Configurar los contadores de horas extra

El contador de horas extra mide automáticamente, semana tras semana, la diferencia entre lo que un colaborador debería haber trabajado y lo que realmente ha hecho. Alimenta el balance de horas (extra o de recuperación) que encuentra en su ficha y en la aplicación móvil. Para que este cálculo sea correcto, hacen falta tres cosas: activar el módulo a nivel de la cuenta, rellenar correctamente los datos del colaborador y elegir su método de cálculo. Este artículo detalla todo el recorrido, pantalla por pantalla y ventana por ventana.

Visión de conjunto del recorrido

1. A nivel de la cuenta: activar los contadores de horas extra y ajustar los valores de reserva.
2. A nivel del colaborador: completar sus datos contractuales y elegir su base de cálculo.
3. En el día a día: leer el contador, abrir el detalle de una semana, exportar, y corregir el saldo mediante un ajuste manual si es necesario.

Etapa 1: activar el módulo a nivel de la cuenta

Diríjase a Ajustes ⚙️ → RR. HH. → Ajustes, sección Ajustes de las horas extra, ausencias y horas de base.

• Activar los contadores de horas extra: el interruptor que pone en marcha el cálculo automático para toda la cuenta. Mientras esté desactivado, no se calcula ningún contador.
• Horas días de trabajo por defecto: los valores (horas y número de días de trabajo semanales) utilizados como reserva cuando el sistema no encuentra esta información en el perfil de un colaborador. Sirven para calcular el número de horas de trabajo diario.
• Mostrar los contadores de ausencias en: elija mostrar los contadores de ausencias en días o en horas. Puede cambiar este modo en cualquier momento, pero deberá entonces adaptar manualmente los valores ya registrados.
• Jornada de vacaciones completa: a partir de un cierto número de horas, Shyfter considera un día de vacaciones como una jornada completa.
• Mes de reinicio de los contadores de ausencias: el mes a partir del cual los contadores de ausencias vuelven a cero (período de vacaciones).

Haga clic en Guardar. Una vez el módulo activo, los ajustes propios de cada colaborador quedan disponibles en su ficha.

Etapa 2: rellenar los datos del colaborador

Abra la ficha a través de Equipo → Usuarios, seleccione el colaborador, luego vaya a su perfil. Dos zonas nos interesan: los datos contractuales y el método de cálculo.

Los datos contractuales (Ajustes RR. HH.)

Son los valores numéricos que sirven de referencia para el cálculo:

• Días trabajados por semana: el número de días de trabajo semanales previstos en el contrato (por ejemplo, 5). Sirve para reducir una norma semanal a una norma diaria.
• Número de horas por semana: el volumen semanal contractual (por ejemplo, 38). Es la referencia central cuando la base de cálculo se apoya en los datos de perfil.
• Límite de horas al año y Límite de horas por trimestre: unos topes, útiles especialmente para los estatus con cuota (estudiantes).

Estos dos valores son indispensables: sin el número de horas por semana y el número de días trabajados, el sistema no puede calcular el volumen diario y recurre a los valores por defecto definidos en la etapa 1.

Elegir la base de cálculo

Siempre en el perfil, en la sección RR. HH., dos menús desplegables gobiernan el método.

El primero, Método de cálculo del tiempo de trabajo, indica si se parte de las horas planificadas o de las horas fichadas.

El segundo, Base de cálculo de las horas extra, determina con qué compara Shyfter las horas para detectar un exceso. Las opciones se agrupan en tres familias, cada una con una etiqueta de color:

Diferencia (etiqueta verde)

• Diferencia entre planificado y fichado: compara directamente los shifts planificados con las horas realmente fichadas, sin referencia al contrato. Disponible únicamente si dispone a la vez del horario y del fichaje.

Horario (etiqueta azul): los shifts planificados se comparan con una referencia contractual.

• Modelo de horarios: comparación con el modelo de horario del colaborador. Solo aparece si se le ha aplicado un modelo de horario.
• Horas Contrato: comparación con el número de horas inscrito en su contrato. Solo aparece si el módulo Contratos está activo.
• Datos de perfil: comparación con el número de horas por semana registrado en sus datos contractuales. Siempre disponible.

Fichaje (etiqueta roja): misma lógica, pero aplicada a las horas realmente fichadas.

• Modelo de horarios, Horas Contrato, Datos de perfil: mismas definiciones que arriba, calculadas sobre el fichaje.

Elija según su gestión: la diferencia planificado/fichado para seguir estrictamente las desviaciones del horario, una base contractual (contrato, modelo, perfil) para medir la diferencia respecto a la norma del contrato. Termine con Guardar.

A partir de cuándo arranca el cálculo

El punto de partida depende de la base elegida:

• Datos de perfil: desde que se añade al colaborador en Shyfter.
• Horas Contrato: al inicio del contrato.
• Modelo de horarios: en la fecha de aplicación del modelo de horario.
• Diferencia entre planificado y fichado: según los datos ya presentes en el horario y los fichajes.

Etapa 3: leer el contador

En la ficha del colaborador, abra la pestaña Contadores, luego la subpestaña H. Extra (Horas extra). Es aquí donde se lee todo.

El encabezado

Arriba, el título Horas extra y de recuperación. Justo debajo, la mención Base de cálculo recuerda el o los métodos activos, en forma de etiquetas de color (azul para Horario, rojo para Fichaje, verde para Diferencia). Si ya hay horas de recuperación planificadas para el año en curso, una insignia Horas de recuperación ya planificadas lo indica.

A la derecha, dos botones:

• Descargar: exporta el detalle del contador en formato Excel.
• El botón rojo de actualización (icono de sincronización): fuerza un recálculo inmediato, útil tras una modificación de contrato, de configuración o de horario.

El gráfico de evolución

Bajo el encabezado, un gráfico muestra la evolución del total acumulado del contador a lo largo del tiempo. Las semanas que contienen un ajuste manual se señalan con un marcador específico, para localizar de un vistazo las correcciones.

La tabla semana a semana

La tabla lista cada semana con:

• Fecha: la semana correspondiente (número de semana y rango de fechas).
• Planificado: el total de las horas planificadas de la semana.
• Fichaje: el total fichado. Un icono de advertencia señala un fichaje sin shift planificado.
• Contrato: la referencia contractual retenida para la semana.
• Balance: la diferencia de la semana (positiva = horas extra, negativa = horas adeudadas).
• Total: el saldo acumulado hasta esa semana.

Las semanas que contienen recuperación aparecen resaltadas. Haga clic en una línea para abrir el detalle de la semana.

El detalle de una semana (ventana)

Un clic en una semana abre una ventana con el detalle día a día de esa semana.

La tabla recoge cada día, y unas líneas de síntesis se añaden en la parte inferior:

• Horas trabajadas: el total realmente trabajado en la semana.
• Horas de ausencias: las horas de ausencia de la semana (mostradas si existen).
• Horas de recuperación: las horas de recuperación de la semana (mostradas si existen).
• Total sobre contrato X h / semana: la norma contractual de referencia para la semana.

Si la semana en curso no ha terminado, un mensaje indica que el cálculo diario detallado aún no está disponible.

Ajustar manualmente el contador (ventana)

A veces un saldo debe corregirse a mano (traspaso de un contador antiguo, regularización, acuerdo particular). Desde la tabla, la acción de ajuste sobre una semana abre la ventana Ajustar el contador.

Contiene:

• Ajuste (en hora): dos campos, uno para las horas, otro para los minutos. El valor puede ser positivo (añadir al saldo) o negativo (retirar).
• Comentario: un campo obligatorio para justificar el ajuste. Conserva un rastro del motivo de la corrección.

Valide con Guardar. El ajuste se aplica al saldo y la semana queda marcada con una señal en el gráfico de evolución. Para deshacer, la acción de eliminación retira el ajuste tras una solicitud de confirmación.

Las otras subpestañas de Contadores

Junto a H. Extra, la pestaña Contadores ofrece según su configuración:

• Balance general: el balance de los contadores del colaborador.
• Anexo: el seguimiento de los anexos al contrato.
• Horas trabajadas y Ausencias: el detalle de las horas trabajadas y de las ausencias.

Buenas prácticas y trampas a evitar

• Rellene siempre las horas y los días por semana en el perfil: sin ellos, el cálculo recurre a los valores por defecto de la cuenta, lo que falsea la norma.
• Antes de cambiar el número de horas por semana de un colaborador que ya tiene contadores en curso, tenga presente que el balance se recalculará sobre la nueva base. Utilice un ajuste manual documentado para congelar un saldo de partida en lugar de dejar que todo se recalcule.
• La semana en curso no es definitiva: su detalle diario solo aparece una vez terminada la semana.
• Tras una corrección (fichaje, contrato, parámetro), haga clic en el botón de actualización para ver el resultado inmediatamente en lugar de esperar el recálculo automático.