Instellingen van het aanklokken

Deze pagina verzamelt alle regels die bepalen hoe je medewerkers aanklokken en hoe Shyfter een ruwe aanklokking omzet in bruikbare uren voor de loonverwerking. Ga naar Instellingen ⚙️ → Aanklokken → Instellingen. Elke instelling is een schakelaar (of een veld) die je activeert en dan bewaart met Bewaren.

Algemeen

• Het dashboard "Aanklokken" activeren: vervangt je startdashboard door een pagina gericht op het aanklokken (kaart, personeel dat momenteel aangeklokt is, enz.). Te activeren als de opvolging van het aanklokken in realtime je prioriteit is bij het openen van Shyfter. Het dashboard blijft toegankelijk door op het Shyfter-logo linksboven te klikken.
• Aanklokken buiten de uurroostervakken toelaten: je medewerkers kunnen aanklokken zelfs zonder geplande shift. Men spreekt dan van vrije aanklokkingen. Nuttig als je teams soms werken zonder vooraf ingepland te zijn.
• De aanklokkingen buiten de uurroostervakken automatisch goedkeuren: standaard moet een vrije aanklokking manueel goedgekeurd worden voordat ze in aanmerking wordt genomen. Activeer deze optie zodat ze automatisch gevalideerd worden. Voorbehouden aan organisaties die de vrije aanklokkingen vertrouwen zonder voorafgaande controle.
• Bij vergetelheid, de aanklokkingen automatisch afsluiten: als een medewerker vergeet zijn vertrek aan te klokken, sluit het systeem de aanklokking zelf af in plaats van ze onbeperkt open te laten. Dat vermijdt de "eindeloze" aanklokkingen die de tellers vertekenen.
• Een icoon tonen als een aanklokking buiten de perimeter van het bedrijf gebeurt: signaleert, in het rapport van de tijdsregistraties, de aanklokkingen die te ver van de werkplek gebeuren (de lokalisatie is indicatief, niet 100% nauwkeurig). Wanneer de optie actief is, verschijnt een veld Aanklokking buiten de toegelaten zone (in km): daar definieer je de straal, in kilometers rond de locatie van de afdeling, waarboven een aanklokking van het icoon wordt voorzien. Handig om aanklokkingen op afstand op te sporen.

Wijziging van de aanklokkingsuren

Deze instellingen ronden het aangeklokte uur automatisch af om te vermijden dat je micro-afwijkingen betaalt (een medewerker die 8 minuten te vroeg badgt, bijvoorbeeld). Je activeert het beginuur en het einduur apart met hun schakelaar, en vinkt daarna de gewenste regels aan. Er bestaan drie regels, aan elke kant:

• Een te vroege aanklokking (of een overschrijding op het einde) terugbrengen: een aanklokking die meer dan X minuten voor het voorziene uur gebeurt (of een einde dat X minuten overschrijdt) wordt tot die drempel teruggebracht. Voorbeeld: drempel 30 min, shift om 9:00, aanklokking om 8:10, het uur wordt teruggebracht tot 8:30. Aan de eindkant: shift om 17:00, aanklokking om 18:12, teruggebracht tot 17:30.
• Het shiftuur gebruiken als de aanklokking binnen een venster valt: als de aanklokking binnen de X minuten voor of na het geplande uur gebeurt, wordt het shiftuur behouden. Voorbeeld: 15 min ervoor, shift om 9:00, aanklokking om 8:50, afgerond tot 9:00 (maar een aanklokking om 8:32 blijft onveranderd omdat ze buiten het venster valt).
• Afronden per stap: rondt de aanklokking naar boven of naar beneden af per schijf van X minuten. Voorbeeld: naar boven, 5 min, aanklokking om 8:23, afgerond tot 8:25.

Deze regels combineren zich om een reële aanklokking om te zetten in een "net" uur dat coherent is met het rooster.

Automatische wijziging van de pauzes bij het aanklokken

• De pauzetijd afronden: rondt de pauzeduur automatisch af, naar boven of naar beneden, per stap van X minuten. Voorbeeld: naar boven, 15 min, een pauze van 23 min wordt 30 min; naar beneden, 5 min, een pauze van 8 min wordt 5 min.
• De pauzetijd van de geplande shift gebruiken: als de werkelijk aangeklokte pauze korter is dan de pauze voorzien in het rooster, behoudt het systeem de geplande pauze. Dat garandeert dat een verplichte pauze wel degelijk afgetrokken wordt, ook al heeft de medewerker ze niet volledig aangeklokt.

Beheer van de pauzes

• De aanklokkingspauzes als "betaalde pauzes" beschouwen: elke pauze die tijdens een aanklokking wordt genomen, wordt als betaalde tijd geteld (dus opgenomen in de bezoldigde uren).
• Automatische pauzes: Shyfter kan zelf een pauze toevoegen als je medewerkers vergeten ze aan te klokken. Elke regel luidt "X minuten pauze na Y werk, betaald of onbetaald" (bijvoorbeeld "20 min na 6u werk, onbetaalde pauze"). De knop Een automatische pauze toevoegen maakt een nieuwe regel aan, en je kan er meerdere definiëren om verschillende duurdrempels te dekken. Het is een eenvoudige manier om de wettelijke pauzes te respecteren, zelfs wanneer ze niet gebadgt worden.

QR-code van de afdeling en pincodes

Onderaan de pagina laat de speciale sectie je toe om de QR-code van de afdeling te downloaden (voor het aanklokken via scan vanuit de applicatie) en de pincodes van de medewerkers te downloaden (voor het aanklokken op de Shyfter POS-tablet). Druk de QR-code af en hang ze op de aanklokkingsplaats; verdeel de pincodes onder de medewerkers die op tablet aanklokken.

De andere aanklokkingsinstellingen zijn gegroepeerd in hun eigen pagina's: Beheer van de kosten (berekening van de kosten op basis van de aanklokking), Shyfter POS (aanklokkingstablet) en Shyfter Staff (aanklokken vanuit de mobiele applicatie), elk beschreven in hun eigen artikel.