Les DPAE (France)

La DPAE (Déclaration préalable à l'embauche) est l'obligation française de déclarer un salarié auprès de l'URSSAF avant son premier jour de travail. Shyfter centralise ces déclarations : vous voyez lesquelles sont à faire, parties, validées ou refusées, et vous pouvez en créer à la main. L'écran se trouve dans Documents → DPAE ; il concerne les comptes français (en Belgique, c'est la Dimona qui joue ce rôle).

Prérequis : compléter les paramètres DPAE

Avant de pouvoir envoyer des DPAE, vos informations d'établissement doivent être renseignées. Tant qu'il en manque, un bandeau « Paramètres DPAE incomplets » s'affiche en haut de la page et précise ce qui reste à compléter (par exemple Code APE/NAF et Code URSSAF). Le bouton Ouvrir les paramètres DPAE vous amène directement à l'écran de configuration (Paramètres ⚙️ → RH → DPAE : intégration URSSAF, envoi automatique, SIRET, code APE/NAF, code URSSAF, code médecine du travail).

La liste des déclarations

Chaque ligne correspond à une DPAE et affiche :

• Salarié : la personne concernée.
• Date début contrat : la date et l'heure de début déclarées.
• Type de contrat : par exemple CDI.
• Statut : l'état de la déclaration (par exemple Validée ou Refusée).
• Urgence : le niveau d'urgence (par exemple Dépassée si le délai est passé).
• Soumis par : la référence de l'envoi.

En haut, des filtres par Statut, par Urgence et une recherche permettent de cibler, par exemple, les déclarations refusées à corriger ou les embauches dont le délai est dépassé.

Créer une DPAE

Le bouton Créer une DPAE ouvre un panneau :

• Utilisateur : le collaborateur à déclarer (obligatoire). Sa fiche doit contenir les données nécessaires (identité, date de naissance, NSS, adresse...).
• Date de début et Heure de début : obligatoires.
• Date de fin : facultative (selon le type de contrat).
• Type de contrat : par exemple CDI (obligatoire).
• Heures/semaine : le volume hebdomadaire.

Validez avec Sauvegarder. Si les paramètres DPAE ne sont pas complets, le bandeau d'avertissement reste visible et l'envoi ne pourra pas aboutir tant que les codes manquants ne sont pas renseignés.

Le détail d'une DPAE

Un clic sur une déclaration ouvre son détail, en trois blocs :

• Employeur : SIRET, nom, adresse, code postal, ville, code APE.
• Employé : prénom, nom, date de naissance, NSS, adresse, code postal, ville, email, téléphone.
• Informations sur la déclaration : date de début, date de fin, type de contrat, heures/semaine.

En bas, trois actions : Supprimer, Modifier et Revérifier le code APE (utile si le code APE n'a pas encore été récupéré ou doit être revalidé).

Les notifications par email

Vous n'avez pas besoin de surveiller la page en permanence : dès que l'URSSAF renvoie une réponse, Shyfter envoie un email de notification à l'adresse configurée pour votre compte. Deux cas :

• DPAE acceptée : l'email a pour objet « DPAE Acceptée - [nom du salarié] » et confirme que la déclaration est passée.
• DPAE refusée : l'objet devient « DPAE Refusée - [nom du salarié] », et l'email détaille les anomalies renvoyées par l'URSSAF, c'est-à-dire l'explication du motif de rejet. Le ou les fichiers de retour (XML) de l'URSSAF sont joints à l'email.

Ces mêmes anomalies sont aussi enregistrées sur la déclaration et visibles dans son détail, ce qui vous permet de comprendre l'erreur et de corriger.

Corriger une DPAE refusée

En cas de refus, ouvrez le détail : les anomalies indiquent la donnée en cause (souvent un code d'établissement comme le code APE, ou une information du profil du salarié). Corrigez-la, puis renvoyez la déclaration. Le bouton Revérifier le code APE est utile lorsque le rejet vient d'un code APE manquant ou non encore validé.