Enregistrer une semaine comme template et l'importer

Un template d'horaires est une semaine type enregistrée : tous ses shifts, avec leurs collaborateurs, horaires et sections. Si votre planning suit des schémas récurrents (rotation d'équipe, horaires d'été, semaine standard), vous construisez la semaine une seule fois, vous l'enregistrez, puis vous l'importez sur n'importe quelle semaine future.

Contrairement à la duplication de la semaine précédente, un template reste disponible dans le temps : vous pouvez en garder plusieurs (un par saison, par rotation ou par section) et choisir celui qui convient au moment de l'import.

Ces actions sont réservées aux gestionnaires et administrateurs, et se font depuis la vue Semaine du planning.

Enregistrer une semaine comme template

1. Rendez-vous dans Horaires → Gestion des horaires, en vue Semaine.
2. Construisez ou affichez la semaine que vous souhaitez sauvegarder.
3. Si vous utilisez des sections, choisissez ce que vous voulez enregistrer :
   • une section sélectionnée : seuls les shifts de cette section sont enregistrés, et le template lui est rattaché ;
   • aucune section sélectionnée : le template enregistre la semaine complète, toutes sections confondues.
4. Cliquez sur le bouton Plus en haut à droite du planning, puis sur Enregistrer la semaine.
5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, le champ Modèle vous propose deux possibilités :
   • Nouveau template : saisissez un Nom (par exemple « Semaine standard » ou « Rotation équipe A »), puis cliquez sur Créer.
   • Un template existant : sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Modifier. Son contenu est alors remplacé par la semaine affichée.

Le template reprend tous les shifts de la semaine, y compris les absences. Les collaborateurs qui ont quitté le département ne sont pas repris.

Importer un template sur une ou plusieurs semaines

1. Dans Horaires → Gestion des horaires, en vue Semaine, placez-vous sur la première semaine à remplir.
2. Cliquez sur Plus, puis sur Importer une semaine.
3. Dans Importer depuis, choisissez Un template d'horaires.
4. Dans Template d'horaires, sélectionnez le template à appliquer.
5. Dans Utilisateurs, gardez Tous les employés ou choisissez uniquement certains collaborateurs.
6. Dans Appliquer sur la/les semaine(s) suivante(s), sélectionnez une ou plusieurs semaines. La semaine affichée est proposée par défaut, et vous pouvez aller jusqu'à 15 semaines plus loin.
7. Réglez les options d'import (voir ci-dessous), puis cliquez sur Importer.

L'import se fait en arrière-plan : un message confirme que la demande est envoyée et vous recevez une notification à la fin. Selon le nombre de shifts et de collaborateurs, cela peut prendre un peu de temps. Vous recevez aussi un e-mail en cas d'erreur, ou si le traitement dure plus d'une minute.

Les options d'import

Chaque option s'active ou se désactive avec un interrupteur :

• Convertir tous les shifts en shifts libres (désactivé par défaut) : tous les shifts sont importés comme shifts libres, sans collaborateur assigné. Utile pour proposer une semaine type à votre équipe sans attribuer les shifts à l'avance.
• Convertir les shifts en shifts libres si le collaborateur est déjà planifié (activé par défaut) : si un collaborateur a déjà un shift à ce moment-là, le shift du template est créé en shift libre au lieu d'être ignoré.
• Importer les shifts de prestations (activé par défaut) : importe les shifts assignés aux collaborateurs.
• Importer les shifts qui ne comportent pas de section (activé par défaut, visible si vous utilisez les sections).
• Importer les shifts libres (activé par défaut) : importe aussi les shifts libres enregistrés dans le template.
• Importer les absences (activé par défaut).
• Importer les indisponibilités (activé par défaut).

Les shifts importés s'ajoutent à ceux déjà présents sur la semaine cible : ils ne les remplacent pas. Si une semaine cible est verrouillée par la clôture de paie, l'import est refusé.

Gérer vos templates

Retrouvez tous vos templates dans Paramètres → Horaires → Templates d'horaire. Depuis cette page, vous pouvez :

• modifier un template pour changer son Nom ou sa Section ;
• supprimer un template dont vous n'avez plus besoin.

Pour changer le contenu d'un template, affichez la nouvelle semaine type dans le planning et utilisez Enregistrer la semaine en sélectionnant le template existant.