La fiche collaborateur : vue d'ensemble

Quand vous cliquez sur un collaborateur depuis Équipe → Collaborateurs, vous ouvrez sa fiche. C'est le dossier complet de la personne : ses informations personnelles, ses données contractuelles, ses heures, ses absences, ses documents et son activité. Tout ce qui concerne ce collaborateur se gère depuis cet écran, organisé en onglets.

Les onglets de la fiche

En haut de la fiche, une barre d'onglets vous permet de naviguer entre les différentes sections. Selon votre niveau d'accès et les modules activés sur le compte, certains onglets peuvent ne pas apparaître.

Tableau de bord affiche une synthèse du collaborateur : ses heures de la période, ses compteurs et ses prochaines échéances. C'est un résumé pratique avant d'entrer dans le détail.

Profil rassemble les données de la personne et tous ses réglages. C'est l'onglet le plus riche, découpé en sous-onglets décrits plus bas.

Activité retrace ce que le collaborateur a fait : ses shifts planifiés, ses pointages, ses demandes (congés, modifications, indisponibilités) et l'historique de ses actions. Vous y suivez aussi ses indisponibilités déclarées.

Compteurs regroupe les compteurs d'heures supplémentaires et la balance d'heures. Vous pouvez y lire les soldes, ajouter un avenant et corriger un compteur manuellement.

Rapports donne accès aux fiches de prestations et exports propres à ce collaborateur, sans passer par le module Rapports complet.

Shyfter Drive est l'espace documentaire du collaborateur : vous y déposez et partagez ses documents de façon centralisée.

Dimona apparaît sur les comptes belges et affiche les déclarations Dimona liées à ce collaborateur.

Notes est un espace libre pour consigner des remarques internes sur la personne, visibles uniquement par les gestionnaires.

Les sous-onglets du Profil

L'onglet Profil se subdivise lui-même en plusieurs sous-onglets.

Détails du profil contient les informations de base (prénom, nom, surnom, langue, email, téléphone), les informations complémentaires (date et lieu de naissance, état civil, genre, pays de naissance, nationalité, IBAN, BIC), l'adresse complète et les champs personnalisés que vous avez définis dans les paramètres. Depuis cet écran, vous pouvez aussi envoyer les données de connexion au collaborateur ou activer son compte.

Paramètres rassemble les réglages propres au collaborateur : son code PIN, son mot de passe, ses options de pointage et les autres préférences individuelles.

Données contractuelles réunit les informations RH nécessaires aux contrats, à la paie et aux déclarations : type de contrat, fonction, commission paritaire, coût, base de calcul, etc. Cet onglet n'est visible que pour les profils administrateur, gestionnaire RH ou gestionnaire planning.

Modèles d'horaire permet de créer un ou plusieurs modèles d'horaire cyclique et de les appliquer sur une période. Pratique pour les collaborateurs qui travaillent selon un schéma régulier.

Notifications définit, collaborateur par collaborateur, quelles alertes il reçoit et sur quels canaux (email, notification mobile, SMS, centre de notifications).

D'autres sous-onglets apparaissent si un connecteur de secrétariat social est branché sur le compte (AbsoluteYOU, Update Pro, Attentia, Acerta, Easy Pay). Ils montrent l'état de synchronisation du collaborateur vers l'outil de paie et signalent, par une icône, si sa fiche est exportable ou s'il manque une information.

Une pastille orange à côté d'un onglet ou d'une donnée indique qu'une information obligatoire est manquante ou non vérifiée. C'est souvent le cas du numéro national tant qu'il n'a pas été validé.