De koppeling met Check-in at Work instellen

Check-in at Work is de Belgische verplichting om de aanwezigheid op de werf aan te geven bij de RSZ. Zodra de koppeling is ingesteld, stuurt Shyfter de aanwezigheidsaangifte automatisch door zodra een medewerker inklokt (check-in) en opnieuw op het einde van de prestatie (check-out). U hoeft de aanwezigheden dus niet meer handmatig in te geven op het portaal van de sociale zekerheid.

Om deze doorsturing te laten werken, moeten drie elementen correct ingevuld zijn. Dit artikel behandelt ze stuk voor stuk. Ontbreekt er één, dan mislukt de aangifte en krijgt de beheerder van het account een foutmelding.

De koppeling met Check-in at Work is een optie die op uw account moet worden geactiveerd. Verschijnen de hieronder beschreven schermen niet, neem dan contact op met het Shyfter-team.

1. Elke medewerker moet een NISS hebben

Het NISS (rijksregisternummer) identificeert de medewerker bij de RSZ. Zonder dit nummer kan er geen enkele aangifte vertrekken.

Open de fiche van elke betrokken medewerker en controleer of het veld Rijksregisternummer (NISS) correct is ingevuld met een geldig nummer. Een medewerker zonder NISS veroorzaakt een fout bij het inklokken, met de melding: het rijksregisternummer ontbreekt, vul het in via het profiel van de medewerker.

Tip: in de instellingen kunt u het icoon inschakelen dat een ongeldig NISS naast de naam van de gebruiker aangeeft. Zo herkent u onvolledige fiches in één oogopslag.

2. Het aangiftenummer moet in een attribuut "CIAO" staan

Het aangiftenummer van de werken (werfaangifte) wordt naar de RSZ verstuurd via een attribuut van het type Plaats. Shyfter zoekt dit nummer in een veld met exact de naam CIAO, dus het is essentieel deze benaming te respecteren.

Om dit in te stellen:

1. Ga naar Instellingen → Attributen → Attribuutbeheer.
2. Klik op Een categorie van attribuut toevoegen.
3. Geef de categorie een naam (bijvoorbeeld de naam van uw werf of werven).
4. Kies het attribuuttype Plaats.
5. Voeg een veld toe en noem het CIAO. Dit veld bevat het aangiftenummer.
6. Vul ook het adres van de plaats in: dit dient om de coördinaten van de plaats van tewerkstelling naar de RSZ te sturen.

Het aangiftenummer moet 13 tekens bevatten, zonder streepje. Is het formaat onjuist, dan wordt de aangifte geweigerd en krijgt de beheerder een foutmelding.

Zodra het attribuut is aangemaakt, wijst u het toe aan de shift (of aan de prik) van de medewerker die op die werf werkt. Het is deze koppeling tussen de prik en het CIAO-attribuut die Shyfter laat weten welk aangiftenummer verstuurd moet worden.

3. Voor onderaannemers: het ondernemingsnummer in het profiel

Standaard vertrekt de aangifte onder het ondernemingsnummer (btw) van uw bedrijf. Wanneer een medewerker als onderaannemer werkt, moet de aangifte daarentegen het ondernemingsnummer van de onderaannemer vermelden.

Open daarvoor de fiche van de betrokken medewerker, ga naar het tabblad Parameters en vervolgens naar de sectie Check In & Out at Work. Vul het ondernemingsnummer van de onderaannemer in het veld BTW onderaannemer in.

Is dit veld ingevuld, dan gebruikt Shyfter dit nummer voor de aangifte van die medewerker. Is het leeg, dan wordt het ondernemingsnummer van uw account gebruikt.

Overzicht van de controles

Voordat u op de automatische doorsturing rekent, zorg ervoor dat:

• elke betrokken medewerker een geldig NISS in zijn fiche heeft;
• een attribuut van het type Plaats een veld CIAO bevat met het aangiftenummer (13 tekens, zonder streepje), en dat dit attribuut correct toegewezen is aan de betrokken shifts of prikken;
• voor onderaannemers het veld BTW onderaannemer is ingevuld in het profiel van de medewerker.

Wanneer aan deze drie voorwaarden is voldaan, vertrekt de aanwezigheidsaangifte automatisch bij het inklokken. Bij een probleem krijgt de beheerder van het account een melding die aangeeft wat er gecorrigeerd moet worden.