De interne e-mailberichten
Verstuur een bericht via e-mail en/of in de app naar uw medewerkers, gericht op statuut, met een onderwerp, een tekst en een programmeerbare verzenddatum.
Deze module is geen chatmodule: het is een tool om berichten te versturen naar uw medewerkers. U stelt een bericht op, u kiest wie het ontvangt (per statuut), de verzendkanalen (e-mail en/of mobiele app) en de verzenddatum. Ideaal voor een neerwaartse communicatie: informeren over een nieuwigheid, een richtlijn herinneren, verwittigen van een gebeurtenis.
De berichten openen
Ga naar Uurroosters → Berichten. De pagina toont de reeds aangemaakte berichten met, voor elk: de Verzenddatum, het Bericht (het onderwerp), de Ontvangers en de Status (geprogrammeerd of verzonden). De aanmaakknop opent het paneel Nieuw bericht.
Een bericht opstellen
Het aanmaakpaneel bevat de volgende velden, allemaal verplicht:
- Ontvangers: u richt zich op uw medewerkers per statuut (bijvoorbeeld werknemers, studenten, extra's). Het is een keuzelijst met meerkeuze en zoekfunctie: het bericht gaat naar alle medewerkers van de geselecteerde statuten. Er is hier geen individuele selectie op naam, de targeting gebeurt per personeelscategorie.
- Onderwerp van het bericht: het onderwerp, zoals bij een e-mail.
- Bericht: de eigenlijke tekst.
- Verzenddatum: de datum (en het uur) waarop het bericht moet vertrekken. U kunt het meteen versturen of het programmeren voor later.
De verzendkanalen kiezen
Twee vakjes bepalen langs waar het bericht wordt verzonden:
- Versturen per e-mail: het bericht wordt per e-mail bezorgd aan de betrokken medewerkers.
- Versturen op de mobiele app: het bericht wordt gepusht in de Shyfter Staff-app.
U moet minstens één kanaal aanvinken. U kunt ook beide combineren om de kans te vergroten dat het bericht gezien wordt.
Programmeren, opvolgen en verwijderen
Eenmaal bevestigd, komt het bericht in de lijst met de status Geprogrammeerd zolang de verzenddatum niet bereikt is, en daarna Verzonden zodra het vertrokken is.
Een geprogrammeerd bericht (nog niet verzonden) kan geopend worden om te raadplegen en verwijderd worden als u van gedacht verandert. Een reeds verzonden bericht kan daarentegen niet meer gewijzigd worden: het onderwerp en de tekst liggen vast.
Wanneer gebruiken
- De publicatie van een nieuw uurrooster aankondigen.
- Een richtlijn verspreiden naar een volledige personeelscategorie.
- Verwittigen van een gebeurtenis, een vergadering of een organisatiewijziging.
- Op voorhand een herinnering programmeren die op de juiste dag zal vertrekken.
Voor een tweerichtingsgesprek met een medewerker (conversatie, antwoorden) gebruikt u beter de berichtenmodule Shyfter Talk / Conversaties. De module Berichten dient om een bericht gericht op statuut te verspreiden.