De HR-regels (motor V2)

Waarvoor de HR-regels dienen

De HR-regels zijn het hart van de berekening van je prestaties. Ze zetten je ruwe shifts om in gestructureerde prestatiecodes, klaar om te worden geëxporteerd naar je sociaal secretariaat. Zonder regels bevat een export enkel normale uren. Met regels past Shyfter automatisch de toeslagen en de eigenheden van je sector toe: nachturen, zondagswerk, feestdagen, overuren boven het contract, premies, aftrekken, enz. Je medewerkers worden correct betaald, zonder manuele berekening en zonder risico op vergeten.

De motor V2 werkt op een eenvoudig en krachtig principe: elke regel is een reeks voorwaarden gevolgd door acties. Wanneer een shift aan alle voorwaarden voldoet, worden de acties toegepast. Een AI-assistent kan deze regels zelfs voor je aanmaken op basis van een simpele zin.

Toegang tot de HR-regels

Ga naar Instellingen ⚙️ → HR → HR-regels. Je komt op de pagina "Aangepaste HR-regels", die je regels in hun toepassingsvolgorde weergeeft.

Twee principes om in gedachten te houden:

• De regels worden van boven naar beneden geëvalueerd. De volgorde telt: plaats de meest specifieke regels vóór de meest algemene. Je kunt de regels herschikken met de pijlen.
• Binnen eenzelfde regel moeten alle voorwaarden waar zijn (ze combineren met een "EN") opdat de acties worden geactiveerd.

De instelling van de onbetaalde pauzes

Bovenaan de pagina bevindt zich een belangrijke globale instelling: hoe de onbetaalde pauzes af te trekken. Wanneer een pauze gepland is, kan Shyfter ze ofwel aftrekken op het beginuur van de shift, ofwel op het einduur.

Deze keuze is niet onbelangrijk: ze beïnvloedt bepaalde berekeningen, in het bijzonder de nachturen. Zo kan de pauze aan het einde van de shift aftrekken de laat op de avond getelde uren verminderen. Deze parameter is globaal en van toepassing op het geheel van de prestaties, neem dus de tijd om de optie te kiezen die bij je overeenkomst past.

Een regel aanmaken

Klik op + Een regel toevoegen. Er opent een paneel "Nieuwe regel", georganiseerd in drie blokken.

1. Informatie

• Naam: een duidelijke titel, bijvoorbeeld "Overuren studenten weekend".
• Beschrijving: optioneel, om uit te leggen waarvoor de regel dient.
• Type prestatie: is de regel van toepassing op de geplande uren, op de aangeklokte uren, of op beide (Rooster + Aanklokking)?
• Actief: activeer of deactiveer de regel zonder ze te verwijderen.
• Stoppen bij eerste match: indien geactiveerd, worden zodra een shift met deze regel overeenkomt de regels eronder niet meer geëvalueerd voor die shift. Handig om te vermijden dat eenzelfde shift meerdere behandelingen cumuleert.

Een regel kan van toepassing zijn op het hele account, of beperkt worden tot een specifieke medewerker als je dat bepaalt.

2. De voorwaarden (EN)

De shift moet aan alle voorwaarden voldoen om de acties te activeren. Elke voorwaarde bestaat uit een criterium, een vergelijkingsoperator en een waarde.

De beschikbare operatoren hangen af van het criterium: gelijk aan, verschillend van, groter dan, groter dan of gelijk aan, kleiner dan, kleiner dan of gelijk aan, in (een lijst), of tussen (twee grenzen). Sommige voorwaarden zijn eenvoudige ja/nee-vakjes (feestdag, bijvoorbeeld) en hebben geen operator.

Dit zijn de voorwaarden die je kunt gebruiken:

Voorwaarden gekoppeld aan tijd en uren

• Tijdvak: de shift valt in een bepaald tijdvak (bijvoorbeeld tussen 22:00 en 06:00).
• Nachturen: de uren die volgens je instellingen als nachtwerk worden beschouwd.
• Uren op de dag: het aantal uren gepresteerd op de dag (bijvoorbeeld boven 8 uur).
• Uren in de week: het totale aantal uren op de week (nuttig voor overuren).
• Uren in de maand: het totale aantal uren op de maand.
• Duur van de shift: de lengte van een bepaalde shift.

Voorwaarden gekoppeld aan de dagen

• Dag van de week: één of meerdere specifieke dagen (bijvoorbeeld de zondag).
• Feestdag: de shift valt op een feestdag (ja/nee-vakje).
• Vooravond van een feestdag: de dag vóór een feestdag.
• Dag na een feestdag: de dag na een feestdag.
• Opeenvolgende dagen: het aantal na elkaar gewerkte dagen (bijvoorbeeld meer dan 5 dagen op rij).
• Gewerkte dagen over een periode: het aantal gepresteerde dagen over een bepaalde periode.
• Periode: een specifiek datumbereik (bijvoorbeeld een periode van hoogseizoen).

Voorwaarden gekoppeld aan de medewerker en het contract

• Gebruikersstatuut: één of meerdere statuten (bijvoorbeeld Bediende, Student).
• Type contract: volgens het contracttype van de medewerker.
• Arbeidstijdregeling: voltijds of deeltijds.
• Leeftijd: bijvoorbeeld voor regels eigen aan minderjarigen of studenten.

Voorwaarden gekoppeld aan de afwezigheden

• Is een afwezigheid: de shift komt overeen met een afwezigheid (ja/nee-vakje).
• Type afwezigheid: ziekte, vakantie, inhaalrust of andere.

Voorwaarde gekoppeld aan de plaats

• Sectie: één of meerdere betrokken secties.

Je kunt meerdere voorwaarden stapelen met + Een voorwaarde toevoegen. Onthoud dat ze cumuleren: hoe meer je er toevoegt, hoe gerichter de regel wordt.

3. De acties (TOEPASSEN)

Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, bepalen de acties de toe te passen prestatiecode en op welke uren. Voor elke actie kies je een type en een bereik.

De actietypes:

• De code vervangen: de betrokken uren krijgen deze code in plaats van de normale code. Nuttig wanneer de prestatie volledig van aard verandert (bijvoorbeeld een code "zondag").
• Een code toevoegen: de code wordt bijkomend toegevoegd, de normale uren blijven daarnaast geteld. Ideaal voor premies en toeslagen.
• Een code aftrekken: de betrokken uren worden afgetrokken van de basisuren en verschijnen apart. Zo isoleer je bijvoorbeeld uren die apart moeten worden behandeld.
• Stoppen: stopt de evaluatie, er wordt daarna geen enkele andere actie of regel toegepast.

Het bereik bepaalt op welke uren van de shift de code van toepassing is:

• De volledige duur van de shift: de code dekt de volledige shift, ongeacht het moment waarop die uren vallen.
• Tijdvak van de voorwaarde: enkel de uren die in het door de voorwaarde bepaalde venster vallen zijn betrokken (bijvoorbeeld enkel de uren die werkelijk tussen 22:00 en 06:00 liggen).
• Overuren boven de drempel: enkel de uren die de in de voorwaarde vastgelegde drempel overschrijden worden genomen (bijvoorbeeld enkel de uren boven het 8e uur van de dag).

Elke actie verwijst naar een prestatiecode: een standaard RSZ-code of een aangepaste HR-code die je hebt aangemaakt. Je kunt meerdere acties aan eenzelfde regel toevoegen met + Een actie toevoegen.

De AI-assistent: een regel in één zin genereren

Met de knop Genereren met AI kun je je behoefte in gewone taal beschrijven, zonder de mechaniek van de voorwaarden en acties te kennen. Bijvoorbeeld: "Een toeslag van 50 % voor de zondagsuren, voor de bedienden". De assistent vertaalt je zin naar een vooropgebouwde regel (voorwaarden en acties), die je alleen nog moet nalezen, aanpassen en opslaan. Dit is de snelste manier om van een correcte basis te vertrekken.

Concrete voorbeelden

• Nachturen: voorwaarde "Tijdvak tussen 22:00 en 06:00", actie "Een code toevoegen" nacht, bereik "Tijdvak van de voorwaarde". Enkel de werkelijke nachturen krijgen de toeslag.
• Zondagswerk: voorwaarde "Dag van de week = zondag", actie "De code vervangen" door de zondagcode, bereik "De volledige duur van de shift".
• Gepresteerde feestdag: voorwaarde "Feestdag = ja", actie "Een code toevoegen" feestdag, bereik "De volledige duur van de shift".
• Overuren: voorwaarde "Uren in de week groter dan 38", actie "Een code toevoegen" overuren, bereik "Overuren boven de drempel".
• Studententoeslag in het weekend: voorwaarden "Statuut = Student" EN "Dag van de week in zaterdag, zondag", actie naar keuze volgens je overeenkomst.

Goede praktijken

Bouw je regels op van het meest specifieke naar het meest algemene, en gebruik "Stoppen bij eerste match" wanneer je niet wilt dat een shift meerdere behandelingen cumuleert. Test je regels op een gekende week door het resultaat te controleren in de prestatiecontrole vóór een echte export. Twijfel je over de overeenkomst die op je sector van toepassing is, dan kan ons team je helpen je regels af te bakenen.