De synchronisatie met Securex

Als Securex je sociaal secretariaat is, maakt Shyfter er verbinding mee zodat je je gegevens maar op één plaats hoeft in te voeren. Shyfter is de hoofdinstantie: de medewerkers en hun prestaties gaan van Shyfter naar Securex, en Shyfter kan ook de medewerkers die al bij Securex bekend zijn ophalen om ze aan je medewerkers te koppelen. Dit artikel legt uit hoe je een geïmporteerde medewerker koppelt aan een bestaande gebruiker, hoe je je prestaties naar Securex verstuurt, en waarvoor het copy-contract dient.

Medewerkers importeren uit Securex

Ga naar Team → Medewerkers. Wanneer Securex verbonden is, verschijnt bovenaan de lijst een knop Importeren van het sociaal secretariaat. Eén klik start het ophalen van de medewerkers die bij Securex bekend zijn.

De import maakt voor elke medewerker een medewerkersfiche aan in Shyfter. Wanneer een medewerker geen bruikbaar e-mailadres heeft, of mogelijk overeenkomt met een medewerker die je al hebt ingevoerd, activeert Shyfter hem niet meteen: hij komt terecht bij de Registraties in afwachting, zodat jij beslist wat ermee gebeurt.

Een registratie in afwachting koppelen aan een bestaande gebruiker

Een import kan een dubbel aanmaken: de medewerker bestaat al in Shyfter, maar komt ook vanuit Securex terug als een nieuwe fiche. In plaats van twee profielen te bewaren, voeg je de registratie in afwachting samen met de bestaande medewerker.

Open Team → Registraties in afwachting. Elke regel toont de naam van de medewerker, de link naar zijn inschrijvingsformulier, de aanmaakdatum, de datum van de laatste melding, en een kolom met acties aan de rechterkant.

Er zijn twee wegen, afhankelijk van de status van de registratie.

Via de pijlen (koppelen aan een gebruiker)

Klik in de actiekolom op het icoon met de pijlen (tooltip "Link naar een gebruiker"). Er opent een venster: selecteer in de lijst de bestaande medewerker waaraan je deze medewerker wilt koppelen, en bevestig. De nieuwe informatie die van Securex komt, wordt samengevoegd met de gebruiker die je koos, en de registratie in afwachting wordt afgesloten.

De keuzelijst toont enkel echte gebruikers: fiches zonder echt e-mailadres en de medewerker van de registratie zelf verschijnen er niet in.

Via "Vereiste actie" (het e-mailadres invullen)

Wanneer een geïmporteerde medewerker geen geldig e-mailadres heeft, verschijnt de actie Vereiste actie op zijn regel, aangeduid met een aandachtsicoon. Klik erop: het venster E-mailadres bijwerken opent. Vul het adres van de medewerker in en sla op.

Het adres is nodig omdat het de medewerker toelaat zijn uitnodiging te ontvangen en toegang te krijgen tot Shyfter Staff. Zodra het e-mailadres is ingevuld, verdwijnt de registratie uit de lijst en kan de medewerker normaal worden uitgenodigd.

De andere beschikbare acties

Wanneer een registratie in afwachting al een geldig e-mailadres heeft, biedt de regel deze acties:

• Uitnodiging opnieuw versturen (icoon papieren vliegtuig): verstuurt de uitnodigingsmail opnieuw naar de medewerker.
• Link naar een gebruiker (icoon pijlen): het samenvoegen dat hierboven is beschreven.
• Profiel bekijken (icoon vergrootglas): opent de fiche van de medewerker.
• Markeer als voltooid (icoon vinkje): sluit de registratie in afwachting af.

Prestaties naar Securex versturen

Zodra de maand gewerkt is, verstuur je de prestaties naar Securex via Rapporten → Prestatiefiches.

Selecteer eerst de betrokken periode. Elke medewerker heeft een prestatiefiche met het geplande werk, de prikkingen en de berekende prestatiecodes. Controleer elke fiche, corrigeer indien nodig, en klik dan op Bevestig de fiche. Enkel bevestigde fiches worden verstuurd: een niet-bevestigde fiche blijft terzijde.

Klik daarna op Genereer exportbestanden om het versturen te starten. Shyfter vraagt je om te bevestigen, bereidt vervolgens de bevestigde prestaties voor en verstuurt ze naar Securex. Als er geen enkele fiche is bevestigd, waarschuwt Shyfter je ("Geen goedgekeurde prestaties") en wordt er niets verstuurd.

Een waarschuwingsvenster geeft aan hoeveel fiches betrokken zijn ten opzichte van het totaal, wat je een laatste kans geeft om te annuleren als er nog fiches ontbreken. De status Verstuurd laat je vervolgens opvolgen wat goed is doorgestuurd.

Het copy-contract begrijpen

Securex kan de prestaties van een medewerker alleen verwerken als er aan zijn kant een overeenkomstig contract bestaat voor de betrokken periode. In de dagelijkse praktijk geef je in Shyfter echter vooral Dimona's aan, geen contracten. Het copy-contract is het mechanisme dat dit verschil automatisch overbrugt.

Concreet neemt Shyfter de actieve Dimona's van je met Securex verbonden medewerkers en maakt het overeenkomstige contract aan bij Securex, door een bestaand contract van de medewerker als sjabloon te kopiëren en het aan te passen aan de data en de uren van de Dimona. Je hoeft dus niet elk contract handmatig opnieuw aan te maken in de Securex-tool: op basis van wat je al in Shyfter aangeeft, worden de contracten voor je gegenereerd.

Enkele nuttige punten om te weten:

• Het copy-contract werkt enkel voor medewerkers die al met Securex verbonden zijn en die minstens één referentiecontract hebben. Dat contract dient als sjabloon voor de kopie.
• Voor een Dimona van één dag moet er voor die datum een geplande shift of een prikking bestaan, zodat Shyfter weet wat het moet kopiëren.
• De verwerking gebeurt automatisch en terugkerend op recente Dimona's. Shyfter vermijdt dubbels: als een contract de periode van een Dimona al dekt, wordt er geen nieuw contract aangemaakt.
• Als een contractkopie mislukt, wordt er een overzicht verstuurd zodat het probleem kan worden verholpen.

In de praktijk beheer je je planningen en je Dimona's zoals gewoonlijk in Shyfter: het aanmaken van de contracten bij Securex en het versturen van de bevestigde prestaties bouwen daar vervolgens op voort.