Fiches de paie électroniques : le cadre légal et le rôle de Shyfter

Shyfter vous permet, si vous le souhaitez, de mettre les fiches de paie à disposition de vos collaborateurs dans leur application, de façon sécurisée. Cette option est facultative. C'est pratique, mais cette mise à disposition ne règle pas à elle seule les obligations légales liées à la remise électronique des fiches de paie : celles-ci dépendent du pays, et elles restent sous la responsabilité de l'employeur.

Cet article explique ce que fait Shyfter, ce qu'il ne fait pas, et les règles à respecter en Belgique et en France pour que la dématérialisation de vos fiches de paie soit en ordre.

Cet article est une information générale, pas un avis juridique. La réglementation peut évoluer et dépend de votre situation : en cas de doute, rapprochez-vous de votre secrétariat social, de votre gestionnaire de paie ou de votre conseil.

Ce que fait Shyfter

Shyfter sert à distribuer et à consulter les fiches de paie établies par votre secrétariat social ou votre logiciel de paie. Shyfter ne calcule pas la paie et n'établit pas les fiches de paie.

Concrètement :

• Vous importez le PDF des fiches de paie du mois dans Équipe → Fiches de paie. Shyfter découpe le fichier et propose une attribution pour chaque collaborateur.
• Rien n'est visible sans votre validation : une fiche n'apparaît dans l'espace du collaborateur qu'après votre clic sur Approuver la fiche de paie. Vous contrôlez ainsi chaque attribution avant diffusion.
• Le document est stocké de façon privée : il n'est accessible qu'au collaborateur concerné et aux personnes autorisées de votre compte. Par défaut, les gestionnaires de planning et RH n'y ont pas accès ; l'option Peut gérer les fiches de paie se donne au cas par cas, dans la fiche du gestionnaire.
• L'ouverture est protégée par un code : dans l'application Shyfter Staff, les fiches de paie sont des fichiers sécurisés. Pour en ouvrir une, le collaborateur reçoit par email un code à 6 chiffres, valable 10 minutes. Le nombre d'essais est limité à 5 ; un nouveau code peut être demandé après une minute.
• Les liens de téléchargement sont temporaires : ils expirent après un court délai et ne peuvent pas être partagés durablement.

Le détail des étapes se trouve dans les articles sur l'import des fiches de paie et sur le Shyfter Drive.

Ce que Shyfter n'est pas

Pour éviter tout malentendu avec vos collaborateurs, il est important d'être clair sur ce point :

• Shyfter n'est ni un service d'archivage électronique ni un coffre-fort numérique au sens des réglementations applicables, quel que soit le pays : il ne garantit pas la conservation des fiches de paie pendant les durées imposées par la loi.
• L'accès dépend du compte du collaborateur : un collaborateur désactivé ou supprimé ne peut plus se connecter à Shyfter, et un document retiré par l'employeur n'est plus visible.
• La copie dans Shyfter est une copie de consultation. La remise légale de la fiche de paie et son archivage doivent être assurés par le canal prévu à cet effet : votre secrétariat social, votre logiciel de paie ou un prestataire d'archivage, ou à défaut le format papier.

En pratique, Shyfter complète votre dispositif de paie : vos collaborateurs retrouvent facilement leurs fiches dans l'application, tandis que l'original est remis et conservé selon les règles légales.

Une option facultative, sous la responsabilité de l'employeur

La mise à disposition des fiches de paie dans Shyfter est entièrement facultative. Rien ne vous oblige à l'utiliser : c'est un service de confort que vous choisissez d'activer pour vos équipes.

Lorsque vous l'utilisez, vous restez seul responsable :

• du contenu des documents que vous importez et approuvez (exactitude, conformité de la fiche de paie) ;
• de leur attribution au bon collaborateur, que vous validez vous-même avant toute diffusion ;
• du respect des obligations légales de remise, d'information, d'accord ou d'opposition des travailleurs, et de conservation des fiches de paie, dans votre pays ;
• de la gestion des accès que vous accordez aux gestionnaires de votre compte.

Shyfter fournit l'outil technique qui permet cette mise à disposition sécurisée. Shyfter n'intervient pas dans l'établissement des fiches de paie, ne vérifie pas leur contenu et ne se substitue pas à l'employeur pour la remise légale des fiches de paie. La mise à disposition dans Shyfter ne vaut donc pas, à elle seule, remise légale de la fiche de paie.

En Belgique : ce que prévoit la loi

En Belgique, l'envoi et l'archivage électroniques du décompte de rémunération (la fiche de paie) sont encadrés par la loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses relatives au travail (titre III, article 16). Les points essentiels :

• Un accord est nécessaire. L'envoi électronique doit faire l'objet d'un accord entre l'employeur et le travailleur. Ni l'un ni l'autre ne peut l'imposer. Pour un travailleur qui n'a pas donné son accord, la fiche de paie doit être remise sur papier.
• Durée et retour au papier. L'accord vaut au minimum pour l'année civile en cours. Ensuite, chaque partie peut y mettre fin en le notifiant de manière claire et explicite. La remise papier reprend alors le premier jour du deuxième mois qui suit la notification.
• Archivage électronique. Les documents envoyés électroniquement doivent être archivés auprès d'un prestataire de service d'archivage électronique répondant aux exigences légales. Cet archivage est gratuit pour le travailleur, qui doit pouvoir y accéder à tout moment, et il couvre au moins cinq ans après la fin du contrat de travail.
• Règlement de travail. Le règlement de travail doit mentionner l'identité du prestataire d'archivage électronique et les modalités d'accès du travailleur aux documents archivés.

Dans la plupart des cas, c'est votre secrétariat social qui propose l'envoi et l'archivage électroniques conformes. Shyfter vient en complément, comme espace de consultation pratique pour vos équipes.

En France : ce que prévoit le Code du travail

En France, la remise du bulletin de paie sous forme électronique est prévue par l'article L3243-2 du Code du travail, et précisée par les articles D3243-7, D3243-8 et R3243-9. Les points essentiels :

• Information préalable du salarié. L'employeur informe le salarié de son droit de s'opposer à la remise électronique, un mois avant le premier bulletin électronique ou au moment de l'embauche, par tout moyen conférant une date certaine.
• Droit d'opposition à tout moment. Le salarié peut refuser la remise électronique avant ou après le premier bulletin électronique, par tout moyen conférant une date certaine. Le retour au papier prend effet dans les meilleurs délais, et au plus tard trois mois après la notification.
• Disponibilité de longue durée. L'employeur garantit la disponibilité des bulletins électroniques soit pendant 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de mise à la retraite d'office augmenté de six ans. Le salarié doit pouvoir récupérer à tout moment l'ensemble de ses bulletins, simplement et dans un format courant. En cas de fermeture du service, les utilisateurs sont prévenus au moins trois mois à l'avance.
• Accessibilité via le compte personnel d'activité. Les bulletins électroniques doivent être consultables depuis le service en ligne associé au compte personnel d'activité (CPA).
• Intégrité et confidentialité. La remise doit se faire dans des conditions qui garantissent l'intégrité et la confidentialité des données.

Ces exigences sont généralement assurées par votre logiciel de paie ou par un coffre-fort numérique spécialisé. Shyfter ne s'y substitue pas : il offre à vos salariés un accès simple et sécurisé à une copie de leurs bulletins.

Vos points de contrôle

Avant de proposer les fiches de paie dans Shyfter, vérifiez que :

1. La remise légale est organisée : votre secrétariat social, votre logiciel de paie ou un prestataire d'archivage assure la remise électronique conforme, ou vous remettez la fiche sur papier.
2. Vos collaborateurs sont informés : accord écrit en Belgique, information préalable avec date certaine en France, et mention dans le règlement de travail en Belgique.
3. Les refus sont respectés : un collaborateur qui refuse la remise électronique reçoit sa fiche de paie sur papier, même si une copie reste consultable dans Shyfter.
4. Les adresses email sont à jour : le code d'ouverture est envoyé à l'adresse du profil du collaborateur. Une adresse erronée l'empêche d'ouvrir ses fiches.
5. L'accès est limité : seules les personnes qui en ont besoin disposent de l'option Peut gérer les fiches de paie.
6. Les départs sont anticipés : avant de désactiver un collaborateur, assurez-vous qu'il dispose de ses fiches de paie par le canal légal, puisqu'il ne pourra plus se connecter à Shyfter ensuite.

Si un collaborateur conteste

Si un collaborateur estime ne pas avoir reçu ses fiches de paie dans les formes, ou refuse le format électronique :

• Remettez-lui ses fiches par le canal légal : version papier ou accès à l'archive de votre secrétariat social ou de votre logiciel de paie.
• Respectez son choix : en Belgique, il peut revenir au papier après l'année civile en cours ; en France, il peut s'opposer à tout moment.
• Contactez votre secrétariat social ou votre gestionnaire de paie : c'est lui qui détient les originaux et peut vous accompagner sur les aspects légaux.

Pour toute question sur le fonctionnement des fiches de paie dans Shyfter, notre équipe support est disponible via le chat de l'application.