Automatische Dimona-controle

Een vergeten Dimona komt meestal veel te laat aan het licht, bij de loonverwerking of tijdens een controle. De automatische Dimona-controle draait die volgorde om: Shyfter vergelijkt regelmatig uw planning met uw RSZ-aangiften en verwittigt u per e-mail voor de prestatie, terwijl er nog tijd is om aan te geven.

Er worden drie problemen bewaakt: een prestatie zonder aangifte, een aangifte die de geplande prestatie niet dekt, en een aangifte zonder enige prestatie erachter.

Deze functie is specifiek voor België, aangezien ze op de Dimona steunt.

Waar de controle wordt ingesteld

Ga naar Instellingen → Dimona → Instellingen. Het blok Dimona-controle staat onderaan de pagina, onder de algemene Dimona-instellingen. Het heeft een eigen bewaarknop.

Dit blok verschijnt enkel als uw vestiging aan twee voorwaarden voldoet:

• de app Dimona is actief op uw account;
• uw RSZ-verbinding is volledig: ondernemingsnummer, login, expediteur en RSZ-inschrijvingsnummer ingevuld, en de verbinding actief.

Dat is bewust zo: een vestiging die niet kan aangeven, mag geen herinnering krijgen die haar een aangifte verwijt die ze onmogelijk kan versturen.

De drie controles

Controle	Wanneer	Onderzochte periode	Wat ze meldt
Wekelijks	op maandag, op het gekozen uur	van maandag tot zondag van de week die begint	ontbrekende Dimona's, Dimona's die de prestatie niet dekken, en Dimona's zonder prestatie
Dagelijks	elke dag, op het gekozen uur	de lopende dag	ontbrekende Dimona's en Dimona's die de prestatie niet dekken
Voor de shift	enkele minuten voor het begin van de shift	enkel die shift	enkel de ontbrekende Dimona's

Enkele nuttige verduidelijkingen:

• De dag van het wekelijkse overzicht ligt vast, het is altijd maandag. Het overzicht loopt van maandag tot zondag: een verzending op een andere dag zou op een week vallen die al deels voorbij is. Enkel het uur is instelbaar.
• De verzenduren volgen de lokale tijd van uw vestiging (de tijdzone van het departement).
• Dimona's zonder prestatie worden enkel in de wekelijkse controle gemeld, en enkel als de bijbehorende optie aanstaat.
• De waarschuwing voor de shift gaat enkel over ontbrekende Dimona's. Een uur voor de dienst is het corrigeren van de uren van een bestaande aangifte geen noodgeval: het wekelijkse overzicht neemt dat op zich. Ze blijft ook stil wanneer een aangifte net naar de RSZ is verstuurd en nog op antwoord wacht.

De instellingen, veld per veld

Instelling	Mogelijke waarden	Standaardwaarde
Wekelijkse controle van de huidige week	aan / uit	aan
Verzenduur (wekelijks)	per kwartier	08:00
Ook Dimona's zonder prestatie melden	aan / uit	aan
Dagelijkse controle van dezelfde dag	aan / uit	aan
Verzenduur (dagelijks)	per kwartier	08:00
Waarschuwing voor het begin van de shift	aan / uit	aan
Termijn voor de shift	30 minuten, 1u, 2u of 4u ervoor	1u ervoor
Dimona-beheerders verwittigen	aan / uit	aan
Extra adressen	lijst van e-mailadressen	leeg

De instellingen voor uur en termijn verschijnen pas zodra de bijbehorende controle aanstaat.

De drie controles staan standaard aan. Een vestiging die dit scherm nooit opent, ontvangt ze toch: dat is precies wat de functie nuttig maakt. Het scherm bestaat om ze uit te zetten of om het verzenduur te verplaatsen als het u niet uitkomt.

De knop "Een test-e-mail versturen"

Deze knop verstuurt onmiddellijk het rapport van de huidige week, enkel naar de extra adressen die u net hebt ingevoerd. Ze stuurt niets naar de Dimona-beheerders en vervangt de automatische verzending van maandag niet. Staat er geen enkel extra adres, dan meldt Shyfter dat en verstuurt niets.

Wie de e-mails ontvangt

Twee bronnen, die bij elkaar opgeteld worden:

• De Dimona-beheerders, automatisch. Dat zijn de gebruikers van het type Beheerder, HR of Planner die over Dimona-toegang beschikken en bij wie de bijbehorende melding aanstaat. Zet Dimona-beheerders verwittigen uit als u hen liever niet opneemt.
• Extra adressen, vrij te kiezen: uw sociaal secretariaat, uw boekhoudkantoor, een externe verantwoordelijke. Een Shyfter-account is niet nodig. Scheid de adressen met een komma, een spatie of een puntkomma.

Wie en wat er gecontroleerd wordt

De personen

Enkel medewerkers die op hun fiche als In aanmerking voor Dimona aangeduid staan, worden gecontroleerd. Buiten beschouwing blijven:

• zij bij wie het vakje niet aangevinkt is: uw vestiging geeft hen niet aan;
• zij van wie de aangiften door een externe dienstverlener behartigd worden: een tweede aangifte vanuit Shyfter zou een dubbel bij de RSZ opleveren;
• zij zonder geldig rijksregisternummer, want zonder dat nummer kan een Dimona niet vertrekken. In dat geval is het ontbrekende nummer het probleem, niet de aangifte.

De e-mail vermeldt in de voettekst hoeveel medewerkers gecontroleerd werden en hoeveel er buiten beschouwing bleven, met de reden erbij. Een e-mail die "niets te melden" zegt terwijl hij de helft van het team nooit bekeken heeft, zou misleidend zijn.

De prestaties

Meegeteld worden:

• de gepubliceerde shifts (goedgekeurd, actief, niet verwijderd, niet verborgen), en enkel werkshifts: afwezigheden worden niet gecontroleerd;
• alle tijdsregistraties, ongeacht de staat van de shift erachter. Wie ingeklokt heeft, heeft gewerkt.

Ontwerpen worden niet gecontroleerd. Een Dimona wordt ingediend zodra de planning gepubliceerd is, en ontwerpen melden die misschien nooit doorgaan zou de waarschuwing al haar geloofwaardigheid kosten.

Hoe Shyfter beoordeelt of een prestatie gedekt is

Er bestaan drie vormen van Dimona, en ze beantwoorden niet dezelfde vraag:

• De periode-Dimona (meerdere dagen, zonder uren) dekt alles wat tussen haar grenzen gepresteerd wordt. De werkdag moet er enkel binnen vallen.
• De Dimona met uren is enkel geldig tussen de aangegeven uren. Een prestatie buiten die uren wordt gemeld als een uurrooster buiten de aangegeven uren.
• De studenten-Dimona geeft een aantal uren aan, zonder vast uurrooster. Het zijn dus de uren die tellen: ze moeten de geplande uren halen, onbetaalde pauzes afgetrokken. Meerdere Dimona's en meerdere shifts op eenzelfde dag worden aan beide kanten opgeteld.

Verschillende nuances voorkomen overbodige waarschuwingen:

• Een marge van een uur wordt toegepast voor een urenverschil gemeld wordt. Een Dimona wordt in volledige uren ingediend, terwijl een planning voortdurend met een kwartier schuift.
• Shyfter aanvaardt de aangifte als ze ofwel met het geplande uurrooster, ofwel met de tijdsregistratie overeenstemt. Een medewerker die een uur te vroeg inklokt, maakt van een correcte Dimona geen probleem; het verschil tussen planning en tijdsregistratie is de zaak van de tijdsregistratiecontroles.
• Een nachtshift die aangegeven is op de dag waarop ze begint is gedekt, en een nachtshift die aangegeven is op de dag waarop ze eindigt eveneens.
• Op een gesplitste dag (middagdienst en avonddienst) worden de uren in totaal vergeleken, niet per uurrooster.
• De onbetaalde pauze wordt altijd afgetrokken; een betaalde pauze blijft arbeidstijd.
• Een Dimona die door een andere vestiging van hetzelfde account ingediend is, dekt de dag: het RSZ-inschrijvingsnummer hoort bij het account, niet bij de vestiging.

De Dimona's zonder prestatie

Deze controle spoort overtollige aangiften op, die zonder shift of tijdsregistratie erachter. Ze is bewust voorzichtig.

Een Dimona wordt enkel gemeld als ze volledig binnen de onderzochte periode valt. Een aangifte die over een volledig contract loopt, wordt dus nooit gemeld: een werknemer die deze week verlof heeft is geen aangiftefout, en u aanraden een geldige Dimona te annuleren zou veel erger zijn dan zwijgen.

In dezelfde geest volstaat elk teken van werk om een aangifte te sparen: een shift die nog in ontwerp staat, een verborgen shift, of een shift in een andere vestiging van uw account.

De vangrails

• Geen e-mail wanneer er niets te melden valt. Geen wekelijkse "alles in orde" die in een sorteerregel zou belanden.
• Een enkele e-mail per probleem. Een technisch incident of een herhaalde verwerking leidt niet tot een tweede verzending.
• Maximaal 50 regels per e-mail, daarna de vermelding "en N meer". Het allereerste overzicht van een vestiging kan een flinke achterstand naar boven halen.

Wat de controle niet doet

Drie grenzen om te kennen, zodat er geen misverstand ontstaat:

• Ze geeft niets aan en annuleert niets. Ze meldt, u beslist en u handelt.
• Ze heeft geen bewijskracht. De Dimona-aangifte blijft de uitsluitende verantwoordelijkheid van de werkgever, ook wanneer de automatische Dimona aanstaat. Shyfter kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een ontbrekende, laattijdige, onvolledige of foutieve Dimona, noch voor de sancties die eruit voortvloeien. De e-mail draagt die waarschuwing trouwens ook.
• Ze vervangt de tijdsregistratiecontroles niet. Een verschil tussen het geplande uurrooster en de tijdsregistratie hoort daarbij.

Veelgestelde vragen

Ik heb deze week geen e-mail ontvangen, is dat normaal? Ja, als Shyfter niets te melden had. Er wordt geen e-mail verstuurd wanneer alles in orde is.

Waarom verschijnt deze persoon nooit in de e-mails? Drie mogelijke redenen: de persoon staat niet als in aanmerking komend voor Dimona aangeduid, de aangiften worden door een externe dienstverlener behartigd, of het rijksregisternummer ontbreekt of is onvolledig. De voettekst van de e-mail vermeldt hoeveel personen buiten beschouwing bleven en waarom.

Waarom wordt een bestaande Dimona gemeld? Omdat ze de prestatie niet dekt: ofwel liggen de aangegeven uren lager dan de geplande uren, ofwel valt de prestatie buiten het aangegeven uurrooster. Ze moet gecorrigeerd worden, niet opnieuw aangemaakt.

Kan ik de dag van het wekelijkse overzicht wijzigen? Nee, het vertrekt altijd op maandag. Enkel het verzenduur is aanpasbaar.

Kunnen deze e-mails naar ons sociaal secretariaat gaan? Ja, voeg het adres toe in het veld Extra adressen. Een Shyfter-account is niet nodig.

Mijn collega ontvangt de e-mails en ik niet, hoe komt dat? Om ze automatisch te ontvangen moet u Beheerder, HR of Planner zijn, over Dimona-toegang beschikken en de melding aan hebben staan. Laat u anders toevoegen bij de extra adressen.

Haalt uw eerste e-mail een flinke achterstand naar boven, behandel dan eerst de komende prestaties: die zijn als enige nog corrigeerbaar voor het werk plaatsvindt. De voorbije dagen kunnen daarna rustig geregulariseerd worden.