Een week opslaan als template en importeren

Een roosters template is een opgeslagen typeweek: al haar shifts, met de medewerkers, uren en secties. Als uw planning terugkerende patronen volgt (teamrotatie, zomeruren, standaardweek), bouwt u de week één keer op, slaat u ze op en importeert u ze daarna op eender welke toekomstige week.

In tegenstelling tot het dupliceren van de vorige week blijft een template beschikbaar in de tijd: u kunt er meerdere bewaren (één per seizoen, rotatie of sectie) en bij het importeren de juiste kiezen.

Deze acties zijn voorbehouden aan managers en beheerders, en gebeuren vanuit de weergave Week van de planning.

Een week opslaan als template

1. Ga naar Uurroosters → Beheer van de uurroosters, in de weergave Week.
2. Bouw of toon de week die u wilt opslaan.
3. Als u secties gebruikt, kiest u wat u wilt opslaan:
   • een geselecteerde sectie: enkel de shifts van deze sectie worden opgeslagen, en de template wordt eraan gekoppeld;
   • geen sectie geselecteerd: de template slaat de volledige week op, alle secties samen.
4. Klik op de knop Meer rechtsboven in de planning en vervolgens op Sla de week op.
5. In het venster dat opent, biedt het veld Template twee mogelijkheden:
   • Nieuwe template: vul een Naam in (bijvoorbeeld "Standaardweek" of "Rotatie team A") en klik op Opslaan.
   • Een bestaande template: selecteer ze in de lijst en klik op Wijzigen. De inhoud ervan wordt dan vervangen door de getoonde week.

De template neemt alle shifts van de week over, afwezigheden inbegrepen. Medewerkers die de afdeling hebben verlaten, worden niet overgenomen.

Een template importeren op een of meerdere weken

1. Ga in Uurroosters → Beheer van de uurroosters, weergave Week, naar de eerste week die u wilt invullen.
2. Klik op Meer en vervolgens op Een week importeren.
3. Kies bij Importeren uit de optie Een roosters template.
4. Selecteer bij Roosters template de template die u wilt toepassen.
5. Behoud bij Gebruikers de optie Alle medewerkers of kies enkel bepaalde medewerkers.
6. Selecteer bij In de loop van de volgende week/weken aanbrengen een of meerdere weken. De getoonde week wordt standaard voorgesteld, en u kunt tot 15 weken vooruit gaan.
7. Stel de importopties in (zie hieronder) en klik op Importeren.

De import gebeurt op de achtergrond: een bericht bevestigt dat de aanvraag is verstuurd en u ontvangt een melding wanneer ze voltooid is. Afhankelijk van het aantal shifts en medewerkers kan dit even duren. U ontvangt ook een e-mail bij een fout, of als de verwerking langer dan een minuut duurt.

De importopties

Elke optie wordt in- of uitgeschakeld met een schakelaar:

• Converteer alle shifts naar freeshifts (standaard uitgeschakeld): alle shifts worden als vrije shifts geïmporteerd, zonder toegewezen medewerker. Handig om een typeweek aan uw team voor te stellen zonder de shifts op voorhand toe te wijzen.
• Shifts omzetten in vrije shifts als de werknemer al is geplaned (standaard ingeschakeld): als een medewerker op dat moment al een shift heeft, wordt de shift uit de template als vrije shift aangemaakt in plaats van genegeerd.
• Prestatie shifts importeren (standaard ingeschakeld): importeert de shifts die aan medewerkers zijn toegewezen.
• Shifts die geen sectie bevatten importeren (standaard ingeschakeld, zichtbaar als u secties gebruikt).
• Vrije shifts importeren (standaard ingeschakeld): importeert ook de vrije shifts die in de template zijn opgeslagen.
• Afwezigheden importeren (standaard ingeschakeld).
• Onbeschikbaarheden importeren (standaard ingeschakeld).

Geïmporteerde shifts worden toegevoegd aan de shifts die al op de doelweek staan: ze vervangen ze niet. Als een doelweek vergrendeld is door de loonafsluiting, wordt de import geweigerd.

Uw templates beheren

U vindt al uw templates in Instellingen → Roosters → Rooster templates. Op deze pagina kunt u:

• een template bewerken om de Naam of de Sectie te wijzigen;
• een template verwijderen die u niet meer nodig hebt.

Om de inhoud van een template te wijzigen, toont u de nieuwe typeweek in de planning en gebruikt u Sla de week op, waarbij u de bestaande template selecteert.