La synchronisation avec Securex

Si Securex est votre secrétariat social, Shyfter s'y connecte pour que vous n'encodiez vos données qu'à un seul endroit. Shyfter est l'instance de référence : les employés et leurs prestations partent de Shyfter vers Securex, et Shyfter peut aussi récupérer les employés déjà présents chez Securex pour les rattacher à vos collaborateurs. Cet article explique comment lier un employé importé à un utilisateur existant, comment envoyer vos prestations à Securex, et à quoi sert le copy-contract.

Importer les employés depuis Securex

Rendez-vous dans Équipe → Collaborateurs. Lorsque Securex est connecté, un bouton Importer depuis le secrétariat social s'affiche en haut de la liste. Un clic lance la récupération des employés présents chez Securex.

L'import crée, pour chaque employé, une fiche collaborateur dans Shyfter. Quand un employé n'a pas d'adresse e-mail exploitable, ou qu'il correspond peut-être à un collaborateur déjà encodé chez vous, Shyfter ne l'active pas tout de suite : il le range dans les inscriptions en attente, pour que vous décidiez quoi en faire.

Lier une inscription en attente à un utilisateur existant

Un import peut créer un doublon : l'employé existe déjà dans Shyfter, mais il revient aussi de Securex sous une nouvelle fiche. Plutôt que de garder deux profils, vous fusionnez l'inscription en attente avec le collaborateur existant.

Ouvrez Équipe → Inscriptions en attente. Chaque ligne reprend le nom de l'employé, le lien vers son formulaire d'inscription, la date de création, la date de dernière notification, et une colonne d'actions à droite.

Deux chemins existent selon l'état de l'inscription.

Via les flèches (lier à un utilisateur)

Dans la colonne d'actions, cliquez sur l'icône en forme de flèches (bulle d'aide « Lier à un utilisateur »). Une fenêtre s'ouvre : sélectionnez dans la liste le collaborateur existant auquel rattacher cet employé, puis confirmez. Les nouvelles informations venues de Securex sont alors fusionnées avec l'utilisateur que vous avez choisi, et l'inscription en attente est clôturée.

La liste de sélection ne propose que des utilisateurs réels : les fiches sans véritable adresse e-mail et l'employé de l'inscription elle-même n'y figurent pas.

Via « Action requise » (renseigner l'e-mail)

Quand un employé importé n'a pas d'adresse e-mail valide, l'action Action requise s'affiche sur sa ligne, signalée par une icône d'attention. Cliquez dessus : la fenêtre Mettre à jour l'adresse e-mail s'ouvre. Saisissez l'adresse de l'employé et enregistrez.

L'adresse est nécessaire parce que c'est elle qui permet à l'employé de recevoir son invitation et d'accéder à Shyfter Staff. Une fois l'e-mail renseigné, l'inscription sort de la liste et l'employé peut être invité normalement.

Les autres actions disponibles

Lorsqu'une inscription en attente possède déjà une adresse e-mail valide, sa ligne propose ces actions :

• Renvoyer l'invitation (icône avion en papier) : renvoie l'e-mail d'invitation à l'employé.
• Lier à un utilisateur (icône flèches) : la fusion décrite plus haut.
• Voir le profil (icône loupe) : ouvre la fiche du collaborateur.
• Marquer comme terminé (icône coche) : clôture l'inscription en attente.

Envoyer les prestations à Securex

Une fois le mois travaillé, vous transmettez les prestations à Securex depuis Rapports → Fiches de prestations.

Sélectionnez d'abord la période concernée. Chaque collaborateur dispose d'une fiche de prestations reprenant le planifié, les pointages et les codes de prestation calculés. Vérifiez chaque fiche, corrigez si besoin, puis cliquez sur Valider la fiche. Seules les fiches validées seront envoyées : une fiche non validée reste de côté.

Cliquez ensuite sur Générer les fichiers d'export pour lancer l'envoi. Shyfter vous demande de confirmer, puis prépare et transmet les prestations validées à Securex. Si aucune fiche n'a été validée, Shyfter vous prévient (« Aucune fiche de prestation validée ») et rien n'est envoyé.

Une fenêtre d'avertissement vous indique combien de fiches sont concernées par rapport au nombre total, ce qui vous laisse une dernière occasion d'annuler si des fiches manquent encore. Le statut Envoyé vous permet ensuite de suivre ce qui a bien été transmis.

Comprendre le copy-contract

Securex ne peut traiter les prestations d'un employé que si un contrat correspondant existe de son côté pour la période concernée. Or, au quotidien, vous déclarez surtout des Dimona dans Shyfter, pas des contrats. Le copy-contract est le mécanisme qui comble cet écart automatiquement.

Concrètement, Shyfter reprend les Dimona actives de vos employés reliés à Securex et crée chez Securex le contrat correspondant, en copiant un contrat existant de l'employé comme modèle et en l'adaptant aux dates et aux heures de la Dimona. Vous n'avez donc pas à recréer manuellement chaque contrat dans l'outil Securex : à partir de ce que vous déclarez déjà dans Shyfter, les contrats sont générés pour vous.

Quelques points utiles à connaître :

• Le copy-contract fonctionne uniquement pour les employés déjà reliés à Securex et disposant d'au moins un contrat de référence. C'est ce contrat qui sert de modèle à la copie.
• Pour une Dimona d'une seule journée, un shift planifié ou un pointage doit exister pour cette date, afin que Shyfter sache quoi copier.
• Le traitement tourne automatiquement et de façon récurrente sur les Dimona récentes. Shyfter évite les doublons : si un contrat couvre déjà la période d'une Dimona, aucun nouveau contrat n'est créé.
• Si une copie de contrat échoue, un récapitulatif est envoyé pour que le problème puisse être corrigé.

En pratique, vous gérez vos plannings et vos Dimona comme d'habitude dans Shyfter : la création des contrats chez Securex et l'envoi des prestations validées viennent ensuite s'appuyer dessus.