Zenchef : planifier votre personnel à partir de vos réservations

Zenchef gère les réservations de votre restaurant. Shyfter gère votre planning. En les connectant, vos couverts réservés arrivent automatiquement dans Shyfter et deviennent une prévision de personnel : vous voyez, heure par heure, combien de personnes il vous faut en salle et en cuisine, et si votre planning suit.

À quoi sert cette intégration

• Planifier au plus juste : le besoin en personnel de chaque heure est calculé à partir des couverts réellement attendus à table, et non plus d'une estimation globale.
• Repérer les sous-effectifs et sureffectifs : le planning et l'AutoPlanning comparent le personnel planifié au personnel nécessaire.
• Suivre votre rentabilité : Shyfter met en regard les couverts réservés, les heures planifiées et les heures pointées, avec un coût par couvert planifié et réel.
• Mieux connaître votre clientèle : no-shows, walk-ins, délai de réservation, personnes par table, canaux de réservation.

Avant de commencer

• Côté Zenchef : l'accès à l'API demande un abonnement Zenchef Grow. Vous aurez besoin de deux informations, affichées dans Zenchef dans Paramètres → Partenaires : le token d'authentification et l'identifiant de votre restaurant.
• Côté Shyfter : sur les formules actuelles, l'intégration est disponible à partir du pack Standard (Standard, Pro et sur mesure). Les comptes sur une ancienne tarification y ont accès sans condition de pack.
• Droits : l'installation et les réglages sont réservés aux administrateurs et aux gestionnaires qui ont le droit de gérer la productivité.

Le token Zenchef est lié au compte utilisateur Zenchef qui l'a généré : il expire si le mot de passe de ce compte change. Pour une connexion stable, demandez au support API de Zenchef un token dédié à un utilisateur technique.

Étape 1 : installer Zenchef dans Shyfter

1. Rendez-vous dans Paramètres → Intégrations, catégorie Productivité.
2. Ouvrez la carte Zenchef et cliquez sur Installer.
3. Renseignez les deux champs :
   • Token Zenchef : collez le token copié depuis Zenchef.
   • Identifiant du restaurant : l'identifiant Zenchef de votre restaurant (restaurantId), affiché dans Zenchef à côté du token.
4. Validez. Si le token ou l'identifiant est incorrect, un message d'erreur s'affiche et l'intégration n'est pas installée.

Dès l'installation, Shyfter importe les 12 derniers mois de réservations. Un bandeau Import de l'historique en cours : x/12 mois indique l'avancement ; les chiffres se complètent au fur et à mesure, sans recharger la page.

Étape 2 : piloter le planning avec vos réservations

Juste après l'installation, Shyfter vous propose de piloter le planning avec vos réservations. Trois réglages sont nécessaires pour que le planning calcule le personnel à partir des couverts Zenchef :

• Besoin en personnel calculé sur : Réservation de tables.
• Prévision de personnel : Sur base des tables.
• Besoin en personnel : des tranches exprimées en couverts (par exemple jusqu'à 20 couverts, 2 personnes), calculées à partir de vos réservations et de vos pointages passés.

Deux options :

• Tout configurer automatiquement : Shyfter applique les deux premiers réglages et calcule les tranches. Votre productivité et vos tranches en chiffre d'affaires ne changent pas. Si l'historique est encore en cours d'import, les tranches sont calculées à la fin de l'import ; s'il n'y a pas assez d'historique de pointages, Shyfter vous le signale et vous définissez les tranches vous-même.
• Le faire moi-même : vous effectuez ces réglages manuellement, dans les écrans décrits plus bas.

Si votre établissement n'a encore aucune tranche de personnel et qu'il est déjà réglé sur les réservations, Shyfter applique automatiquement les tranches calculées à la fin de l'import de l'historique. Des tranches existantes ne sont jamais écrasées.

Étape 3 : reprendre vos services Zenchef

Zenchef connaît vos services (par exemple le midi et le soir). Shyfter vous propose de les reprendre comme créneaux de la vue service du planning :

• Créer les services si vous n'en avez pas encore dans Shyfter.
• Remplacer mes services si vous en avez déjà. Un avertissement vous indique combien de services seront supprimés, y compris ceux liés à une section. Vos shifts ne sont pas modifiés : seul leur regroupement dans la vue service change.
• Garder les miens ou Plus tard pour ne rien changer.

L'heure de fin proposée pour chaque service correspond à la dernière réservation possible plus la durée de table Zenchef pour 4 personnes. Vous pouvez la modifier ensuite dans les paramètres du planning. La vue service du planning est activée au passage.

Ce que Shyfter importe, et quand

• Chaque jour à 5 h : les réservations de la veille aux 14 prochains jours.
• Chaque heure, de 10 h à 23 h : une mise à jour des réservations du jour et du lendemain.
• Les réservations prises en compte : confirmées, arrivées, installées et terminées. Les réservations annulées, refusées, en liste d'attente et les no-shows ne comptent pas dans les couverts attendus (les no-shows restent visibles dans les statistiques).
• Aucune donnée personnelle de vos clients : Shyfter importe uniquement des informations opérationnelles (date, heure, nombre de couverts, salle, service, canal, statut). Les noms, emails, téléphones, commentaires et allergies ne sont jamais lus.

Une réservation supprimée dans Zenchef disparaît aussi de Shyfter au prochain import.

Les réglages Performance

Dans Paramètres → Performance → Paramètres généraux

• Besoin en personnel calculé sur : l'unité utilisée par le planning, l'AutoPlanning et les alertes pour calculer le personnel nécessaire. Choisissez Réservation de tables pour piloter le planning avec vos couverts.
• Productivité calculée sur : l'unité de vos ratios de productivité. Elle est indépendante de la précédente : vous pouvez par exemple calculer le besoin en personnel sur les couverts et garder la productivité sur le chiffre d'affaires.
• Prévision de personnel : choisissez Sur base des tables.

Dans Paramètres → Performance → Paramètres réservations

• Durée d'un repas : le temps moyen pendant lequel une table reste occupée, 90 minutes par défaut (de 15 à 360 minutes). Shyfter l'utilise quand Zenchef ne donne pas de durée de table pour une réservation. Une réservation compte dans chaque heure de son repas : une table réservée à 19 h pour 90 minutes pèse sur 19 h et sur 20 h.
• La prévision des couverts : méthode de prévision, facteurs externes et correction de tendance (voir plus bas, onglet Couverts par jour).

Les réglages du chiffre d'affaires restent dans Paramètres CA et ne sont pas modifiés par l'intégration.

Les tranches en couverts se règlent dans Paramètres → Performance → Besoin en personnel.

Dans le planning

Vue jour

• Pour chaque heure, le besoin s'affiche sous la forme planifiés/nécessaires, calculé à partir des couverts à table pendant l'heure et de vos tranches.
• Le résumé de la journée indique Tables : 3 · Couverts : 13 (les tables correspondent au nombre de réservations).
• Si une prévision existe, Prévus : X s'affiche à côté des couverts réservés.

Vue semaine

• Chaque jour affiche une icône de table et le nombre de tables ; le nombre de couverts apparaît au survol. C'est visible même les jours sans shift.

Vue service

• Les tables et les couverts s'affichent par service et par jour.

AutoPlanning

• Les alertes de sous-effectif et de sureffectif sont calculées sur les couverts.

La page Réservation de tables

Rendez-vous dans Paramètres → Performance → Réservation de tables. La page compte trois onglets.

Analyse

Choisissez une période pour obtenir :

• Les indicateurs clés : couverts, part de walk-ins, taux de no-show, délai moyen de réservation, personnes par table, couverts par heure pointée, et le coût par couvert planifié et réel.
• Couverts par heure : la répartition des réservés et des walk-ins sur la journée.
• Réservé vs planifié vs pointé (par jour) : pour chaque jour, les réservations, couverts, walk-ins, no-shows (jours passés uniquement), heures planifiées et pointées, coûts et coût par couvert.
• Par service, Par canal (site web, application mobile, restaurant...) et Par section.

Le coût par couvert se calcule comme dans les rapports de prestations (pauses non payées déduites, selon votre base de calcul des coûts). Les coûts ne sont visibles que pour les utilisateurs autorisés à voir les prix. Un gestionnaire limité à certaines sections ne voit les heures et les coûts que de ses sections, sans coût par couvert global.

Salles Zenchef et sections Associez chaque salle Zenchef à une section Shyfter (par exemple la terrasse à la section Terrasse), puis cliquez sur Enregistrer. Vous suivez ainsi les couverts, les heures, les coûts et le coût par couvert de chaque section. Les salles apparaissent après le premier import.

Calibration couverts → personnel Shyfter observe votre historique de réservations et de pointages pour en déduire un ratio de couverts par personne, et propose des tranches de personnel. Ajustez-les si besoin, puis cliquez sur Appliquer les tranches et confirmez : elles remplacent les tranches utilisées par le planning. Sans historique suffisant, Shyfter l'indique et ne propose rien.

Couverts par jour

Cet onglet affiche les couverts jour par jour. Pour anticiper les réservations qui ne sont pas encore prises, Shyfter calcule une prévision des couverts :

• automatiquement chaque lundi pour les 14 jours suivants, et une première fois à la fin de l'import de l'historique ;
• à la demande, avec le bouton Générer la prévision, pour les jours à venir du mois affiché.

La prévision utilise le même moteur que la prévision du chiffre d'affaires. Ses réglages (méthode TMA28, WMA ou Holt-Winters, facteurs externes comme les jours fériés, les vacances scolaires ou la météo) se trouvent dans Paramètres → Performance → Paramètres réservations. Le planning retient la valeur la plus haute entre les couverts réservés et la prévision. Il faut un historique récent suffisant pour qu'une prévision soit possible.

Imports

Le journal de chaque import (quotidien, horaire, historique ou manuel) sur les 90 derniers jours : date, période, réservations, couverts, statut et éventuelle erreur. Le bouton Relancer l'import relance une importation, Actualiser met la liste à jour.

Sur le tableau de bord

Deux widgets sont activés à l'installation pour les gestionnaires qui ont accès au planning :

• Couverts de la semaine (réels + prévus).
• Couverts des 30 derniers jours : avec les 30 jours précédents en pointillé pour comparer.

Désinstaller Zenchef

Dans Paramètres → Intégrations, ouvrez la carte Zenchef et cliquez sur Désinstaller. Les imports s'arrêtent, les écrans de réservation sont retirés et les unités basées sur les couverts repassent sur le chiffre d'affaires. Vous pouvez réinstaller l'intégration plus tard.

Questions fréquentes

Les réservations n'arrivent plus dans Shyfter. Le token Zenchef a probablement expiré, par exemple après un changement de mot de passe du compte Zenchef qui l'a généré. Récupérez un nouveau token dans Zenchef et mettez à jour l'intégration. L'onglet Imports indique l'erreur rencontrée.

Je ne vois pas la carte Zenchef ou elle est verrouillée. Sur les formules actuelles, l'intégration demande au minimum le pack Standard. Contactez-nous pour faire évoluer votre formule.

Les tranches de personnel n'ont pas été calculées. La calibration a besoin d'un historique croisé de réservations et de pointages. Tant qu'il est insuffisant, définissez vos tranches à la main dans Besoin en personnel, puis relancez la calibration plus tard.

Les walk-ins sont-ils comptés ? Oui, s'ils sont enregistrés dans Zenchef : ils apparaissent séparément des réservations dans l'analyse.

Puis-je garder le chiffre d'affaires et les couverts en même temps ? Oui. Le besoin en personnel et la productivité ont chacun leur propre unité : par exemple les couverts pour le planning et le chiffre d'affaires pour la productivité.