De weergave van de tijdsregistraties

De pagina Tijdsregistratie bundelt de uren die je medewerkers werkelijk hebben gepresteerd. Waar de planning toont wat voorzien was, tonen de tijdsregistraties wat er gebeurd is: aankomstuur, vertrekuur, pauzes. Het is de basis voor de controle van de prestaties en de voorbereiding van de loonverwerking.

Het scherm bevindt zich in het menu Tijdsregistratie.

Navigeren door de tijdsregistraties

De pagina is georganiseerd per week, met één kolom per dag. Elke rij komt overeen met een medewerker en toont zijn tijdsregistraties van de dag. Je wisselt van week met de datumkiezer bovenaan de pagina.

Op elk tijdsregistratievak lees je in één oogopslag de drie sleutelgegevens van het tijdsblok: de totale tijd (van aankomst tot vertrek), de pauze (met het onderscheid tussen betaalde en onbetaalde pauze) en het totaal gepresteerd (de werkelijke werktijd, eenmaal de onbetaalde pauzes afgetrokken).

Als je vestiging opgedeeld is in secties, kun je de weergave filteren op een bepaalde sectie om enkel de betrokken medewerkers te zien.

Een medewerker zoeken

Het zoekveld filtert de lijst op naam. Handig wanneer het team groot is en je de tijdsregistratie van één bepaalde persoon wilt controleren.

Een tijdsregistratie aanmaken

Met de knop Een tijdsregistratie aanmaken kun je handmatig een tijdsregistratie toevoegen, bijvoorbeeld wanneer een medewerker vergeten is te klokken of heeft gewerkt zonder te badgen. Je vult dan de medewerker, de datum en de betrokken uren in.

Een tijdsregistratie wijzigen

Door op een tijdsregistratie te klikken, open je het wijzigingsvenster: je kunt de uren, de pauzes, de sectie en de competenties aanpassen, er een shift aan koppelen, enzovoort. Hier geldt een belangrijke regel: elke wijziging vereist een verplichte opmerking. Je kunt geen wijziging opslaan zonder te verantwoorden waarom je de tijdsregistratie corrigeert. Zo blijft er een duidelijk spoor van elke handmatige ingreep, nuttig bij een controle of een vraag van de medewerker over zijn uren.

Verder gaan

Deze weergave is het toegangspunt voor de opvolging van de tijdsregistraties. Van daaruit zijn verschillende fijnere acties mogelijk, elk beschreven in een eigen artikel: de tijdsregistraties valideren vóór de loonverwerking, een tijdsregistratie toevoegen, wijzigen of verwijderen, de pauzes beheren, de oorsprong van een tijdsregistratie herkennen (mobiel, tablet of handmatig), een vrije tijdsregistratie aan een shift koppelen, of nog de tijdsregistraties weergeven als uurrooster om ze te vergelijken met de voorziene planning.

De tijdsregistraties voeden rechtstreeks de prestatiefiches en de exports naar het sociaal secretariaat. Het is dus beter om ze regelmatig te controleren en te valideren dan te wachten tot het einde van de loonperiode.