Control automático de las Dimona

Una Dimona olvidada suele descubrirse demasiado tarde, al preparar la nómina o durante una inspección. El control automático de las Dimona existe para invertir ese calendario: Shyfter compara con regularidad su planificación y sus declaraciones a la ONSS, y le avisa por correo antes de la prestación, cuando todavía hay tiempo de declarar.

Se vigilan tres anomalías: una prestación sin declaración, una declaración que no cubre la prestación prevista y una declaración que no tiene ninguna prestación detrás.

Esta funcionalidad es propia de Bélgica, ya que se basa en la Dimona.

Dónde se configura el control

Vaya a Configuraciones → Dimona → Configuración. El bloque Control de las Dimona se encuentra al final de la página, debajo de la configuración Dimona general. Tiene su propio botón de guardado.

Este bloque solo aparece si su establecimiento cumple dos condiciones:

• la aplicación Dimona está activa en su cuenta;
• su conexión ONSS está completa: número de empresa, login, expedidor y número de matrícula ONSS cumplimentados, y conexión activa.

Es intencionado: un establecimiento que no puede declarar no debe recibir un recordatorio que le reproche una declaración que no tiene forma de enviar.

Los tres controles

Control	Cuándo	Periodo examinado	Qué señala
Semanal	el lunes, a la hora elegida	de lunes a domingo de la semana que empieza	Dimona que faltan, Dimona que no cubren la prestación y Dimona sin prestación
Diario	cada día, a la hora elegida	el día en curso	Dimona que faltan y Dimona que no cubren la prestación
Antes del turno	unos minutos antes del inicio del turno	solo ese turno	únicamente las Dimona que faltan

Algunas precisiones útiles:

• El día del resumen semanal no se puede modificar, siempre es el lunes. El resumen cubre de lunes a domingo: un envío en otro día caería sobre una semana ya empezada. Solo se ajusta la hora.
• Las horas de envío siguen la hora local de su establecimiento (el huso horario del departamento).
• Las Dimona sin prestación solo se señalan en el control semanal, y únicamente si la opción correspondiente está activada.
• La alerta antes del turno solo habla de las Dimona ausentes. Una hora antes del servicio, corregir las horas de una declaración existente no es una urgencia: de eso se encarga el resumen semanal. También permanece en silencio cuando una declaración acaba de enviarse a la ONSS y todavía espera respuesta.

Los ajustes, campo por campo

Ajuste	Valores posibles	Valor por defecto
Control semanal de la semana en curso	activado / desactivado	activado
Hora de envío (semanal)	por cuartos de hora	08:00
Informar también de las Dimona sin prestación	activado / desactivado	activado
Control diario del mismo día	activado / desactivado	activado
Hora de envío (diario)	por cuartos de hora	08:00
Alerta antes del inicio del turno	activado / desactivado	activado
Antelación antes del turno	30 minutos, 1h, 2h o 4h antes	1h antes
Avisar a los gestores de Dimona	activado / desactivado	activado
Direcciones adicionales	lista de direcciones de correo	vacía

Los ajustes de hora y de antelación solo aparecen cuando el control correspondiente está activado.

Los tres controles están activos por defecto. Un establecimiento que nunca abre esta pantalla los recibe igualmente: eso es precisamente lo que hace útil la funcionalidad. La pantalla existe para desactivarlos o para desplazar la hora de envío si no le conviene.

El botón «Enviar un correo de prueba»

Este botón envía inmediatamente el informe de la semana en curso, únicamente a las direcciones adicionales que acaba de introducir. No envía nada a los gestores de Dimona y no sustituye el envío automático del lunes. Si no hay ninguna dirección adicional, Shyfter se lo indica y no envía nada.

Quién recibe los correos

Dos fuentes, que se suman:

• Los gestores de Dimona, automáticamente. Son los usuarios de tipo Administrador, RRHH o Planificador que disponen del acceso Dimona y tienen activada la notificación correspondiente. Desactive Avisar a los gestores de Dimona si prefiere no incluirlos.
• Direcciones adicionales, libres: su gestoría, su asesoría contable, un responsable externo. No hace falta ninguna cuenta Shyfter. Separe las direcciones con una coma, un espacio o un punto y coma.

Quién y qué se controla

Las personas

Solo se controlan los empleados marcados como Elegible para Dimona en su ficha. Quedan fuera:

• aquellos cuya casilla no está marcada: su establecimiento no los declara;
• aquellos cuyas declaraciones gestiona un proveedor externo: una segunda declaración enviada desde Shyfter crearía un duplicado en la ONSS;
• aquellos sin número nacional válido, ya que una Dimona no puede salir sin él. En ese caso, lo que hay que corregir es el número que falta, no la declaración.

El correo indica en el pie de página cuántos empleados se han controlado y cuántos han quedado fuera, con el motivo. Un correo que anunciara «nada que señalar» sin haber mirado a la mitad del equipo resultaría engañoso.

Las prestaciones

Se tienen en cuenta:

• los turnos publicados (aprobados, activos, no eliminados, no ocultos), y únicamente los turnos de trabajo: las ausencias no se controlan;
• todos los fichajes, sea cual sea el estado del turno que hay detrás. Quien ha fichado, ha trabajado.

Los borradores no se controlan. Una Dimona se presenta cuando la planificación está publicada, y señalar borradores que quizá nunca lleguen a ocurrir haría perder toda credibilidad a la alerta.

Cómo decide Shyfter que una prestación está cubierta

Existen tres formas de Dimona, y no responden a la misma pregunta:

• La Dimona de periodo (varios días, sin horas) cubre todo lo que se preste entre sus límites. Basta con que el día de trabajo quede dentro.
• La Dimona con horas solo es válida entre las horas declaradas. Una prestación fuera de esas horas se señala como un horario fuera de las horas declaradas.
• La Dimona de estudiante declara un número de horas, sin horario concreto. Por lo tanto lo que cuenta son las horas: deben alcanzar las horas previstas, descontadas las pausas no remuneradas. Varias Dimona y varios turnos en un mismo día se suman por ambos lados.

Varios matices evitan alertas innecesarias:

• Se aplica un margen de una hora antes de señalar una diferencia de horas. Una Dimona se presenta en horas enteras, mientras que una planificación se mueve un cuarto de hora constantemente.
• Shyfter acepta la declaración si corresponde al horario planificado o bien al fichaje. Un empleado que ficha una hora antes de lo previsto no convierte una Dimona correcta en una anomalía; la diferencia entre planificación y fichaje corresponde a los controles de fichaje.
• Una noche declarada en el día en que empieza queda cubierta, y una noche declarada en el día en que termina también.
• En una jornada partida (servicio de mediodía y servicio de noche), las horas se comparan en total, no por horario.
• La pausa no remunerada siempre se descuenta; una pausa remunerada sigue siendo tiempo de trabajo.
• Una Dimona presentada por otro establecimiento de la misma cuenta cubre la jornada: el número de matrícula ONSS pertenece a la cuenta, no al establecimiento.

Las Dimona sin prestación

Este control detecta las declaraciones de más, las que no tienen ni turno ni fichaje detrás. Es deliberadamente prudente.

Una Dimona solo se señala si está enteramente comprendida en el periodo examinado. Una declaración que se extiende a lo largo de todo un contrato nunca se señala: un empleado de vacaciones esta semana no es un error de declaración, y aconsejarle anular una Dimona válida sería mucho peor que callar.

Del mismo modo, cualquier señal de trabajo basta para salvar una declaración: un turno todavía en borrador, un turno oculto o un turno en otro establecimiento de su cuenta.

Las salvaguardas

• Ningún correo cuando no hay nada que señalar. Nada de un «todo va bien» semanal que acabaría en una regla de filtrado.
• Un solo correo por anomalía. Un incidente técnico o un reprocesamiento no genera un segundo envío.
• 50 líneas como máximo por correo, seguidas de la mención «y N más». El primer resumen de un establecimiento puede sacar a la luz un atraso considerable.

Lo que el control no hace

Tres límites que conviene conocer, para evitar cualquier malentendido:

• No declara ni anula nada. Señala, usted decide y usted actúa.
• No tiene valor probatorio. La declaración Dimona sigue siendo responsabilidad exclusiva del empleador, incluso con la Dimona automática activada. Shyfter no puede ser considerado responsable de una Dimona ausente, tardía, incompleta o errónea, ni de las sanciones que se deriven. El correo incluye además esta advertencia.
• No sustituye a los controles de fichaje. Una diferencia entre el horario planificado y el fichaje corresponde a estos últimos.

Preguntas frecuentes

No he recibido ningún correo esta semana, ¿es normal? Sí, si Shyfter no tenía nada que señalar. No se envía ningún correo cuando todo está en orden.

¿Por qué esta persona no aparece nunca en los correos? Tres motivos posibles: no está marcada como elegible para la Dimona, sus declaraciones las gestiona un proveedor externo, o su número nacional falta o está incompleto. El pie de página del correo indica cuántas personas han quedado fuera y por qué.

¿Por qué se señala una Dimona que existe? Porque no cubre la prestación: o bien las horas declaradas son inferiores a las previstas, o bien la prestación queda fuera del horario declarado. Hay que corregirla, no crear una nueva.

¿Puedo cambiar el día del resumen semanal? No, siempre sale el lunes. Solo la hora de envío es modificable.

¿Se pueden enviar estos correos a nuestra gestoría? Sí, añada su dirección en el campo Direcciones adicionales. No hace falta ninguna cuenta Shyfter.

Mi compañero recibe los correos y yo no, ¿por qué? Para recibirlos automáticamente hay que ser Administrador, RRHH o Planificador, disponer del acceso Dimona y tener la notificación activada. Si no, pida que le añadan a las direcciones adicionales.

Si su primer correo saca a la luz un atraso importante, ocúpese primero de las prestaciones futuras: son las únicas todavía corregibles antes del trabajo. Los días pasados se regularizan después, con calma.