Smart Analytics: je activiteit sturen met de data van Shyfter

Beschikbaarheid: Smart Analytics is enkel inbegrepen in het Pro-pack. Zit je op een ander pack en wil je het activeren, neem dan contact op met ons team via de chat.

Smart Analytics is de beslissingsmodule van Shyfter. Het zet de data die al in je account aanwezig is (shifts, prikklok, contracten, verkoop, activiteit van de mobiele app) om in heldere dashboards om je te helpen je activiteit dagelijks te sturen: je kosten beheersen, de productiviteit opvolgen, de kwaliteit van je rooster valideren, het personeelsverloop bewaken.

Deze module is alleen-lezen: er wordt geen enkele data aangemaakt of gewijzigd vanuit Smart Analytics. Het bundelt wat al in je account bestaat en toont het in de vorm van widgets, grafieken en tabellen.

Voor wie is Smart Analytics bedoeld

Het menu Smart Analytics is zichtbaar voor gebruikers met een beheerdersrol op minstens één departement, en enkel voor accounts die op het Pro-pack zitten.

Concreet:

• De superbeheerders zien de data van alle accounts waartoe ze toegang hebben.
• De beheerders zien enkel de accounts en departementen waarvoor ze als beheerder zijn aangeduid.
• Een medewerker zonder beheerdersrol ziet het menu Smart Analytics niet.

Om een lid van je team toegang te geven tot Smart Analytics, ken je hem een beheerdersrol toe via Instellingen, Team, Rollen.

De interface in één oogopslag

Het zijmenu

Links laten tien ingangen je navigeren tussen de verschillende dashboards. Sommige zijn categorieën die opengaan (Werktijd, Omzet), de andere zijn rechtstreekse tabbladen.

1. Werktijd (categorie): vergelijking van gepland, geprikt en overuren.
2. Omzet (categorie): vergelijking van voorziene verkoop en werkelijke verkoop.
3. Personeelskosten: uren en loonmassa per team.
4. Mix van de arbeidskosten: verdeling van de kost per contracttype.
5. Productiviteit: omzet in verhouding tot de uren en de loonkost.
6. Naleving van het rooster: stabiliteit van het rooster (wijzigingen, ruilen, swaps).
7. Planningsoperaties: volume aan shifts, updates, verwijderingen, vrije shifts.
8. Prikklokoperaties: volume aan prikkingen en manuele correcties.
9. Prikklokstatistieken: duur van de prikkingen, afwijking met de shift, gebruikt hulpmiddel.
10. HR: personeelsbestand, aanwervingen, vertrekken, anciënniteit, contracten.

De filters bovenaan de pagina

Vijf identieke filters verschijnen op alle tabbladen, boven de inhoud.

De periode laat je een datumbereik kiezen. Standaard is de lopende maand geselecteerd.

De groepering bepaalt de fijnheid van de weergegeven data: Dag, Week, Maand of Jaar.

Het account is nuttig als je meerdere accounts beheert (bijvoorbeeld een winkelketen). Je kunt er een of meerdere selecteren.

Het departement laat je filteren op een of meerdere departementen waartoe je toegang hebt.

De sectie is een optionele filter om de analyse nog verder te verfijnen.

Goed om te weten: je filters blijven behouden wanneer je van tabblad wisselt. Als je filtert op "Restaurant Brussel centrum, februari 2026, week per week", blijft die instelling actief wanneer je van HR naar Productiviteit gaat.

De KPI-widgets

Elke widget toont de titel van de metriek (bijvoorbeeld "Geplande uren"), de totale waarde over de periode (bijvoorbeeld "1.247 u"), en de evolutie ten opzichte van de vorige periode (dezelfde duur net daarvoor), in percentage en met een visuele indicator: groene pijl naar boven als er een stijging is, rood naar beneden als er een daling is.

Een helpbel (icoon "i") legt je precies uit hoe het cijfer wordt berekend.

Op een widget klikken schakelt de hoofdgrafiek om naar die metriek. Op het tabblad Productiviteit bijvoorbeeld toont een klik op de widget "Productiviteit" de evolutie van de productiviteitsindex in de tijd.

De Refresh-knop

Rechtsboven forceert een "verversen"-icoon de herberekening. Smart Analytics houdt een kopie in cache om snel te gaan (de cache wordt automatisch elke nacht om 2u 's ochtends bijgewerkt). Gebruik deze knop wanneer je net data hebt gecorrigeerd (een manuele prikking bijvoorbeeld) en je het resultaat onmiddellijk wilt zien.

Werktijd: gepland versus geprikt

Dit tabblad vergelijkt wat gepland was met wat werkelijk gepresteerd is. Het is het operationele dashboard bij uitstek.

De belangrijkste widgets tonen:

• De Geplande uren: totaal voorzien in het rooster.
• De Geprikte uren: totaal gerealiseerd op basis van de afgesloten prikkingen.
• De Overuren: afwijking tussen de twee (positief bij overaanwezigheid, negatief bij onderaanwezigheid).
• Het Werk (€): totale loonkost van de prikkingen.

De tabel voegt het verschil in uren en in percentage toe, de arbeidskost in euro en in percentage, alsook het detail van de overuren.

Veelgestelde vragen

Mijn cijfers komen niet exact overeen met die van de pagina Uren. Dat is normaal onder de grens van 1%. Smart Analytics gebruikt een quasi realtime berekening met lichtjes andere afrondingen. De pagina Uren blijft de referentie voor de loonverwerking en de wettelijke onderwerpen.

Waarom verschijnt een prikking niet in Smart Analytics? Om meegeteld te worden, moet een prikking afgesloten zijn (met een einduur). De nog open prikkingen worden niet meegerekend.

Omzet: voorspellingen versus werkelijke verkoop

Dit tabblad laat je valideren of je omzetvoorspellingen realistisch zijn, en om belangrijke afwijkingen te detecteren tussen wat voorzien was en wat er werkelijk in de kassa is binnengekomen.

De data komt van de "Day comments" van het Dashboard (werkelijke omzet manueel ingevoerd), of van een kassa-integratie type Lightspeed als je er een hebt aangesloten. De voorspellingen komen van wat je vooraf in het rooster hebt ingevoerd.

De widgets tonen de werkelijke omzet, de voorziene omzet, de totale afwijking in euro en de afwijking in percentage.

Veelgestelde vragen

Mijn werkelijke omzet staat op nul, is dat normaal? Om de werkelijke omzet weer te geven, moet je ofwel je dagelijkse omzet invoeren in het Dashboard, ofwel een actieve kassa-integratie hebben (Lightspeed en andere). Zonder ingevoerde data blijft de werkelijke omzet op nul.

Waar zijn mijn kassa-integraties? In Instellingen, vervolgens Integraties.

Personeelskosten

Dit tabblad geeft je een overzicht van je loonmassa en je gemiddeld uurloon.

De widgets tonen de geplande uren, de geprikte uren, de totale loonkost en het gemiddelde uurloon.

De tabel voegt de uren afwijking, de werkelijke uren en de gemiddelde loonkost toe.

Goed om te weten

De weergegeven loonkost is de aangegeven brutoloonkost, niet de volledige werkgeverskost (RSZ, patronale lasten). De volledige werkgeverskost wordt in een volgende versie toegevoegd.

Mix van de arbeidskosten

Dit tabblad toont je hoe je loonmassa verdeeld is over je verschillende categorieën werknemers: onbepaalde duur, bepaalde duur, studenten, flexi, interim enz. Het beantwoordt de vraag "welk contracttype kost mij in verhouding het meest?".

De widgets tonen de globale mix, de totale kost, de grootste categorie (duurste werknemerstype) en het aantal gebruikte categorieën.

De tabel detailleert één lijn per werknemerstype met de kost en het percentage van het totaal.

Veelgestelde vraag

Waarom zie ik de categorie "Andere"? De werknemers die geen werknemerstype hebben ingesteld in hun fiche vallen automatisch in "Andere". Om dit te corrigeren, vul je het werknemerstype aan in de HR-fiche van elke betrokken medewerker.

Productiviteit

Dit tabblad meet je operationele efficiëntie. Het berekent twee sleutelratio's: de omzet gegenereerd per gewerkt uur, en het gewicht van de loonkost in de omzet.

De widgets tonen de omzet, de uren, de loonkost, de ratio loonmassa (kost gedeeld door omzet) en de productiviteitsindex (omzet gedeeld door de uren).

Hoe je deze cijfers leest

Een lage ratio loonmassa is een goed teken: je loonkost weegt weinig door op je omzet.

Een hoge productiviteitsindex is eveneens positief: elk gewerkt uur genereert veel omzet.

Veelgestelde vraag

Mijn productiviteit staat op nul. Om de productiviteit te berekenen, moet de werkelijke omzet ingevoerd zijn (zie het tabblad Omzet hierboven). Zonder verkoopdata kan de ratio niet worden vastgesteld.

Naleving van het rooster

Dit tabblad controleert of je rooster stabiel is en of je het niet op het laatste moment wijzigt. Het is een essentiële kwaliteits-KPI voor de tevredenheid van je teams.

De widgets tonen het totale aantal shifts, het percentage precisie (aandeel van de shifts die na hun eerste goedkeuring niet werden gewijzigd), het aantal wijzigingsaanvragen en het aantal ruilen (swaps).

De tabel voegt de gemiddelde wijzigingstermijn (in uren) toe, de updates die minder dan 24u voor het begin van de shift werden gedaan en die minder dan 48u ervoor.

Hoe je deze cijfers leest

Een precisie hoger dan 90% wijst op een stabiel rooster: wat gepubliceerd werd, komt grotendeels overeen met wat gepresteerd is.

Veel wijzigingen op minder dan 24u is een alarmsignaal: je rooster is weinig betrouwbaar en je werknemers worden regelmatig verrast.

Planningsoperaties

Dit tabblad meet de hoeveelheid van je planningsactiviteit: hoeveel shifts je aanmaakt, updatet, verwijdert, hoeveel vrije shifts je publiceert en hoeveel er worden opgenomen.

De widgets tonen het totale volume aan shifts, de geplande uren, de doeluren en de overreservatie (afwijking tussen gepland en doel).

De tabel detailleert eveneens:

• Het aantal updates, verwijderingen en het gemiddelde aantal wijzigingen per shift.
• De afwijking tussen de geplande uren en de doeluren.
• De gepubliceerde, ingevulde en niet-ingevulde vrije shifts.
• De gemiddelde invultermijn: tijd tussen de publicatie van een vrije shift en het moment waarop een werknemer hem aanvaardt.

Veelgestelde vragen

Wat is een vrije shift? Een tijdslot dat gepubliceerd is zonder naam van werknemer, en dat de leden van je team kunnen opnemen vanaf de mobiele app Shyfter Staff of vanaf Shyfter Web.

Waarom is mijn invultermijn zo lang? Hoe korter de termijn, hoe reactiever je team. Boven de 48u is dat doorgaans een teken dat de interne communicatie of de mobiele meldingen niet goed werken. Controleer of je werknemers de app goed hebben geïnstalleerd en de meldingen hebben geactiveerd.

Prikklokoperaties

Dit tabblad meet het volume en de kwaliteit van je prikkingen: hoeveel manuele correcties, hoeveel vrije prikkingen (zonder gekoppelde shift).

De widgets tonen het totale aantal prikkingen, de manuele updates, het aantal vrije prikkingen en hun percentage van het totaal.

Hoe je deze cijfers leest

Een hoog percentage vrije prikkingen wijst er ofwel op dat je team vergeet te prikken op zijn shifts (en dat een manager achteraf corrigeert), ofwel dat je organisatie veel draait op niet-geplande shifts.

Een hoog aantal manuele updates onthult dat een manager vaak de prikkingen corrigeert (vergetelheid, scanfout enz.).

Veelgestelde vragen

Wat is een vrije prikking? Een prikking zonder gekoppelde shift. Ofwel prikt de werknemer terwijl hij die dag geen geplande shift had, ofwel maakt de manager een prikking aan zonder ze aan een shift te koppelen.

Wat is een manuele update? Een prikking die aangemaakt of gewijzigd is vanuit de managerinterface, en niet vanuit de tablet of de mobiele app door de werknemer.

Prikklokstatistieken

Dit tabblad zoomt in op de kwaliteit van de individuele prikkingen: gemiddelde duur, afwijking met de theoretische shift, gebruikte drager om te prikken.

De widgets tonen het aantal prikkingen, de gemiddelde duur, het gemiddelde duurverschil ten opzichte van de geplande shift, en de verdeling tussen prikkingen op tablet en prikkingen via app.

Hoe je deze cijfers leest

Een positief duurverschil betekent dat je werknemers gemiddeld langer blijven dan voorzien.

Een negatief duurverschil betekent dat ze gemiddeld vroeger vertrekken of later aankomen.

De verdeling tablet / app geeft je het dominante prikkanaal in je organisatie aan.

Veelgestelde vraag

Tablet en app, wat is dat precies? De tablet duidt op Shyfter POS, de zuil in de winkel waarop de werknemers badgen. De app duidt op Shyfter Staff die op de persoonlijke smartphone van elke werknemer geïnstalleerd is.

HR

Dit tabblad is het dashboard van de HR-verantwoordelijke of de sitemanager. Het geeft je een helder beeld van je personeelsbestand en je verloop.

De widgets tonen het totale personeelsbestand, het gebruikte personeelsbestand (werknemers die minstens één shift of één prikking hadden over de periode), de nieuwe werknemers en de gedeactiveerde werknemers over de periode.

De tabel voegt het personeelsverloop toe (gedeactiveerde werknemers gedeeld door het personeelsbestand, vermenigvuldigd met 100), de gemiddelde tijd doorgebracht in de onderneming (in dagen), de gemiddelde leeftijd van de werknemers (in jaren), het aantal aangemaakte contracten en de gemiddelde termijn voor het ondertekenen van een contract.

Hoe je deze cijfers leest

Als je gebruikte personeelsbestand duidelijk lager ligt dan je totale personeelsbestand, dan is een deel van je leden inactief en verdient het misschien om gedeactiveerd te worden.

Een verloop hoger dan 30% op jaarbasis is een alarmsignaal dat de moeite waard is om te analyseren.

Een hoge termijn voor het ondertekenen van een contract onthult een administratieve wrijving: je werknemers dralen om hun contract te ondertekenen.

Veelgestelde vragen

Wat is een "gedeactiveerde" werknemer? Een werknemer wiens fiche over de periode gearchiveerd of verwijderd is. Dat komt overeen met een uitstroom: ontslagname, einde contract of ontslag.

Waarom is mijn verloop zo hoog deze maand? Vaak een seizoen van aflopende contracten van bepaalde duur, bijvoorbeeld de studenten in september of de extra's na de feestdagen. Vergelijk met de vorige maand en met dezelfde periode van het voorbije jaar om de cijfers in perspectief te plaatsen.

Aandachtspunten om te kennen

Data in quasi realtime

Smart Analytics houdt een kopie in cache van de resultaten om je dashboards snel weer te geven. Deze cache wordt automatisch elke nacht om 2u 's ochtends ververst.

Concreet: een correctie die om 10u 's ochtends wordt gedaan, verschijnt niet onmiddellijk in Smart Analytics. Om de update te forceren, klik je op de knop Refresh rechtsboven. De berekening duurt van enkele seconden tot enkele tientallen seconden, naargelang de grootte van je account en de gevraagde periode.

Kleine afwijkingen versus de pagina Uren

Je kunt kleine afwijkingen vaststellen (doorgaans minder dan 1%) tussen Smart Analytics en de pagina Uren of de andere tellers van Shyfter. Die verschillen komen van lichtjes andere afrondingsmethodes en van de quasi realtime berekening.

Onthoud: de pagina Uren blijft de bron van waarheid voor de wettelijke onderwerpen en de loonverwerking. Smart Analytics is een operationeel stuurinstrument, geen wettelijk instrument.

Volledige historiek vanaf de activering

Smart Analytics toont de volledige historiek van je account zodra het geactiveerd is. Geen beperking tot "sinds de activering". Op zeer grote accounts (meerdere jaren, meerdere duizenden werknemers) kan de eerste laadtijd van een breed bereik 30 seconden tot 2 minuten duren.

Veelgestelde vragen

Het menu Smart Analytics verschijnt niet bij mij. Drie mogelijke redenen: je account zit niet op het Pro-pack, de functionaliteit is technisch nog niet geactiveerd, of je hebt geen beheerdersrol. Neem contact op met de support via de chat om je situatie na te gaan, of controleer je rechten in Instellingen, Team, Rollen.

Ik zie overal nul, wat gebeurt er? Meerdere mogelijke oorzaken: je periodefilters zijn te beperkend, je account- of departementfilters zijn leeg, de functionaliteit is net geactiveerd en de rekenbatch heeft nog niet gedraaid (druk op Refresh of wacht tot 2u 's ochtends), of er is gewoon geen enkele shift of prikking over de geselecteerde periode.

Hoe exporteer ik mijn data naar Excel? Schakel over naar de Tabelweergave en klik vervolgens op de knop Downloaden rechtsboven. De export neemt de weergegeven kolommen en de door jou geselecteerde groeperingsfijnheid over.

Kan ik vrij twee periodes vergelijken? Niet rechtstreeks in Smart Analytics, maar elke widget toont al de evolutie ten opzichte van de vorige periode van dezelfde duur (pijl en percentage onder de hoofdwaarde). Om twee specifieke periodes te vergelijken, exporteer je de data naar Excel.

Hoe identificeer ik de manager die veel manuele correcties doet? Het tabblad Prikklokoperaties geeft je het volume aan manuele updates, met drill-down per departement en sectie. Smart Analytics geeft geen naam: voor het nominatieve detail gebruik je het tabblad Planningsoperaties van de pagina Uren.

Ik wil dat mijn team deze statistieken ziet. Smart Analytics is voorbehouden aan beheerders. Om een lid toegang te geven, maak je hem beheerder van het betrokken departement (Instellingen, Team, Rollen).

Hoe schakel ik over naar het Pro-pack om van Smart Analytics te genieten? Neem contact op met ons team via de chat, wij begeleiden je bij de voorwaarden en de evolutie van je abonnement.

Verklarende woordenlijst

Om snel de woordenschat te begrijpen die in Smart Analytics wordt gebruikt:

Term	Definitie
Shift	Gepland werktijdslot voor een werknemer (begin, einde, rol, sectie).
Prikking	Aankomst- en vertrekuur dat effectief door een werknemer werd gescand.
Vrije shift	Shift gepubliceerd zonder titularis, open voor kandidatuur.
Vrije prikking	Prikking zonder gekoppelde geplande shift.
Manuele update	Prikking aangemaakt of gecorrigeerd vanuit de managerinterface.
Gebruikt personeelsbestand	Werknemers die minstens één shift of één prikking hadden over de periode.
Verloop	(Gedeactiveerde werknemers gedeeld door personeelsbestand) vermenigvuldigd met 100, over de periode.
Mix van de kosten	Verdeling van de loonkost per werknemerstype.
Doel (uren)	Doeluren voor de bezetting ingesteld per weekdag op departementniveau.
Overreservatie	Uren gepland boven het doel.
Onderaanwezigheid	Geprikte uren lager dan de geplande uren.
Productiviteitsindex	Omzet gedeeld door de gewerkte uren.
Ratio loonmassa	Loonkost gedeeld door de omzet.
Categorie "Andere"	Werknemerstype niet ingesteld in de fiche, standaardwaarde in de Mix van de kosten.
Quasi realtime	Data ververst via een cache die elke nacht wordt bijgewerkt, en op aanvraag via de knop Refresh.