previa página por página.

Colocar un campo

El editor muestra tu documento página por página, con a la izquierda una paleta de Campos. Para colocar un campo, haz clic sobre él o arrástralo a la página en el lugar deseado. Luego puedes moverlo y redimensionarlo libremente. La paleta ofrece campos listos para usar:

• Firma: la zona donde el firmante coloca su firma.
• Nombre - Apellidos, Email, Función, Fecha de nacimiento, Dirección + Número, Ciudad + CP, País: campos vinculados a los datos del colaborador, rellenados automáticamente.
• Fecha: la fecha del documento.
• Campo personalizado: un campo que tú mismo vinculas a una variable de tu elección.
• Texto libre: una zona de texto a completar manualmente.

Los tipos de campo disponibles

Más allá de los accesos directos de la paleta, un campo puede ser de uno de los siguientes tipos: Texto, Fecha, Nombre, Función, Salario, Email, Empresa, Título, Casilla de verificación, Firma, Iniciales y Texto libre. Las zonas Firma e Iniciales son zonas «imagen»: las traza la persona en el momento de firmar.

Configurar una zona (propiedades)

Selecciona una zona en la página para abrir su panel de Propiedades, a la derecha. Según el tipo, allí ajustas:

• Tipo de campo: el tipo de la zona.
• A completar por: quién rellena el campo. Dos roles principales: Firmante (el colaborador completa en el momento de firmar) o Administrador (un administrador completa el campo antes del envío). Un tercer caso, Sistema, corresponde a los campos rellenados automáticamente.
• Variable vinculada: el dato que rellena el campo automáticamente al generar (por ejemplo el nombre, el email, la función, el salario...). Las variables se agrupan por categoría: cuenta, departamento, datos del colaborador, campos personalizados, documento. Un campo vinculado a una variable muestra la mención «Rellenado automáticamente con la variable vinculada» y se convierte en un campo Sistema.
• Valor por defecto: un valor propuesto de oficio si no hay ningún dato disponible.
• Alineación: Izquierda, Centro o Derecha.
• Tamaño de fuente y fuente del texto.
• Obligatorio: el campo debe completarse para finalizar la firma.
• Para una zona de firma, la opción Mostrar el nombre debajo añade el nombre bajo la firma.

Guardar

Una vez colocadas y configuradas tus zonas, haz clic en Guardar las zonas. Un mensaje confirma el guardado. Podrás volver a abrir el editor en cualquier momento mediante Modificar las zonas para ajustar la colocación o las propiedades.

Cómo ocurre al generar

En el momento en que el documento se genera y luego se firma, cada zona cumple su función: los campos Sistema se rellenan automáticamente con los datos del colaborador, los campos Administrador los completas tú antes del envío, y los campos Firmante (entre ellos la firma) se presentan al colaborador, que los completa desde su aplicación. El documento final recoge todo, exactamente donde has colocado las zonas.