Nóminas electrónicas: el marco legal y el papel de Shyfter

Si lo desea, Shyfter le permite poner las nóminas a disposición de sus colaboradores en su aplicación, de forma segura. Esta opción es facultativa. Es práctico, pero esta puesta a disposición no resuelve por sí sola las obligaciones legales relativas a la entrega electrónica de las nóminas: dependen del país y siguen siendo responsabilidad del empleador.

Este artículo explica lo que hace Shyfter, lo que no hace, y las normas que deben respetarse en Bélgica y en Francia para que la desmaterialización de sus nóminas esté en regla.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico. La normativa puede evolucionar y depende de su situación: en caso de duda, póngase en contacto con su secretariado social, su gestor de nóminas o su asesor.

Lo que hace Shyfter

Shyfter sirve para distribuir y consultar las nóminas elaboradas por su secretariado social o su software de nóminas. Shyfter no calcula la nómina ni elabora las nóminas.

En concreto:

• Usted importa el PDF con las nóminas del mes en Equipo → Nóminas. Shyfter divide el archivo y propone una atribución para cada colaborador.
• Nada es visible sin su validación: una nómina solo aparece en el espacio del colaborador después de que usted haga clic en Aprobar la nómina. Así controla cada atribución antes de su difusión.
• El documento se almacena de forma privada: solo es accesible para el colaborador afectado y para las personas autorizadas de su cuenta. Por defecto, los gestores de horarios y de RR. HH. no tienen acceso; la opción Puede gestionar las nóminas se concede caso por caso, en la ficha del gestor.
• La apertura está protegida por un código: en la aplicación Shyfter Staff, las nóminas son archivos seguros. Para abrir una, el colaborador recibe por email un código de 6 cifras, válido durante 10 minutos. El número de intentos está limitado a 5; se puede solicitar un nuevo código después de un minuto.
• Los enlaces de descarga son temporales: caducan al cabo de poco tiempo y no se pueden compartir de forma duradera.

El detalle de los pasos se encuentra en los artículos sobre la importación de nóminas y sobre Shyfter Drive.

Lo que Shyfter no es

Para evitar cualquier malentendido con sus colaboradores, es importante ser claro en este punto:

• Shyfter no es un servicio de archivo electrónico ni una caja fuerte digital en el sentido de la normativa aplicable, sea cual sea el país: no garantiza la conservación de las nóminas durante los plazos exigidos por la ley.
• El acceso depende de la cuenta del colaborador: un colaborador desactivado o eliminado ya no puede iniciar sesión en Shyfter, y un documento retirado por el empleador deja de ser visible.
• La copia en Shyfter es una copia de consulta. La entrega legal de la nómina y su archivo deben realizarse por el canal previsto para ello: su secretariado social, su software de nóminas o un proveedor de archivo, o en su defecto en papel.

En la práctica, Shyfter complementa su sistema de nóminas: sus colaboradores encuentran fácilmente sus nóminas en la aplicación, mientras que el original se entrega y se conserva según las normas legales.

Una opción facultativa, bajo la responsabilidad del empleador

La puesta a disposición de las nóminas en Shyfter es totalmente facultativa. Nada le obliga a utilizarla: es un servicio de comodidad que usted decide activar para sus equipos.

Cuando la utiliza, usted sigue siendo el único responsable:

• del contenido de los documentos que importa y aprueba (exactitud, conformidad de la nómina);
• de su atribución al colaborador correcto, que usted mismo valida antes de cualquier difusión;
• del cumplimiento de las obligaciones legales de entrega, información, consentimiento u oposición de los trabajadores y conservación de las nóminas, en su país;
• de la gestión de los accesos que concede a los gestores de su cuenta.

Shyfter proporciona la herramienta técnica que permite esta puesta a disposición segura. Shyfter no interviene en la elaboración de las nóminas, no verifica su contenido y no sustituye al empleador en la entrega legal de las nóminas. Por lo tanto, la puesta a disposición en Shyfter no equivale, por sí sola, a la entrega legal de la nómina.

En Bélgica: lo que establece la ley

En Bélgica, el envío y el archivo electrónicos del recibo de salario (la nómina) se rigen por la ley del 3 de junio de 2007 sobre diversas disposiciones relativas al trabajo (título III, artículo 16). Los puntos esenciales:

• Es necesario un acuerdo. El envío electrónico debe ser objeto de un acuerdo entre el empleador y el trabajador. Ninguno de los dos puede imponerlo. Para un trabajador que no ha dado su acuerdo, la nómina debe entregarse en papel.
• Duración y vuelta al papel. El acuerdo es válido como mínimo para el año natural en curso. Después, cada parte puede ponerle fin notificándolo de forma clara y explícita. La entrega en papel se reanuda entonces el primer día del segundo mes siguiente a la notificación.
• Archivo electrónico. Los documentos enviados electrónicamente deben archivarse en un proveedor de servicios de archivo electrónico que cumpla los requisitos legales. Este archivo es gratuito para el trabajador, que debe poder acceder a él en todo momento, y cubre como mínimo cinco años después del fin del contrato de trabajo.
• Reglamento de trabajo. El reglamento de trabajo debe mencionar la identidad del proveedor de archivo electrónico y las modalidades de acceso del trabajador a los documentos archivados.

En la mayoría de los casos, es su secretariado social quien ofrece el envío y el archivo electrónicos conformes. Shyfter se suma a ello, como espacio de consulta práctico para sus equipos.

En Francia: lo que establece el Código del Trabajo

En Francia, la entrega de la nómina en formato electrónico está prevista en el artículo L3243-2 del Code du travail, y precisada por los artículos D3243-7, D3243-8 y R3243-9. Los puntos esenciales:

• Información previa del trabajador. El empleador informa al trabajador de su derecho a oponerse a la entrega electrónica un mes antes de la primera nómina electrónica o en el momento de la contratación, por cualquier medio que otorgue fecha cierta.
• Derecho de oposición en cualquier momento. El trabajador puede rechazar la entrega electrónica antes o después de la primera nómina electrónica, por cualquier medio que otorgue fecha cierta. La vuelta al papel surte efecto lo antes posible y, como máximo, tres meses después de la notificación.
• Disponibilidad a largo plazo. El empleador garantiza la disponibilidad de las nóminas electrónicas bien durante 50 años, bien hasta que el trabajador alcance la edad de jubilación forzosa más seis años. El trabajador debe poder recuperar en todo momento todas sus nóminas, de forma sencilla y en un formato habitual. En caso de cierre del servicio, se informa a los usuarios al menos con tres meses de antelación.
• Acceso a través de la cuenta personal de actividad. Las nóminas electrónicas deben poder consultarse desde el servicio en línea asociado al compte personnel d'activité (CPA).
• Integridad y confidencialidad. La entrega debe realizarse en condiciones que garanticen la integridad y la confidencialidad de los datos.

Estos requisitos suelen cubrirse con su software de nóminas o con una caja fuerte digital especializada. Shyfter no los sustituye: ofrece a sus trabajadores un acceso sencillo y seguro a una copia de sus nóminas.

Sus puntos de control

Antes de ofrecer las nóminas en Shyfter, compruebe que:

1. La entrega legal está organizada: su secretariado social, su software de nóminas o un proveedor de archivo se encarga de la entrega electrónica conforme, o usted entrega la nómina en papel.
2. Sus colaboradores están informados: acuerdo por escrito en Bélgica, información previa con fecha cierta en Francia y mención en el reglamento de trabajo en Bélgica.
3. Se respetan las negativas: un colaborador que rechaza la entrega electrónica recibe su nómina en papel, aunque siga habiendo una copia consultable en Shyfter.
4. Las direcciones de email están actualizadas: el código de apertura se envía a la dirección de email del perfil del colaborador. Una dirección errónea le impide abrir sus nóminas.
5. El acceso está limitado: solo las personas que lo necesitan disponen de la opción Puede gestionar las nóminas.
6. Las salidas se anticipan: antes de desactivar a un colaborador, asegúrese de que dispone de sus nóminas por el canal legal, ya que después no podrá iniciar sesión en Shyfter.

Si un colaborador lo impugna

Si un colaborador considera que no ha recibido sus nóminas en la forma debida, o rechaza el formato electrónico:

• Entréguele sus nóminas por el canal legal: en papel o mediante acceso al archivo de su secretariado social o de su software de nóminas.
• Respete su elección: en Bélgica, puede volver al papel después del año natural en curso; en Francia, puede oponerse en cualquier momento.
• Póngase en contacto con su secretariado social o su gestor de nóminas: son quienes tienen los originales y pueden acompañarle en los aspectos legales.

Para cualquier pregunta sobre el funcionamiento de las nóminas en Shyfter, nuestro equipo de soporte está disponible a través del chat de la aplicación.