Configurar el enlace con Check-in at Work
Declarar automáticamente la presencia de sus colaboradores a la ONSS: las tres comprobaciones antes de activar el enlace.
Check-in at Work es la obligación belga de registrar la presencia en la obra ante la ONSS. Una vez configurado el enlace, Shyfter envía automáticamente la declaración de presencia en cuanto un colaborador ficha (check-in) y de nuevo al final de su prestación (check-out). Así, ya no tiene que registrar las presencias manualmente en el portal de la seguridad social.
Para que esta transmisión funcione, tres elementos deben estar correctamente cumplimentados. Este artículo detalla cada uno de ellos. Si falta uno, la declaración falla y el administrador de la cuenta recibe una notificación de error.
El enlace Check-in at Work es una opción que debe activarse en su cuenta. Si las pantallas descritas a continuación no aparecen, contacte con el equipo de Shyfter.
1. Cada colaborador debe tener un NISS
El NISS (número de registro nacional) identifica al colaborador ante la ONSS. Sin él, no puede enviarse ninguna declaración.
Abra la ficha de cada colaborador afectado y compruebe que el campo Número de registro nacional (NISS) esté cumplimentado con un número válido. Un colaborador sin NISS provocará un error al fichar, con el mensaje: el número de registro nacional está ausente, complételo en la ficha del colaborador.
Consejo: en los ajustes puede activar el icono que señala un NISS no válido junto al nombre del usuario. Esto le ayuda a detectar de un vistazo las fichas incompletas.
2. El número de declaración debe estar en un atributo «CIAO»
El número de declaración de obras (declaración de obra) se envía a la ONSS mediante un atributo de tipo Lugar. Shyfter busca este número en un campo llamado exactamente CIAO, por lo que es esencial respetar esta denominación.
Para configurarlo:
- Vaya a Ajustes → Atributos → Gestión de atributos.
- Haga clic en Agregar una categoría de atributos.
- Dé un nombre a la categoría (por ejemplo, el nombre de su obra o de sus obras).
- Elija el tipo de atributo Lugar.
- Añada un campo y nómbrelo CIAO. Este campo contendrá el número de declaración.
- Cumplimente también la dirección del lugar: sirve para enviar las coordenadas del lugar de trabajo a la ONSS.
El número de declaración debe tener 13 caracteres, sin guion. Si el formato es incorrecto, la declaración se rechaza y se devuelve un error al administrador.
Una vez creado el atributo, asígnelo al turno (o al fichaje) del colaborador que trabaja en esa obra. Es este vínculo entre el fichaje y el atributo CIAO lo que permite a Shyfter saber qué número de declaración enviar.
3. Para los subcontratistas: el número de empresa en el perfil
Por defecto, la declaración se envía con el número de empresa (IVA) de su sociedad. Cuando un colaborador trabaja como subcontratista, la declaración debe indicar, en cambio, el número de empresa del subcontratista.
Para ello, abra la ficha del colaborador afectado, vaya a la pestaña Parámetros y luego a la sección Check In & Out at Work. Introduzca el número de empresa del subcontratista en el campo IVA subcontratista.
Si este campo está cumplimentado, Shyfter utiliza este número para la declaración de ese colaborador. Si está vacío, se usa el número de empresa de su cuenta.
Resumen de las comprobaciones
Antes de confiar en la transmisión automática, asegúrese de que:
- cada colaborador afectado tenga un NISS válido en su ficha;
- un atributo de tipo Lugar contenga un campo CIAO con el número de declaración (13 caracteres, sin guion), y de que este atributo esté correctamente asignado a los turnos o fichajes correspondientes;
- para los subcontratistas, el campo IVA subcontratista esté cumplimentado en el perfil del colaborador.
Cuando se cumplen estas tres condiciones, la declaración de presencia se envía automáticamente al fichar. Si hay un problema, el administrador de la cuenta recibe una notificación que indica qué debe corregirse.