Zenchef: je personeel plannen op basis van je reserveringen

Zenchef beheert de reserveringen van je restaurant. Shyfter beheert je planning. Door ze te koppelen, komen je gereserveerde couverts automatisch in Shyfter terecht en worden ze een personeelsprognose: je ziet uur per uur hoeveel mensen je nodig hebt in de zaal en in de keuken, en of je planning volgt.

Waarvoor dient deze integratie

• Zo nauwkeurig mogelijk plannen: de personeelsbehoefte van elk uur wordt berekend op basis van de couverts die effectief aan tafel verwacht worden, en niet langer op basis van een globale schatting.
• Onder- en overbezetting opsporen: de planning en de AutoPlanning vergelijken het geplande personeel met het benodigde personeel.
• Je rendabiliteit opvolgen: Shyfter zet de gereserveerde couverts, de geplande uren en de geprikte uren naast elkaar, met een geplande en reële kost per couvert.
• Je klanten beter leren kennen: no-shows, walk-ins, reserveringstermijn, personen per tafel, reserveringskanalen.

Voordat je begint

• Bij Zenchef: de toegang tot de API vereist een Zenchef Grow-abonnement. Je hebt twee gegevens nodig, die je in Zenchef vindt onder Instellingen → Partners: het authenticatietoken en de identificatie van je restaurant.
• Bij Shyfter: in de huidige formules is de integratie beschikbaar vanaf het Standard-pakket (Standard, Pro en op maat). Accounts met een oudere tarifering hebben er toegang toe zonder pakketvoorwaarde.
• Rechten: de installatie en de instellingen zijn voorbehouden aan beheerders en aan managers die het recht hebben om de productiviteit te beheren.

Het Zenchef-token is gekoppeld aan de Zenchef-gebruikersaccount die het gegenereerd heeft: het vervalt als het wachtwoord van die account wijzigt. Vraag voor een stabiele verbinding aan de API-support van Zenchef een token dat aan een technische gebruiker gekoppeld is.

Stap 1: Zenchef installeren in Shyfter

1. Ga naar Instellingen → Integraties, categorie Productiviteit.
2. Open de kaart Zenchef en klik op Installeren.
3. Vul de twee velden in:
   • Zenchef-token: plak het token dat je in Zenchef gekopieerd hebt.
   • Restaurant-ID: de Zenchef-identificatie van je restaurant (restaurantId), weergegeven in Zenchef naast het token.
4. Bevestig. Als het token of de identificatie onjuist is, verschijnt er een foutmelding en wordt de integratie niet geïnstalleerd.

Vanaf de installatie importeert Shyfter de reserveringen van de laatste 12 maanden. Een balk Import van de historiek bezig: x/12 maanden toont de voortgang; de cijfers vullen zich gaandeweg aan, zonder de pagina te herladen.

Stap 2: de planning sturen met je reserveringen

Meteen na de installatie stelt Shyfter je voor om de planning te sturen met je reserveringen. Drie instellingen zijn nodig opdat de planning het personeel berekent op basis van de Zenchef-couverts:

• Personeelsbehoefte berekend op: Tafelreserveringen.
• Personeelsprognose: Op basis van tabellen.
• Personeelsbehoefte: schijven uitgedrukt in couverts (bijvoorbeeld tot 20 couverts, 2 personen), berekend op basis van je vroegere reserveringen en prikkingen.

Twee opties:

• Alles automatisch instellen: Shyfter past de eerste twee instellingen toe en berekent de schijven. Je productiviteit en je schijven in omzet veranderen niet. Als de historiek nog geïmporteerd wordt, worden de schijven berekend aan het einde van de import; als er niet genoeg historiek van prikkingen is, meldt Shyfter dat en bepaal je de schijven zelf.
• Zelf doen: je voert deze instellingen handmatig uit, in de schermen die hieronder beschreven worden.

Als je vestiging nog geen enkele personeelsschijf heeft en al op de reserveringen is ingesteld, past Shyfter de berekende schijven automatisch toe aan het einde van de import van de historiek. Bestaande schijven worden nooit overschreven.

Stap 3: je Zenchef-services overnemen

Zenchef kent je services (bijvoorbeeld 's middags en 's avonds). Shyfter stelt je voor om ze over te nemen als tijdsvakken van de serviceweergave van de planning:

• Services aanmaken als je er nog geen hebt in Shyfter.
• Mijn services vervangen als je er al hebt. Een waarschuwing toont hoeveel services verwijderd zullen worden, ook die gekoppeld aan een sectie. Je shifts worden niet gewijzigd: alleen hun groepering in de serviceweergave verandert.
• Mijn services behouden of Later om niets te wijzigen.

Het voorgestelde einduur van elke service komt overeen met de laatst mogelijke reservering plus de Zenchef-tafelduur voor 4 personen. Je kunt het daarna wijzigen in de instellingen van de planning. De serviceweergave van de planning wordt daarbij geactiveerd.

Wat Shyfter importeert, en wanneer

• Elke dag om 5 uur: de reserveringen van de vorige dag tot de 14 volgende dagen.
• Elk uur, van 10 tot 23 uur: een update van de reserveringen van vandaag en morgen.
• De reserveringen die meetellen: bevestigd, aangekomen, aan tafel en afgerond. Geannuleerde, geweigerde reserveringen, de wachtlijst en de no-shows tellen niet mee in de verwachte couverts (de no-shows blijven zichtbaar in de statistieken).
• Geen enkel persoonsgegeven van je klanten: Shyfter importeert enkel operationele informatie (datum, uur, aantal couverts, zaal, service, kanaal, status). Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, opmerkingen en allergieën worden nooit gelezen.

Een reservering die in Zenchef verwijderd wordt, verdwijnt ook uit Shyfter bij de volgende import.

De Performance-instellingen

In Instellingen → Performance → Algemene instellingen

• Personeelsbehoefte berekend op: de eenheid die de planning, de AutoPlanning en de waarschuwingen gebruiken om het benodigde personeel te berekenen. Kies Tafelreserveringen om de planning met je couverts te sturen.
• Productiviteit berekend op: de eenheid van je productiviteitsratio's. Ze staat los van de vorige: je kunt bijvoorbeeld de personeelsbehoefte op de couverts berekenen en de productiviteit op de omzet houden.
• Personeelsprognose: kies Op basis van tabellen.

In Instellingen → Performance → Reserveringsinstellingen

• Duur van een maaltijd: de gemiddelde tijd dat een tafel bezet blijft, standaard 90 minuten (van 15 tot 360 minuten). Shyfter gebruikt die wanneer Zenchef geen tafelduur geeft voor een reservering. Een reservering telt mee in elk uur van haar maaltijd: een tafel gereserveerd om 19 uur voor 90 minuten weegt op 19 uur en op 20 uur.
• De prognose van de couverts: prognosemethode, externe factoren en trendcorrectie (zie verder, tabblad Couverts per dag).

De instellingen van de omzet blijven in Omzetinstellingen en worden niet gewijzigd door de integratie.

De schijven in couverts stel je in via Instellingen → Performance → Personeelsbehoefte.

In de planning

Dagweergave

• Voor elk uur verschijnt de behoefte in de vorm gepland/nodig, berekend op basis van de couverts aan tafel tijdens dat uur en van je schijven.
• De samenvatting van de dag toont Tafels: 3 · Couverts: 13 (de tafels komen overeen met het aantal reserveringen).
• Als er een prognose bestaat, verschijnt Verwacht: X naast de gereserveerde couverts.

Weekweergave

• Elke dag toont een tafelicoon en het aantal tafels; het aantal couverts verschijnt wanneer je erover beweegt. Dat is ook zichtbaar op dagen zonder shift.

Serviceweergave

• De tafels en de couverts verschijnen per service en per dag.

AutoPlanning

• De waarschuwingen voor onder- en overbezetting worden berekend op de couverts.

De pagina Tafelreservering

Ga naar Instellingen → Performance → Tafelreservering. De pagina telt drie tabbladen.

Analyse

Kies een periode om het volgende te krijgen:

• De kernindicatoren: couverts, aandeel walk-ins, no-showpercentage, gemiddelde reserveringstermijn, personen per tafel, couverts per geprikt uur, en de geplande en reële kost per couvert.
• Couverts per uur: de verdeling van de gereserveerde couverts en de walk-ins over de dag.
• Gereserveerd vs gepland vs geprikt (per dag): voor elke dag de reserveringen, couverts, walk-ins, no-shows (enkel voorbije dagen), geplande en geprikte uren, kosten en kost per couvert.
• Per service, Per kanaal (website, mobiele app, restaurant...) en Per sectie.

De kost per couvert wordt berekend zoals in de prestatierapporten (onbetaalde pauzes afgetrokken, volgens je berekeningsbasis voor de kosten). De kosten zijn enkel zichtbaar voor gebruikers die de prijzen mogen zien. Een manager die beperkt is tot bepaalde secties ziet enkel de uren en kosten van zijn secties, zonder globale kost per couvert.

Zenchef-zalen en secties Koppel elke Zenchef-zaal aan een Shyfter-sectie (bijvoorbeeld het terras aan de sectie Terras) en klik op Opslaan. Zo volg je de couverts, uren, kosten en kost per couvert van elke sectie op. De zalen verschijnen na de eerste import.

Kalibratie couverts → personeel Shyfter bekijkt je historiek van reserveringen en prikkingen om er een verhouding couverts per persoon uit af te leiden, en stelt personeelsschijven voor. Pas ze indien nodig aan en klik daarna op Schijven toepassen en bevestig: ze vervangen de schijven die de planning gebruikt. Zonder voldoende historiek meldt Shyfter dat en stelt het niets voor.

Couverts per dag

Dit tabblad toont de couverts dag per dag. Om de reserveringen te voorzien die nog niet binnen zijn, berekent Shyfter een prognose van de couverts:

• automatisch elke maandag voor de 14 volgende dagen, en een eerste keer aan het einde van de import van de historiek;
• op aanvraag, met de knop Prognose genereren, voor de komende dagen van de weergegeven maand.

De prognose gebruikt dezelfde motor als de omzetprognose. De instellingen ervan (methode TMA28, WMA of Holt-Winters, externe factoren zoals feestdagen, schoolvakanties of het weer) vind je in Instellingen → Performance → Reserveringsinstellingen. De planning houdt de hoogste waarde aan tussen de gereserveerde couverts en de prognose. Er is voldoende recente historiek nodig om een prognose mogelijk te maken.

Imports

Het logboek van elke import (dagelijks, per uur, historiek of handmatig) over de laatste 90 dagen: datum, periode, reserveringen, couverts, status en eventuele fout. Met de knop Import opnieuw starten start je een import opnieuw, Vernieuwen werkt de lijst bij.

Op het dashboard

Twee widgets worden bij de installatie geactiveerd voor de managers die toegang hebben tot de planning:

• Couverts van de week (werkelijk + verwacht).
• Couverts van de laatste 30 dagen: met de 30 voorgaande dagen in stippellijn om te vergelijken.

Zenchef verwijderen

Open in Instellingen → Integraties de Zenchef-kaart en klik op Verwijderen. De imports stoppen, de reserveringsschermen verdwijnen en de eenheden op basis van couverts schakelen terug naar de omzet. Je kunt de integratie later opnieuw installeren.

Veelgestelde vragen

De reserveringen komen niet meer binnen in Shyfter. Het Zenchef-token is waarschijnlijk vervallen, bijvoorbeeld na een wachtwoordwijziging van de Zenchef-account die het gegenereerd heeft. Haal een nieuw token op in Zenchef en werk de integratie bij. Het tabblad Imports toont de opgetreden fout.

Ik zie de Zenchef-kaart niet of ze is vergrendeld. In de huidige formules vereist de integratie minstens het Standard-pakket. Neem contact met ons op om je formule aan te passen.

De personeelsschijven werden niet berekend. De kalibratie heeft een gekruiste historiek van reserveringen en prikkingen nodig. Zolang die onvoldoende is, bepaal je je schijven handmatig in Personeelsbehoefte, en start je de kalibratie later opnieuw.

Worden de walk-ins meegeteld? Ja, als ze in Zenchef geregistreerd worden: ze verschijnen apart van de reserveringen in de analyse.

Kan ik de omzet en de couverts tegelijk behouden? Ja. De personeelsbehoefte en de productiviteit hebben elk hun eigen eenheid: bijvoorbeeld de couverts voor de planning en de omzet voor de productiviteit.