Zenchef: planificar su personal a partir de sus reservas

Zenchef gestiona las reservas de su restaurante. Shyfter gestiona su planificación. Al conectarlos, sus cubiertos reservados llegan automáticamente a Shyfter y se convierten en una previsión de personal: ve, hora por hora, cuántas personas necesita en sala y en cocina, y si su planificación sigue el ritmo.

Para qué sirve esta integración

• Planificar con precisión: la necesidad de personal de cada hora se calcula a partir de los cubiertos realmente esperados en la mesa, y no a partir de una estimación global.
• Detectar la falta y el exceso de personal: la planificación y el AutoPlanning comparan el personal planificado con el personal necesario.
• Seguir su rentabilidad: Shyfter compara los cubiertos reservados, las horas planificadas y las horas fichadas, con un coste por cubierto planificado y real.
• Conocer mejor a su clientela: no-shows, walk-ins, antelación de las reservas, personas por mesa, canales de reserva.

Antes de empezar

• En Zenchef: el acceso a la API requiere una suscripción Zenchef Grow. Necesitará dos datos, que aparecen en Zenchef en Ajustes → Partners: el token de autenticación y el identificador de su restaurante.
• En Shyfter: en las fórmulas actuales, la integración está disponible a partir del pack Standard (Standard, Pro y a medida). Las cuentas con una tarifa antigua tienen acceso sin condición de pack.
• Permisos: la instalación y los ajustes están reservados a los administradores y a los gestores que tienen el derecho de gestionar la productividad.

El token de Zenchef está vinculado a la cuenta de usuario de Zenchef que lo generó: caduca si cambia la contraseña de esa cuenta. Para una conexión estable, solicite al soporte API de Zenchef un token dedicado a un usuario técnico.

Paso 1: instalar Zenchef en Shyfter

1. Diríjase a Ajustes → Integraciones, categoría Productividad.
2. Abra la tarjeta Zenchef y haga clic en Instalar.
3. Rellene los dos campos:
   • Token de Zenchef: pegue el token copiado de Zenchef.
   • ID del restaurante: el identificador Zenchef de su restaurante (restaurantId), mostrado en Zenchef junto al token.
4. Confirme. Si el token o el identificador es incorrecto, aparece un mensaje de error y la integración no se instala.

Desde la instalación, Shyfter importa los últimos 12 meses de reservas. Un banner Importación del historial en curso: x/12 meses indica el avance; las cifras se completan a medida que avanza la importación, sin recargar la página.

Paso 2: dirigir la planificación con sus reservas

Justo después de la instalación, Shyfter le propone dirigir la planificación con sus reservas. Se necesitan tres ajustes para que la planificación calcule el personal a partir de los cubiertos de Zenchef:

• Necesidad de personal calculada sobre: Reservas de mesa.
• Previsión de personal: Basado en mesas.
• Necesidad de personal: tramos expresados en cubiertos (por ejemplo hasta 20 cubiertos, 2 personas), calculados a partir de sus reservas y fichajes pasados.

Dos opciones:

• Configurarlo todo automáticamente: Shyfter aplica los dos primeros ajustes y calcula los tramos. Su productividad y sus tramos en facturación no cambian. Si el historial todavía se está importando, los tramos se calculan al final de la importación; si no hay suficiente historial de fichajes, Shyfter se lo indica y usted define los tramos.
• Hacerlo yo mismo: realiza estos ajustes manualmente, en las pantallas descritas más abajo.

Si su establecimiento todavía no tiene ningún tramo de personal y ya está configurado con las reservas, Shyfter aplica automáticamente los tramos calculados al final de la importación del historial. Los tramos existentes nunca se sobrescriben.

Paso 3: retomar sus servicios de Zenchef

Zenchef conoce sus servicios (por ejemplo, el mediodía y la noche). Shyfter le propone retomarlos como franjas de la vista de servicio de la planificación:

• Crear los servicios si todavía no tiene ninguno en Shyfter.
• Reemplazar mis servicios si ya tiene. Una advertencia le indica cuántos servicios se eliminarán, incluidos los vinculados a una sección. Sus turnos no se modifican: solo cambia su agrupación en la vista de servicio.
• Conservar los míos o Más tarde para no cambiar nada.

La hora de fin propuesta para cada servicio corresponde a la última reserva posible más la duración de mesa de Zenchef para 4 personas. Puede modificarla después en los ajustes de la planificación. La vista de servicio de la planificación se activa al mismo tiempo.

Qué importa Shyfter, y cuándo

• Cada día a las 5 h: las reservas del día anterior a los 14 días siguientes.
• Cada hora, de 10 h a 23 h: una actualización de las reservas de hoy y de mañana.
• Las reservas que se tienen en cuenta: confirmadas, llegadas, sentadas y terminadas. Las reservas anuladas, rechazadas, la lista de espera y los no-shows no cuentan en los cubiertos esperados (los no-shows siguen visibles en las estadísticas).
• Ningún dato personal de sus clientes: Shyfter solo importa información operativa (fecha, hora, número de cubiertos, sala, servicio, canal, estado). Los nombres, emails, teléfonos, comentarios y alergias nunca se leen.

Una reserva eliminada en Zenchef también desaparece de Shyfter en la siguiente importación.

Los ajustes de Performance

En Ajustes → Performance → Ajustes generales

• Necesidad de personal calculada sobre: la unidad que utilizan la planificación, el AutoPlanning y las alertas para calcular el personal necesario. Elija Reservas de mesa para dirigir la planificación con sus cubiertos.
• Productividad calculada sobre: la unidad de sus ratios de productividad. Es independiente de la anterior: por ejemplo, puede calcular la necesidad de personal sobre los cubiertos y mantener la productividad sobre la facturación.
• Previsión de personal: elija Basado en mesas.

En Ajustes → Performance → Ajustes de reservas

• Duración de una comida: el tiempo medio durante el que una mesa permanece ocupada, 90 minutos por defecto (de 15 a 360 minutos). Shyfter la utiliza cuando Zenchef no da una duración de mesa para una reserva. Una reserva cuenta en cada hora de su comida: una mesa reservada a las 19 h durante 90 minutos pesa en las 19 h y en las 20 h.
• La previsión de cubiertos: método de previsión, factores externos y corrección de tendencia (ver más abajo, pestaña Cubiertos por día).

Los ajustes de la facturación siguen en Ajustes de facturación y la integración no los modifica.

Los tramos en cubiertos se configuran en Ajustes → Performance → Necesidad de personal.

En la planificación

Vista de día

• Para cada hora, la necesidad aparece en forma de planificados/necesarios, calculada a partir de los cubiertos en la mesa durante esa hora y de sus tramos.
• El resumen del día indica Mesas: 3 · Cubiertos: 13 (las mesas corresponden al número de reservas).
• Si existe una previsión, Previstos: X aparece junto a los cubiertos reservados.

Vista de semana

• Cada día muestra un icono de mesa y el número de mesas; el número de cubiertos aparece al pasar el ratón. Es visible incluso los días sin turno.

Vista de servicio

• Las mesas y los cubiertos aparecen por servicio y por día.

AutoPlanning

• Las alertas de falta y de exceso de personal se calculan sobre los cubiertos.

La página Reserva de mesas

Diríjase a Ajustes → Performance → Reserva de mesas. La página tiene tres pestañas.

Análisis

Elija un periodo para obtener:

• Los indicadores clave: cubiertos, porcentaje de walk-ins, tasa de no-show, antelación media de las reservas, personas por mesa, cubiertos por hora fichada y el coste por cubierto planificado y real.
• Cubiertos por hora: el reparto de los cubiertos reservados y los walk-ins a lo largo del día.
• Reservado vs planificado vs fichado (por día): para cada día, las reservas, cubiertos, walk-ins, no-shows (solo días pasados), horas planificadas y fichadas, costes y coste por cubierto.
• Por servicio, Por canal (sitio web, aplicación móvil, restaurante...) y Por sección.

El coste por cubierto se calcula como en los informes de prestaciones (pausas no remuneradas deducidas, según su base de cálculo de los costes). Los costes solo son visibles para los usuarios autorizados a ver los precios. Un gestor limitado a ciertas secciones solo ve las horas y los costes de sus secciones, sin coste por cubierto global.

Salas Zenchef y secciones Asocie cada sala de Zenchef a una sección de Shyfter (por ejemplo la terraza a la sección Terraza) y haga clic en Guardar. Así sigue los cubiertos, horas, costes y coste por cubierto de cada sección. Las salas aparecen después de la primera importación.

Calibración cubiertos → personal Shyfter observa su historial de reservas y de fichajes para deducir un ratio de cubiertos por persona, y propone tramos de personal. Ajústelos si es necesario y luego haga clic en Aplicar los tramos y confirme: sustituyen a los tramos que utiliza la planificación. Sin historial suficiente, Shyfter lo indica y no propone nada.

Cubiertos por día

Esta pestaña muestra los cubiertos día por día. Para anticipar las reservas que todavía no han llegado, Shyfter calcula una previsión de cubiertos:

• automáticamente cada lunes para los 14 días siguientes, y una primera vez al final de la importación del historial;
• a petición, con el botón Generar la previsión, para los próximos días del mes mostrado.

La previsión utiliza el mismo motor que la previsión de facturación. Sus ajustes (método TMA28, WMA o Holt-Winters, factores externos como los días festivos, las vacaciones escolares o el tiempo) se encuentran en Ajustes → Performance → Ajustes de reservas. La planificación retiene el valor más alto entre los cubiertos reservados y la previsión. Se necesita un historial reciente suficiente para que una previsión sea posible.

Importaciones

El registro de cada importación (diaria, horaria, de historial o manual) de los últimos 90 días: fecha, periodo, reservas, cubiertos, estado y posible error. El botón Relanzar la importación vuelve a lanzar una importación y Actualizar actualiza la lista.

En el panel

Se activan dos widgets en la instalación para los gestores que tienen acceso a la planificación:

• Cubiertos de la semana (reales + previstos).
• Cubiertos de los últimos 30 días: con los 30 días anteriores en línea discontinua para comparar.

Desinstalar Zenchef

En Ajustes → Integraciones, abra la tarjeta de Zenchef y haga clic en Desinstalar. Las importaciones se detienen, las pantallas de reservas se retiran y las unidades basadas en cubiertos vuelven a la facturación. Puede volver a instalar la integración más tarde.

Preguntas frecuentes

Las reservas ya no llegan a Shyfter. Probablemente el token de Zenchef ha caducado, por ejemplo tras un cambio de contraseña de la cuenta de Zenchef que lo generó. Obtenga un nuevo token en Zenchef y actualice la integración. La pestaña Importaciones indica el error encontrado.

No veo la tarjeta de Zenchef o está bloqueada. En las fórmulas actuales, la integración requiere como mínimo el pack Standard. Contacte con nosotros para cambiar de fórmula.

Los tramos de personal no se han calculado. La calibración necesita un historial cruzado de reservas y fichajes. Mientras sea insuficiente, defina sus tramos manualmente en Necesidad de personal y vuelva a lanzar la calibración más tarde.

¿Se cuentan los walk-ins? Sí, si se registran en Zenchef: aparecen separados de las reservas en el análisis.

¿Puedo mantener la facturación y los cubiertos al mismo tiempo? Sí. La necesidad de personal y la productividad tienen cada una su propia unidad: por ejemplo, los cubiertos para la planificación y la facturación para la productividad.