Contrôle automatique des Dimona

Une Dimona oubliée se découvre souvent trop tard, au moment de la paie ou lors d'un contrôle. Le contrôle automatique des Dimona existe pour inverser ce calendrier : Shyfter compare régulièrement votre planning et vos déclarations ONSS, et vous prévient par email avant la prestation, pendant qu'il est encore temps de déclarer.

Trois anomalies sont surveillées : une prestation sans déclaration, une déclaration qui ne couvre pas la prestation prévue, et une déclaration qui n'a aucune prestation derrière elle.

Cette fonctionnalité est propre à la Belgique, puisqu'elle repose sur la Dimona.

Où se règle le contrôle

Rendez-vous dans Paramètres → Dimona → Paramètres. Le bloc Contrôle des Dimona se trouve en bas de la page, sous les réglages Dimona généraux. Il possède son propre bouton d'enregistrement.

Ce bloc n'apparaît que si votre établissement remplit deux conditions :

• l'application Dimona est active sur votre compte ;
• votre connexion ONSS est complète : numéro d'entreprise, login, expéditeur et numéro d'immatriculation ONSS renseignés, et connexion active.

C'est volontaire : un établissement qui ne peut pas déclarer ne doit pas recevoir de rappel lui reprochant une déclaration qu'il n'a pas les moyens d'envoyer.

Les trois contrôles

Contrôle	Quand	Période examinée	Ce qu'il signale
Hebdomadaire	le lundi, à l'heure choisie	du lundi au dimanche de la semaine qui commence	Dimona manquantes, Dimona qui ne couvrent pas la prestation, et Dimona sans prestation
Quotidien	chaque jour, à l'heure choisie	la journée en cours	Dimona manquantes et Dimona qui ne couvrent pas la prestation
Avant le shift	quelques minutes avant le début du shift	ce shift uniquement	uniquement les Dimona manquantes

Quelques précisions utiles :

• Le jour du récapitulatif hebdomadaire n'est pas modifiable, c'est toujours le lundi. Le récapitulatif couvre la semaine du lundi au dimanche : un envoi un autre jour tomberait sur une semaine déjà entamée. Seule l'heure se règle.
• Les heures d'envoi suivent l'heure locale de votre établissement (le fuseau horaire du département).
• Les Dimona sans prestation ne sont signalées que dans le contrôle hebdomadaire, et seulement si l'option correspondante est activée.
• L'alerte avant le shift ne parle que des Dimona absentes. Une heure avant le service, corriger les heures d'une déclaration existante n'est pas une urgence : le récapitulatif hebdomadaire s'en charge. Elle reste également silencieuse si une déclaration vient d'être envoyée à l'ONSS et attend encore sa réponse.

Les réglages, champ par champ

Réglage	Valeurs possibles	Valeur par défaut
Contrôle hebdomadaire de la semaine en cours	activé / désactivé	activé
Heure d'envoi (hebdomadaire)	par quart d'heure	08:00
Signaler aussi les Dimona sans prestation	activé / désactivé	activé
Contrôle quotidien du jour même	activé / désactivé	activé
Heure d'envoi (quotidien)	par quart d'heure	08:00
Alerte avant le début du shift	activé / désactivé	activé
Délai avant le shift	30 minutes, 1h, 2h ou 4h avant	1h avant
Prévenir les gestionnaires Dimona	activé / désactivé	activé
Adresses supplémentaires	liste d'adresses email	vide

Les réglages d'heure et de délai n'apparaissent que lorsque le contrôle correspondant est activé.

Les trois contrôles sont actifs par défaut. Un établissement qui n'ouvre jamais cet écran les reçoit quand même : c'est précisément ce qui rend la fonctionnalité utile. L'écran existe pour les couper ou pour déplacer l'heure d'envoi si elle ne vous convient pas.

Le bouton « Envoyer un email de test »

Ce bouton envoie immédiatement le rapport de la semaine en cours, aux adresses supplémentaires que vous venez de saisir uniquement. Il n'envoie rien aux gestionnaires Dimona et il ne remplace pas l'envoi automatique du lundi. Si aucune adresse supplémentaire n'est renseignée, Shyfter vous le signale et n'envoie rien.

Qui reçoit les emails

Deux sources, qui s'additionnent :

• Les gestionnaires Dimona, automatiquement. Ce sont les utilisateurs de type Administrateur, RH ou Planificateur qui disposent de l'accès Dimona et dont la notification correspondante est activée. Décochez Prévenir les gestionnaires Dimona si vous ne souhaitez pas les inclure.
• Des adresses supplémentaires, libres : votre secrétariat social, votre bureau comptable, un responsable externe. Aucun compte Shyfter n'est nécessaire. Séparez les adresses par une virgule, un espace ou un point-virgule.

Qui et quoi est contrôlé

Les personnes

Seuls les collaborateurs marqués Éligible pour la Dimona sur leur fiche sont contrôlés. Sont écartés :

• ceux dont la case n'est pas cochée : votre établissement ne les déclare pas ;
• ceux dont les déclarations sont prises en charge par un prestataire externe : une seconde déclaration envoyée depuis Shyfter créerait un doublon à l'ONSS ;
• ceux sans numéro national valide, puisqu'une Dimona ne peut pas partir sans lui. Dans ce cas, l'anomalie à corriger est le numéro manquant, pas la déclaration.

L'email indique en pied de page combien de collaborateurs ont été contrôlés et combien ont été écartés, avec la raison. Un email annonçant « rien à signaler » alors qu'il n'a pas regardé la moitié de l'équipe serait trompeur.

Les prestations

Sont pris en compte :

• les shifts publiés (approuvés, actifs, non supprimés, non masqués), et uniquement les shifts de travail : les absences ne sont pas contrôlées ;
• tous les pointages, quel que soit l'état du shift derrière eux. Quelqu'un qui a pointé a travaillé.

Les brouillons ne sont pas contrôlés. Une Dimona se dépose quand le planning est publié, et signaler des brouillons qui n'auront peut-être jamais lieu ferait perdre toute crédibilité à l'alerte.

Comment Shyfter juge qu'une prestation est couverte

Il existe trois formes de Dimona, et elles ne répondent pas à la même question :

• La Dimona de période (plusieurs jours, sans heures) couvre tout ce qui est presté entre ses bornes. Il suffit que le jour de travail se situe à l'intérieur.
• La Dimona avec heures n'est valable qu'entre les heures déclarées. Une prestation en dehors de ces heures est signalée comme un horaire en dehors des heures déclarées.
• La Dimona étudiant déclare un nombre d'heures, sans horaire précis. Ce sont donc les heures qui comptent : elles doivent atteindre les heures prévues, pauses non payées déduites. Plusieurs Dimona et plusieurs shifts sur une même journée sont additionnés de part et d'autre.

Plusieurs nuances évitent des alertes inutiles :

• Une marge d'une heure est appliquée avant de signaler un écart d'heures. Une Dimona se dépose en heures entières, alors qu'un planning bouge d'un quart d'heure en permanence.
• Shyfter accepte la déclaration si elle correspond soit à l'horaire planifié, soit au pointage. Un collaborateur qui badge une heure plus tôt que prévu ne fait pas basculer une Dimona correcte en anomalie ; l'écart entre planning et pointage relève des contrôles de pointage.
• Une nuit déclarée sur le jour où elle commence est couverte, et une nuit déclarée sur le jour où elle se termine l'est également.
• Sur une journée coupée (service du midi et service du soir), les heures sont comparées en total, pas en horaire.
• La pause non payée est toujours déduite ; une pause payée reste du temps de travail.
• Une Dimona déposée par un autre établissement du même compte couvre la journée : le numéro d'immatriculation ONSS appartient au compte, pas à l'établissement.

Les Dimona sans prestation

Ce contrôle repère les déclarations en trop, celles qui n'ont ni shift ni pointage derrière elles. Il est volontairement prudent.

Une Dimona n'est signalée que si elle est entièrement comprise dans la période examinée. Une déclaration qui court sur toute la durée d'un contrat n'est donc jamais signalée : un employé en congé cette semaine n'est pas une erreur de déclaration, et vous conseiller d'annuler une Dimona valable serait bien pire que de se taire.

De la même manière, tout signe de travail suffit à épargner une déclaration : un shift encore en brouillon, un shift masqué, ou un shift dans un autre établissement de votre compte.

Les garde-fous

• Aucun email quand il n'y a rien à signaler. Pas de « tout va bien » hebdomadaire qui finirait dans une règle de tri.
• Un seul email par anomalie. Un incident technique ou un rejeu de traitement ne déclenche pas un second envoi.
• 50 lignes maximum par email, puis la mention « et N de plus ». Le tout premier récapitulatif d'un établissement peut faire remonter un arriéré important.

Ce que le contrôle ne fait pas

Trois limites à connaître, pour éviter tout malentendu :

• Il ne déclare rien et n'annule rien. Il signale, vous décidez et vous agissez.
• Il n'a pas valeur de preuve. La déclaration Dimona reste sous la responsabilité exclusive de l'employeur, y compris lorsque la Dimona automatique est activée. Shyfter ne peut être tenu responsable d'une Dimona manquante, tardive, incomplète ou erronée, ni des sanctions qui en découleraient. L'email porte d'ailleurs cet avertissement.
• Il ne remplace pas les contrôles de pointage. Un écart entre l'horaire planifié et le pointage relève de ceux-là.

Questions fréquentes

Je n'ai pas reçu d'email cette semaine, est-ce normal ? Oui, si Shyfter n'avait rien à signaler. Aucun email n'est envoyé quand tout est en ordre.

Pourquoi cette personne n'apparaît-elle jamais dans les emails ? Trois raisons possibles : elle n'est pas marquée éligible à la Dimona, ses déclarations sont prises en charge par un prestataire externe, ou son numéro national est manquant ou incomplet. Le pied de page de l'email indique combien de personnes ont été écartées et pourquoi.

Pourquoi une Dimona qui existe est-elle signalée ? Parce qu'elle ne couvre pas la prestation : soit les heures déclarées sont inférieures aux heures prévues, soit la prestation se situe en dehors de l'horaire déclaré. Il faut la corriger, pas en créer une nouvelle.

Puis-je changer le jour du récapitulatif hebdomadaire ? Non, il part toujours le lundi. Seule l'heure d'envoi est modifiable.

Peut-on envoyer ces emails à notre secrétariat social ? Oui, ajoutez son adresse dans le champ Adresses supplémentaires. Aucun compte Shyfter n'est nécessaire.

Mon collègue reçoit les emails et moi non, pourquoi ? Pour les recevoir automatiquement, il faut être Administrateur, RH ou Planificateur, disposer de l'accès Dimona et avoir la notification activée. Sinon, faites-vous ajouter dans les adresses supplémentaires.

Si votre première réception fait remonter un arriéré important, traitez d'abord les prestations à venir : ce sont les seules encore corrigeables avant le travail. Les journées passées se régularisent ensuite, à froid.