Elektronische loonfiches: het wettelijk kader en de rol van Shyfter

Met Shyfter kun je, als je dat wenst, de loonfiches op een beveiligde manier ter beschikking stellen van je medewerkers in hun app. Deze optie is facultatief. Dat is handig, maar deze terbeschikkingstelling regelt op zich niet de wettelijke verplichtingen rond de elektronische overhandiging van loonfiches: die hangen af van het land en blijven de verantwoordelijkheid van de werkgever.

Dit artikel legt uit wat Shyfter doet, wat het niet doet, en welke regels je in België en Frankrijk moet naleven opdat de digitalisering van je loonfiches in orde is.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. De regelgeving kan evolueren en hangt af van je situatie: neem bij twijfel contact op met je sociaal secretariaat, je loonadministratie of je adviseur.

Wat Shyfter doet

Shyfter dient om de loonfiches die je sociaal secretariaat of je loonsoftware opstelt te verdelen en te raadplegen. Shyfter berekent het loon niet en stelt de loonfiches niet op.

Concreet:

• Je importeert de pdf met de loonfiches van de maand in Team → Loonfiches. Shyfter splitst het bestand op en stelt voor elke medewerker een toewijzing voor.
• Niets is zichtbaar zonder jouw validatie: een fiche verschijnt pas in de ruimte van de medewerker nadat je op De loonfiche goedkeuren hebt geklikt. Zo controleer je elke toewijzing vóór de verspreiding.
• Het document wordt privé opgeslagen: het is enkel toegankelijk voor de betrokken medewerker en voor de gemachtigde personen van je account. Standaard hebben de planning- en HR-beheerders er geen toegang toe; de optie Kan de loonfiches beheren geef je geval per geval, in de fiche van de beheerder.
• Het openen is beveiligd met een code: in de Shyfter Staff-app zijn loonfiches beveiligde bestanden. Om er een te openen, ontvangt de medewerker per e-mail een code van 6 cijfers, 10 minuten geldig. Het aantal pogingen is beperkt tot 5; na een minuut kan een nieuwe code aangevraagd worden.
• Downloadlinks zijn tijdelijk: ze vervallen na korte tijd en kunnen niet blijvend gedeeld worden.

De stappen in detail vind je in de artikels over het importeren van loonfiches en over de Shyfter Drive.

Wat Shyfter niet is

Om elk misverstand met je medewerkers te vermijden, is het belangrijk hier duidelijk over te zijn:

• Shyfter is geen elektronische archiveringsdienst en geen digitale kluis in de zin van de toepasselijke regelgeving, ongeacht het land: het garandeert niet dat de loonfiches bewaard blijven gedurende de wettelijk opgelegde termijnen.
• De toegang hangt af van de account van de medewerker: een gedeactiveerde of verwijderde medewerker kan niet meer inloggen op Shyfter, en een document dat de werkgever verwijdert, is niet meer zichtbaar.
• De kopie in Shyfter is een raadplegingskopie. De wettelijke overhandiging van de loonfiche en de archivering ervan moeten verzekerd worden via het daartoe voorziene kanaal: je sociaal secretariaat, je loonsoftware of een archiveringsdienstverlener, of anders op papier.

In de praktijk vult Shyfter je loonadministratie aan: je medewerkers vinden hun fiches gemakkelijk terug in de app, terwijl het origineel overhandigd en bewaard wordt volgens de wettelijke regels.

Een facultatieve optie, onder de verantwoordelijkheid van de werkgever

De terbeschikkingstelling van loonfiches in Shyfter is volledig facultatief. Niets verplicht je om ze te gebruiken: het is een comfortdienst die je kiest te activeren voor je teams.

Wanneer je ze gebruikt, blijf je als enige verantwoordelijk:

• voor de inhoud van de documenten die je importeert en goedkeurt (juistheid, conformiteit van de loonfiche);
• voor de toewijzing ervan aan de juiste medewerker, die je zelf valideert vóór elke verspreiding;
• voor de naleving van de wettelijke verplichtingen inzake overhandiging, informatie, akkoord of verzet van de werknemers, en bewaring van de loonfiches, in jouw land;
• voor het beheer van de toegangen die je aan de beheerders van je account toekent.

Shyfter levert de technische tool die deze beveiligde terbeschikkingstelling mogelijk maakt. Shyfter komt niet tussen in het opstellen van de loonfiches, controleert de inhoud ervan niet en neemt de plaats van de werkgever niet in voor de wettelijke overhandiging van de loonfiches. De terbeschikkingstelling in Shyfter geldt op zich dus niet als wettelijke overhandiging van de loonfiche.

In België: wat de wet bepaalt

In België worden de elektronische verzending en archivering van de loonafrekening (de loonfiche) geregeld door de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen (titel III, artikel 16). De essentiële punten:

• Een akkoord is nodig. De elektronische verzending moet het voorwerp uitmaken van een akkoord tussen werkgever en werknemer. Geen van beiden kan ze opleggen. Voor een werknemer die geen akkoord gaf, moet de loonfiche op papier overhandigd worden.
• Duur en terugkeer naar papier. Het akkoord geldt minstens voor het lopende kalenderjaar. Daarna kan elke partij er een einde aan maken door dat duidelijk en uitdrukkelijk mee te delen. De overhandiging op papier herneemt dan op de eerste dag van de tweede maand na de kennisgeving.
• Elektronische archivering. De elektronisch verzonden documenten moeten gearchiveerd worden bij een dienstverlener voor elektronische archivering die aan de wettelijke vereisten voldoet. Deze archivering is gratis voor de werknemer, die er op elk moment toegang toe moet hebben, en ze loopt minstens tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.
• Arbeidsreglement. Het arbeidsreglement moet de identiteit van de dienstverlener voor elektronische archivering vermelden, en de manier waarop de werknemer toegang krijgt tot de gearchiveerde documenten.

In de meeste gevallen is het je sociaal secretariaat dat de conforme elektronische verzending en archivering aanbiedt. Shyfter komt daar bovenop, als handige raadplegingsruimte voor je teams.

In Frankrijk: wat de Code du travail bepaalt

In Frankrijk is de elektronische overhandiging van de loonfiche voorzien door artikel L3243-2 van de Code du travail, en verder gepreciseerd door de artikels D3243-7, D3243-8 en R3243-9. De essentiële punten:

• Voorafgaande informatie van de werknemer. De werkgever informeert de werknemer over zijn recht om zich tegen de elektronische overhandiging te verzetten, één maand vóór de eerste elektronische loonfiche of bij de aanwerving, op een manier die een vaste datum verleent.
• Recht van verzet op elk moment. De werknemer kan de elektronische overhandiging weigeren, vóór of na de eerste elektronische loonfiche, op een manier die een vaste datum verleent. De terugkeer naar papier gaat zo snel mogelijk in, en uiterlijk drie maanden na de kennisgeving.
• Langdurige beschikbaarheid. De werkgever garandeert de beschikbaarheid van de elektronische loonfiches ofwel gedurende 50 jaar, ofwel tot de werknemer de leeftijd van de verplichte pensionering plus zes jaar heeft bereikt. De werknemer moet op elk moment al zijn loonfiches kunnen terughalen, eenvoudig en in een gangbaar formaat. Als de dienst stopt, worden de gebruikers minstens drie maanden vooraf verwittigd.
• Toegang via het persoonlijk activiteitenaccount. De elektronische loonfiches moeten raadpleegbaar zijn via de onlinedienst van het compte personnel d'activité (CPA).
• Integriteit en vertrouwelijkheid. De overhandiging moet gebeuren onder voorwaarden die de integriteit en de vertrouwelijkheid van de gegevens waarborgen.

Deze vereisten worden doorgaans verzekerd door je loonsoftware of door een gespecialiseerde digitale kluis. Shyfter vervangt die niet: het biedt je werknemers een eenvoudige en beveiligde toegang tot een kopie van hun loonfiches.

Je controlepunten

Voordat je de loonfiches in Shyfter aanbiedt, controleer je of:

1. De wettelijke overhandiging georganiseerd is: je sociaal secretariaat, je loonsoftware of een archiveringsdienstverlener verzorgt de conforme elektronische overhandiging, of je overhandigt de fiche op papier.
2. Je medewerkers geïnformeerd zijn: schriftelijk akkoord in België, voorafgaande informatie met vaste datum in Frankrijk, en vermelding in het arbeidsreglement in België.
3. Weigeringen gerespecteerd worden: een medewerker die de elektronische overhandiging weigert, krijgt zijn loonfiche op papier, ook al blijft er een kopie raadpleegbaar in Shyfter.
4. De e-mailadressen up-to-date zijn: de openingscode wordt naar het e-mailadres van het profiel van de medewerker gestuurd. Een verkeerd adres belet hem zijn fiches te openen.
5. De toegang beperkt is: enkel de personen die het nodig hebben, beschikken over de optie Kan de loonfiches beheren.
6. Vertrekken voorbereid worden: vergewis je er vóór de deactivering van een medewerker van dat hij zijn loonfiches via het wettelijke kanaal heeft, want daarna kan hij niet meer inloggen op Shyfter.

Als een medewerker het betwist

Als een medewerker vindt dat hij zijn loonfiches niet volgens de regels ontvangen heeft, of het elektronische formaat weigert:

• Bezorg hem zijn fiches via het wettelijke kanaal: op papier of via toegang tot het archief van je sociaal secretariaat of je loonsoftware.
• Respecteer zijn keuze: in België kan hij na het lopende kalenderjaar terugkeren naar papier; in Frankrijk kan hij zich op elk moment verzetten.
• Neem contact op met je sociaal secretariaat of je loonadministratie: zij hebben de originelen en kunnen je begeleiden in de juridische aspecten.

Voor elke vraag over de werking van loonfiches in Shyfter staat ons supportteam klaar via de chat in de app.