De overurentellers configureren

De overurenteller meet automatisch, week na week, het verschil tussen wat een medewerker had moeten presteren en wat hij werkelijk gedaan heeft. Hij voedt de urenbalans (overuren of recuperatie) die je terugvindt in zijn fiche en in de mobiele app. Opdat deze berekening klopt, zijn er drie dingen nodig: de module activeren op het niveau van het account, de gegevens van de medewerker correct invullen en zijn berekeningsmethode kiezen. Dit artikel beschrijft het volledige traject, scherm per scherm en pop-up per pop-up.

Overzicht van het traject

1. Op het niveau van het account: de overurentellers activeren en de terugvalwaarden instellen.
2. Op het niveau van de medewerker: zijn contractuele gegevens aanvullen en zijn berekeningsbasis kiezen.
3. Dagelijks: de teller lezen, het detail van een week openen, exporteren en indien nodig het saldo corrigeren met een handmatige aanpassing.

Stap 1: de module activeren op het niveau van het account

Ga naar Instellingen ⚙️ → HR → Instellingen, sectie Instellingen voor overuren, afwezigheden en basisuren.

• De overurentellers activeren: de schakelaar die de automatische berekening voor het hele account in gang zet. Zolang die uitgeschakeld is, wordt geen enkele teller berekend.
• Uren werkdagen standaard: de waarden (uren en aantal wekelijkse werkdagen) die als terugval gebruikt worden wanneer het systeem deze informatie niet in het profiel van een medewerker vindt. Ze dienen om het aantal dagelijkse werkuren te berekenen.
• Afwezigheidstellers weergeven in: kies of je de afwezigheidstellers in dagen of in uren weergeeft. Je kunt deze modus op elk moment wijzigen, maar dan moet je de reeds ingevoerde waarden handmatig aanpassen.
• Volledige verlofdag: vanaf een bepaald aantal uren beschouwt Shyfter een verlofdag als een volledige dag.
• Resetmaand van de afwezigheidstellers: de maand vanaf wanneer de afwezigheidstellers weer op nul vertrekken (verlofperiode).

Klik op Bewaren. Zodra de module actief is, worden de instellingen die eigen zijn aan elke medewerker beschikbaar in zijn fiche.

Stap 2: de gegevens van de medewerker invullen

Open de fiche via Team → Gebruikers, selecteer de medewerker en ga naar zijn profiel. Twee zones interesseren ons: de contractuele gegevens en de berekeningsmethode.

De contractuele gegevens (HR-instellingen)

Dit zijn de cijfermatige waarden die als referentie voor de berekening dienen:

• Gepresteerde dagen per week: het aantal wekelijkse werkdagen voorzien in het contract (bijvoorbeeld 5). Dient om een wekelijkse norm om te zetten naar een dagelijkse norm.
• Aantal uren per week: het contractuele weekvolume (bijvoorbeeld 38). Dat is de centrale referentie wanneer de berekeningsbasis op de profielgegevens steunt.
• Urenlimiet op het jaar en Urenlimiet per kwartaal: plafonds, onder meer nuttig voor statuten met quota (studenten).

Deze twee waarden zijn onmisbaar: zonder het aantal uren per week en het aantal gepresteerde dagen kan het systeem het dagvolume niet berekenen en valt het terug op de standaardwaarden die in stap 1 gedefinieerd zijn.

De berekeningsbasis kiezen

Nog steeds in het profiel, in de HR-sectie, sturen twee vervolgkeuzemenu's de methode aan.

Het eerste, Berekeningsmethode van de arbeidstijd, geeft aan of men vertrekt van de geplande uren of van de geregistreerde uren.

Het tweede, Berekeningsbasis van de overuren, bepaalt waarmee Shyfter de uren vergelijkt om een overschrijding op te sporen. De opties zijn gegroepeerd in drie families, elk met een gekleurd label:

Verschil (groen label)

• Verschil tussen gepland en geregistreerd: vergelijkt de geplande shifts rechtstreeks met de werkelijk geregistreerde uren, zonder referentie naar het contract. Alleen beschikbaar als je zowel de planning als de tijdsregistratie hebt.

Planning (blauw label): de geplande shifts worden vergeleken met een contractuele referentie.

• Uurroostermodel: vergelijking met het uurroostermodel van de medewerker. Verschijnt enkel als er een uurroostermodel op hem toegepast werd.
• Contracturen: vergelijking met het aantal uren dat in zijn contract ingeschreven staat. Verschijnt enkel als de module Contracten actief is.
• Profielgegevens: vergelijking met het aantal uren per week dat in zijn contractuele gegevens ingevoerd is. Altijd beschikbaar.

Tijdsregistratie (rood label): dezelfde logica, maar toegepast op de werkelijk geregistreerde uren.

• Uurroostermodel, Contracturen, Profielgegevens: dezelfde definities als hierboven, berekend op de tijdsregistratie.

Kies volgens je beheer: het verschil gepland/geregistreerd om de planningsverschillen strikt op te volgen, een contractuele basis (contract, model, profiel) om het verschil ten opzichte van de contractnorm te meten. Eindig met Bewaren.

Vanaf wanneer de berekening start

Het vertrekpunt hangt af van de gekozen basis:

• Profielgegevens: vanaf het toevoegen van de medewerker in Shyfter.
• Contracturen: bij het begin van het contract.
• Uurroostermodel: op de datum waarop het uurroostermodel toegepast wordt.
• Verschil tussen gepland en geregistreerd: volgens de gegevens die al aanwezig zijn in de planning en de tijdsregistraties.

Stap 3: de teller lezen

Open in de fiche van de medewerker het tabblad Tellers en daarna het subtabblad Overuren. Hier lees je alles.

De hoofding

Bovenaan staat de titel Overuren en recuperatie-uren. Net daaronder herinnert de vermelding Berekeningsbasis aan de actieve methode(s), in de vorm van gekleurde labels (blauw voor Planning, rood voor Tijdsregistratie, groen voor Verschil). Als er voor het lopende jaar al recuperatie-uren gepland zijn, geeft een badge Recuperatie-uren reeds gepland dit aan.

Rechts vind je twee knoppen:

• Downloaden: exporteert het detail van de teller in Excel-formaat.
• De rode vernieuwingsknop (synchronisatie-icoon): forceert een onmiddellijke herberekening, handig na een wijziging van contract, van parameters of van planning.

De evolutiegrafiek

Onder de hoofding toont een grafiek de evolutie van het cumulatief totaal van de teller in de tijd. De weken met een handmatige aanpassing worden er met een specifieke markering aangeduid, om de correcties in één oogopslag te herkennen.

De tabel week per week

De tabel lijst elke week op met:

• Datum: de betrokken week (weeknummer en datumbereik).
• Gepland: het totaal van de geplande uren van de week.
• Tijdsregistratie: het geregistreerde totaal. Een waarschuwingsicoon signaleert een registratie zonder geplande shift.
• Contract: de weerhouden contractuele referentie voor de week.
• Balans: het verschil van de week (positief = overuren, negatief = verschuldigde uren).
• Totaal: het cumulatieve saldo tot aan die week.

De weken met recuperatie verschijnen gemarkeerd. Klik op een regel om het detail van de week te openen.

Het detail van een week (pop-up)

Een klik op een week opent een venster met het detail dag per dag van die week.

De tabel neemt elke dag over, en onderaan komen samenvattingsregels bij:

• Gewerkte uren: het werkelijk gepresteerde totaal van de week.
• Afwezigheidsuren: de afwezigheidsuren van de week (weergegeven als ze bestaan).
• Recuperatie-uren: de recuperatie-uren van de week (weergegeven als ze bestaan).
• Totaal op contract X u / week: de contractuele referentienorm voor de week.

Als de lopende week nog niet afgelopen is, geeft een bericht aan dat de gedetailleerde dagelijkse berekening nog niet beschikbaar is.

De teller handmatig bijstellen (pop-up)

Het gebeurt dat een saldo handmatig gecorrigeerd moet worden (overname van een oude teller, regularisatie, bijzondere afspraak). Vanuit de tabel opent de aanpassingsactie op een week het venster De teller aanpassen.

Het bevat:

• Aanpassing (in uren): twee velden, het ene voor de uren, het andere voor de minuten. De waarde kan positief zijn (bij het saldo optellen) of negatief (aftrekken).
• Opmerking: een verplicht veld om de aanpassing te verantwoorden. Het bewaart een spoor van de reden van de correctie.

Bevestig met Bewaren. De aanpassing wordt toegepast op het saldo en de week wordt met een markering aangeduid op de evolutiegrafiek. Om terug te keren verwijdert de verwijderactie de aanpassing na een bevestigingsvraag.

De andere subtabbladen van Tellers

Naast Overuren biedt het tabblad Tellers, afhankelijk van je configuratie:

• Balans: de balans van de tellers van de medewerker.
• Aanhangsel: de opvolging van de contractaanhangsels.
• Gepresteerde uren en Afwezigheden: het detail van de gewerkte uren en de afwezigheden.

Goede praktijken en valkuilen om te vermijden

• Vul altijd de uren en de dagen per week in in het profiel: zonder die valt de berekening terug op de standaardwaarden van het account, wat de norm vervalst.
• Voordat je het aantal uren per week wijzigt van een medewerker die al lopende tellers heeft, hou er rekening mee dat de balans op de nieuwe basis herberekend zal worden. Gebruik een gedocumenteerde handmatige aanpassing om een vertrekwaarde vast te zetten, in plaats van alles opnieuw te laten berekenen.
• De lopende week is niet definitief: het dagelijkse detail verschijnt pas zodra de week afgelopen is.
• Na een correctie (tijdsregistratie, contract, parameter), klik op de vernieuwingsknop om het resultaat onmiddellijk te zien, in plaats van op de automatische herberekening te wachten.