De handtekeningen van je documenten

Een handtekening in Shyfter staat voor de persoon die zijn paraaf plaatst onderaan de contracten en documenten die door de app worden gegenereerd: zaakvoerder, HR-verantwoordelijke of elke persoon die gemachtigd is om de onderneming te verbinden. Je registreert deze handtekeningen één keer en hergebruikt ze vervolgens automatisch bij elk document. Zolang er geen enkele handtekening geregistreerd is, kun je geen contract genereren.

De handtekeningen openen

Ga naar Documenten → Contracten → Handtekeningen. Het scherm toont de lijst met alle handtekeningen die voor je account geregistreerd zijn, met rechtsboven de knop Een handtekening aanmaken.

De lijst met handtekeningen lezen

De tabel toont één lijn per handtekening, met de volgende kolommen:

• ID: het identificatienummer van de handtekening. Als een handtekening als standaardhandtekening is ingesteld, verschijnt er een label Standaard naast het identificatienummer.
• Ondertekenaar: de naam van de persoon die tekent.
• Functie van de ondertekenaar: zijn functie (bijvoorbeeld Zaakvoerder, HR-directrice).
• Handtekening: een visuele voorbeeldweergave van de geregistreerde handtekening.
• Acties: de knoppen om de handtekening te wijzigen of te verwijderen.

Een handtekening aanmaken

Klik op Een handtekening aanmaken. Er opent een zijpaneel met de volgende velden:

• Ondertekenaar: de naam van de persoon. Verplicht veld.
• Functie van de ondertekenaar: zijn functie in de onderneming. Verplicht veld.
• Standaardhandtekening: een aankruisvakje. De standaardhandtekening is diegene die automatisch wordt voorgesteld bij het genereren van een contract of document. Handig wanneer eenzelfde persoon de grote meerderheid van de documenten ondertekent.

Vervolgens voeg je de handtekening zelf op twee manieren toe, naar keuze via de voorgestelde opties:

• Rechtstreeks tekenen: een handtekeningkader waarin je de handtekening tekent met de muis, het trackpad of de stylus. De boodschap "Teken hier" verdwijnt zodra je begint. Met de knop Handtekening wissen kun je opnieuw beginnen.
• Bestand versturen: een neerzetzone om een afbeelding van de handtekening te importeren (afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPG of PNG). Sleep het bestand of klik om het te selecteren.

Bevestig om te bewaren. De handtekening verschijnt meteen in de lijst en wordt bruikbaar in je sjablonen en documenten.

Een handtekening wijzigen

Klik in de kolom Acties op de wijzigingsactie. Hetzelfde paneel opent, vooraf ingevuld met de bestaande informatie en de voorbeeldweergave van de huidige handtekening. Je kunt de naam, de functie en de standaardstatus wijzigen, of op Handtekening wissen klikken om een nieuwe versie te tekenen of te importeren. Bewaar om de wijzigingen toe te passen.

Een handtekening verwijderen

Nog steeds in de kolom Acties vraagt de verwijderingsactie om een bevestiging, want de bewerking is onomkeerbaar.

Een handtekening kan niet worden verwijderd zolang ze in een of meerdere contractsjablonen wordt gebruikt. In dat geval geeft Shyfter dit aan en preciseert het welke sjablonen betrokken zijn: haal eerst de handtekening uit die sjablonen voor je ze kunt verwijderen.

Hoe de handtekeningen worden gebruikt

Wanneer je een contractsjabloon aanmaakt of een contract genereert, koppel je de handtekening die onderaan het document moet worden geplaatst. De standaardhandtekening wordt automatisch geselecteerd, maar je kunt er een andere kiezen als er meerdere ondertekenaars bestaan. Daarom is het aan te raden om je handtekeningen te registreren voor je je eerste sjablonen en contracten aanmaakt.