Documentinstellingen
Configureer de ondertekening van contracten op mobiel en tablet, de automatische goedkeuring, het groeperen van handtekeningen en de opties voor het documentbeheer.
Contracten ondertekenen op mobiel (Shyfter Staff)
Je medewerkers kunnen hun contracten rechtstreeks ondertekenen via de Shyfter Staff-app op hun smartphone. Handig voor extra's, nieuwkomers of teams op het terrein.
Ga naar Instellingen ⚙️ → Documenten → Shyfter Staff.
Activeer de optie Contracten ondertekenen op Shyfter Staff. De contracten die op ondertekening wachten, verschijnen in de app van de medewerker zodra ze zijn aangemaakt.
Contracten ondertekenen op tablet (Shyfter POS)
Als je liever hebt dat je medewerkers ter plaatse aan het onthaal ondertekenen, activeer je de ondertekening op tablet.
Ga naar Instellingen ⚙️ → Documenten → Shyfter POS.
Activeer de bijbehorende optie. De contracten die op ondertekening wachten, verschijnen op de aankloktablet.
Automatische contracten activeren
Nog steeds in Instellingen ⚙️ → Documenten → Instellingen maakt de optie Automatische contracten activeren de contracten automatisch aan wanneer je je shifts publiceert. Ze werkt enkel als het contracttype ingevuld is in het profiel van de betrokken medewerkers: zonder deze informatie wordt er geen enkel contract gegenereerd.
Automatische goedkeuring van documenten
Standaard moet elk contract dat in Shyfter is aangemaakt, handmatig worden goedgekeurd door een beheerder voordat het naar de medewerker wordt verstuurd ter ondertekening.
Om dit proces te automatiseren, activeer je de optie Documenten en contracten automatisch goedkeuren in Instellingen ⚙️ → Documenten → Instellingen.
Met deze optie wordt elk aangemaakt contract onmiddellijk naar de medewerker verstuurd, zonder tussenkomst van jouw kant.
Handtekeningen groeperen
Als een medewerker meerdere documenten tegelijk moet ondertekenen (contract + arbeidsreglement + bijlage), laat de optie Handtekeningen groeperen hem toe alles in één handeling te ondertekenen, in plaats van document per document.
Activeer deze optie in Instellingen ⚙️ → Documenten → Instellingen om de ondertekeningservaring van je medewerkers te vereenvoudigen.
Als je het documentbeheer van Shyfter nog niet gebruikt, hebben deze opties geen effect zolang er geen documentsjabloon is geconfigureerd. Begin met het aanmaken van je sjablonen in het menu Documenten.