La sincronización con Securex

Si Securex es tu secretaría social, Shyfter se conecta a ella para que solo introduzcas tus datos en un único lugar. Shyfter es la instancia de referencia: los empleados y sus prestaciones van de Shyfter hacia Securex, y Shyfter también puede recuperar los empleados que ya existen en Securex para vincularlos a tus colaboradores. Este artículo explica cómo vincular un empleado importado a un usuario existente, cómo enviar tus prestaciones a Securex, y para qué sirve el copy-contract.

Importar los empleados desde Securex

Ve a Equipo → Colaboradores. Cuando Securex está conectado, aparece un botón Importar desde la secretaría social en la parte superior de la lista. Un clic inicia la recuperación de los empleados que existen en Securex.

La importación crea, para cada empleado, una ficha de colaborador en Shyfter. Cuando un empleado no tiene una dirección de correo electrónico utilizable, o cuando podría corresponder a un colaborador que ya has introducido, Shyfter no lo activa de inmediato: lo coloca en las Inscripciones pendientes, para que decidas qué hacer con él.

Vincular una inscripción pendiente a un usuario existente

Una importación puede crear un duplicado: el empleado ya existe en Shyfter, pero también vuelve desde Securex como una nueva ficha. En lugar de conservar dos perfiles, fusionas la inscripción pendiente con el colaborador existente.

Abre Equipo → Inscripciones pendientes. Cada línea muestra el nombre del empleado, el enlace a su formulario de inscripción, la fecha de creación, la fecha de la última notificación, y una columna de acciones a la derecha.

Existen dos caminos, según el estado de la inscripción.

Mediante las flechas (vincular a un usuario)

En la columna de acciones, haz clic en el icono con forma de flechas (ayuda emergente "Vincular a un usuario"). Se abre una ventana: selecciona en la lista el colaborador existente al que vincular este empleado, y confirma. La nueva información procedente de Securex se fusiona entonces con el usuario que elegiste, y la inscripción pendiente se cierra.

La lista de selección solo propone usuarios reales: las fichas sin una dirección de correo electrónico auténtica y el empleado de la propia inscripción no aparecen en ella.

Mediante "Acción requerida" (introducir el correo electrónico)

Cuando un empleado importado no tiene una dirección de correo electrónico válida, la acción Acción requerida aparece en su línea, señalada con un icono de atención. Haz clic en ella: se abre la ventana Actualizar la dirección de correo electrónico. Introduce la dirección del empleado y guarda.

La dirección es necesaria porque es lo que permite al empleado recibir su invitación y acceder a Shyfter Staff. Una vez introducido el correo electrónico, la inscripción sale de la lista y el empleado puede ser invitado normalmente.

Las demás acciones disponibles

Cuando una inscripción pendiente ya tiene una dirección de correo electrónico válida, su línea ofrece estas acciones:

• Reenviar la invitación (icono de avión de papel): reenvía el correo de invitación al empleado.
• Vincular a un usuario (icono de flechas): la fusión descrita más arriba.
• Ver perfil (icono de lupa): abre la ficha del colaborador.
• Marcar como completado (icono de marca): cierra la inscripción pendiente.

Enviar las prestaciones a Securex

Una vez trabajado el mes, envías las prestaciones a Securex desde Informes → Fichas de prestaciones.

Selecciona primero el periodo correspondiente. Cada colaborador dispone de una ficha de prestaciones que recoge lo planificado, los fichajes y los códigos de prestación calculados. Verifica cada ficha, corrígela si es necesario, y luego haz clic en Validar la ficha. Solo se enviarán las fichas validadas: una ficha no validada queda apartada.

Haz clic a continuación en Generar los archivos de exportación para lanzar el envío. Shyfter te pide que confirmes, luego prepara y transmite las prestaciones validadas a Securex. Si no se ha validado ninguna ficha, Shyfter te avisa ("Ninguna ficha de prestación validada") y no se envía nada.

Una ventana de advertencia te indica cuántas fichas están afectadas respecto al total, lo que te deja una última ocasión de cancelar si aún faltan fichas. El estado Enviado te permite después seguir lo que se ha transmitido correctamente.

Entender el copy-contract

Securex solo puede tratar las prestaciones de un empleado si existe un contrato correspondiente de su lado para el periodo en cuestión. Ahora bien, en el día a día declaras sobre todo Dimonas en Shyfter, no contratos. El copy-contract es el mecanismo que salva esa diferencia automáticamente.

Concretamente, Shyfter toma las Dimonas activas de tus empleados vinculados a Securex y crea en Securex el contrato correspondiente, copiando un contrato existente del empleado como plantilla y adaptándolo a las fechas y las horas de la Dimona. Por lo tanto, no tienes que recrear manualmente cada contrato en la herramienta de Securex: a partir de lo que ya declaras en Shyfter, los contratos se generan por ti.

Algunos puntos útiles que conviene conocer:

• El copy-contract solo funciona para empleados ya vinculados a Securex y que disponen de al menos un contrato de referencia. Es ese contrato el que sirve de plantilla para la copia.
• Para una Dimona de un solo día, debe existir un shift planificado o un fichaje para esa fecha, a fin de que Shyfter sepa qué copiar.
• El tratamiento se ejecuta de forma automática y recurrente sobre las Dimonas recientes. Shyfter evita los duplicados: si un contrato ya cubre el periodo de una Dimona, no se crea ningún contrato nuevo.
• Si una copia de contrato falla, se envía un resumen para que el problema pueda corregirse.

En la práctica, gestionas tus horarios y tus Dimonas como de costumbre en Shyfter: la creación de los contratos en Securex y el envío de las prestaciones validadas se apoyan luego en ello.