Las firmas de sus documentos

Una firma en Shyfter representa a la persona que estampa su rúbrica al pie de los contratos y documentos generados por la aplicación: gerente, responsable de RR. HH. o cualquier persona habilitada para comprometer a la empresa. Usted registra estas firmas una sola vez y luego las reutiliza automáticamente en cada documento. Mientras no haya ninguna firma registrada, no puede generar ningún contrato.

Acceder a las firmas

Diríjase a Documentos → Contratos → Firmas. La pantalla presenta la lista de todas las firmas registradas para su cuenta, con arriba a la derecha el botón Crear una firma.

Leer la lista de las firmas

La tabla muestra una línea por firma, con las siguientes columnas:

• ID: el identificador de la firma. Si una firma está definida como firma por defecto, una etiqueta Por defecto aparece junto a su identificador.
• Firmante: el nombre de la persona que firma.
• Función del firmante: su función (por ejemplo Gerente, Directora de RR. HH.).
• Firma: una vista previa visual de la firma registrada.
• Acciones: los botones para modificar o eliminar la firma.

Crear una firma

Haga clic en Crear una firma. Un panel lateral se abre con los siguientes campos:

• Firmante: el nombre de la persona. Campo obligatorio.
• Función del firmante: su función en la empresa. Campo obligatorio.
• Firma por defecto: una casilla de verificación. La firma por defecto es la que se propone automáticamente al generar un contrato o un documento. Práctica cuando una misma persona firma la gran mayoría de los documentos.

A continuación añade la firma en sí de dos maneras, a elegir entre las opciones propuestas:

• Firmar directamente: un cuadro de firma en el que traza la firma con el ratón, el trackpad o el lápiz. El mensaje «Firme aquí» desaparece en cuanto empieza. El botón Borrar la firma permite volver a empezar.
• Enviar el archivo: una zona de carga para importar una imagen de la firma (formato imagen, por ejemplo JPG o PNG). Arrastre y suelte el archivo o haga clic para seleccionarlo.

Valide para registrar. La firma aparece de inmediato en la lista y queda utilizable en sus plantillas y documentos.

Modificar una firma

En la columna Acciones, haga clic en la acción de modificación. Se abre el mismo panel, rellenado previamente con la información existente y la vista previa de la firma actual. Puede cambiar el nombre, la función, el estado por defecto, o hacer clic en Borrar la firma para trazar o importar una nueva versión. Guarde para aplicar los cambios.

Eliminar una firma

Siempre en la columna Acciones, la acción de eliminación pide una confirmación, ya que la operación es irreversible.

Una firma no puede eliminarse mientras se utilice en una o varias plantillas de contrato. En ese caso, Shyfter se lo indica y precisa las plantillas correspondientes: retire primero la firma de esas plantillas antes de poder eliminarla.

Cómo se utilizan las firmas

Cuando crea una plantilla de contrato o genera un contrato, asocia la firma a estampar al pie del documento. La firma por defecto se selecciona automáticamente, pero puede elegir otra si existen varios firmantes. Por eso se recomienda registrar sus firmas antes de crear sus primeras plantillas y contratos.