De DPAE (Frankrijk)

De DPAE (Déclaration préalable à l'embauche) is de Franse verplichting om een werknemer bij de URSSAF aan te geven vóór zijn eerste werkdag. Shyfter centraliseert deze aangiftes: je ziet welke nog te doen zijn, welke verstuurd, gevalideerd of geweigerd zijn, en je kunt er manueel aanmaken. Het scherm bevindt zich in Documenten → DPAE; het betreft de Franse accounts (in België vervult de Dimona die rol).

Vereiste: de DPAE-instellingen invullen

Voordat je DPAE's kunt versturen, moeten de gegevens van je vestiging ingevuld zijn. Zolang er iets ontbreekt, verschijnt bovenaan de pagina een banner "DPAE-instellingen onvolledig" die aangeeft wat er nog ingevuld moet worden (bijvoorbeeld APE/NAF-code en URSSAF-code). De knop De DPAE-instellingen openen brengt je rechtstreeks naar het configuratiescherm (Instellingen ⚙️ → HR → DPAE: URSSAF-integratie, automatische verzending, SIRET, APE/NAF-code, URSSAF-code, code arbeidsgeneeskunde).

De lijst met aangiftes

Elke regel komt overeen met een DPAE en toont:

• Werknemer: de betrokken persoon.
• Startdatum contract: de aangegeven start datum en -uur.
• Type contract: bijvoorbeeld CDI.
• Status: de staat van de aangifte (bijvoorbeeld Gevalideerd of Geweigerd).
• Urgentie: het urgentieniveau (bijvoorbeeld Verlopen als de termijn voorbij is).
• Ingediend door: de referentie van de verzending.

Bovenaan maken filters op Status, op Urgentie en een zoekfunctie het mogelijk om bijvoorbeeld te focussen op de geweigerde aangiftes die je moet corrigeren of de aanwervingen waarvan de termijn verstreken is.

Een DPAE aanmaken

De knop Een DPAE aanmaken opent een paneel:

• Gebruiker: de aan te geven medewerker (verplicht). Zijn fiche moet de nodige gegevens bevatten (identiteit, geboortedatum, NSS, adres...).
• Startdatum en Startuur: verplicht.
• Einddatum: facultatief (afhankelijk van het type contract).
• Type contract: bijvoorbeeld CDI (verplicht).
• Uren/week: het wekelijkse volume.

Bevestig met Bewaren. Als de DPAE-instellingen niet volledig zijn, blijft de waarschuwingsbanner zichtbaar en kan de verzending niet slagen zolang de ontbrekende codes niet zijn ingevuld.

Het detail van een DPAE

Een klik op een aangifte opent haar detail, in drie blokken:

• Werkgever: SIRET, naam, adres, postcode, stad, APE-code.
• Werknemer: voornaam, naam, geboortedatum, NSS, adres, postcode, stad, e-mail, telefoon.
• Informatie over de aangifte: startdatum, einddatum, type contract, uren/week.

Onderaan drie acties: Verwijderen, Bewerken en De APE-code opnieuw controleren (nuttig als de APE-code nog niet is opgehaald of opnieuw gevalideerd moet worden).

De e-mailmeldingen

Je hoeft de pagina niet voortdurend in de gaten te houden: zodra de URSSAF een antwoord terugstuurt, verstuurt Shyfter een meldings-e-mail naar het voor je account geconfigureerde adres. Twee gevallen:

• DPAE aanvaard: de e-mail heeft als onderwerp "DPAE Acceptée - [naam van de werknemer]" en bevestigt dat de aangifte is doorgegaan.
• DPAE geweigerd: het onderwerp wordt "DPAE Refusée - [naam van de werknemer]", en de e-mail geeft de anomalieën weer die de URSSAF heeft teruggestuurd, dat wil zeggen de uitleg over de reden van de weigering. Het of de antwoordbestand(en) (XML) van de URSSAF worden bij de e-mail gevoegd.

Diezelfde anomalieën worden ook op de aangifte geregistreerd en zijn zichtbaar in haar detail, waardoor je de fout kunt begrijpen en corrigeren.

Een geweigerde DPAE corrigeren

Bij een weigering open je het detail: de anomalieën geven het betrokken gegeven aan (vaak een vestigingscode zoals de APE-code, of een gegeven uit het profiel van de werknemer). Corrigeer het en verstuur de aangifte opnieuw. De knop De APE-code opnieuw controleren is nuttig wanneer de weigering voortkomt uit een ontbrekende of nog niet gevalideerde APE-code.