Smart Analytics: dirigir su actividad con los datos de Shyfter

Disponibilidad: Smart Analytics está incluido únicamente en el pack Pro. Si tiene otro pack y desea activarlo, contacte con nuestro equipo a través del chat.

Smart Analytics es el módulo decisional de Shyfter. Transforma los datos ya presentes en su cuenta (turnos, fichajes, contratos, ventas, actividad de la aplicación móvil) en cuadros de mando claros para ayudarle a dirigir su actividad a diario: controlar sus costes, seguir la productividad, validar la calidad de su planning, vigilar la rotación del personal.

Este módulo es de solo lectura: no se crea ni se modifica ningún dato desde Smart Analytics. Agrega lo que ya existe en su cuenta y lo muestra en forma de widgets, gráficos y tablas.

A quién se dirige Smart Analytics

El menú Smart Analytics es visible para los usuarios que disponen de un rol de administrador sobre al menos un departamento, y únicamente para las cuentas que han suscrito el pack Pro.

Concretamente:

• Los superadministradores ven los datos de todas las cuentas a las que tienen acceso.
• Los administradores ven únicamente las cuentas y departamentos en los que están declarados como admin.
• Un empleado sin rol de administrador no ve el menú Smart Analytics.

Para dar acceso a Smart Analytics a un miembro de su equipo, atribúyale un rol de administrador desde Ajustes, Equipo, Roles.

La interfaz de un vistazo

El menú lateral

A la izquierda, diez entradas le permiten navegar entre los distintos cuadros de mando. Algunas son categorías que se despliegan (Tiempo de trabajo, Facturación), las demás son pestañas directas.

1. Tiempo de trabajo (categoría): comparación planificado, fichado y horas extra.
2. Facturación (categoría): comparación ventas previstas y ventas reales.
3. Costes del personal: horas y masa salarial por equipo.
4. Mix de los costes de mano de obra: reparto del coste por tipo de contrato.
5. Productividad: facturación en relación con las horas y el coste salarial.
6. Cumplimiento del planning: estabilidad del planning (modificaciones, intercambios, swaps).
7. Operaciones de planificación: volumen de turnos, actualizaciones, eliminaciones, turnos libres.
8. Operaciones de fichaje: volumen de fichajes y correcciones manuales.
9. Estadísticas de fichaje: duración de los fichajes, diferencia con el turno, herramienta utilizada.
10. RR. HH.: plantilla, contrataciones, salidas, antigüedad, contratos.

Los filtros en la parte superior de la página

Cinco filtros idénticos aparecen en todas las pestañas, encima del contenido.

El periodo le permite elegir un rango de fechas. Por defecto, se selecciona el mes en curso.

El agrupamiento determina el nivel de los datos mostrados: Día, Semana, Mes o Año.

La cuenta es útil si gestiona varias cuentas (por ejemplo una cadena de tiendas). Puede seleccionar una o varias.

El departamento le permite filtrar sobre uno o varios departamentos entre aquellos a los que tiene acceso.

La sección es un filtro opcional para afinar aún más el análisis.

Bueno saberlo: sus filtros se conservan al cambiar de pestaña. Si filtra sobre «Restaurante Bruselas centro, febrero 2026, semana a semana», este ajuste permanece activo cuando pasa de RR. HH. a Productividad.

Los widgets KPI

Cada widget muestra el título de la métrica (por ejemplo «Horas planificadas»), el valor total sobre el periodo (por ejemplo «1.247 h»), y la evolución respecto al periodo anterior (misma duración justo antes), en porcentaje y con un indicador visual: flecha verde hacia arriba si sube, roja hacia abajo si baja.

Un globo de ayuda (icono «i») le explica con precisión cómo se calcula la cifra.

Hacer clic en un widget cambia el gráfico principal a esa métrica. Por ejemplo, en la pestaña Productividad, hacer clic en el widget «Productividad» muestra la evolución del índice de productividad en el tiempo.

El botón Refresh

Arriba a la derecha, un icono de «refrescar» fuerza el recálculo. Smart Analytics guarda una copia en caché para ir rápido (la caché se actualiza automáticamente cada noche a las 2 de la madrugada). Utilice este botón cuando acaba de corregir datos (un fichaje manual por ejemplo) y quiere ver el resultado de inmediato.

Tiempo de trabajo: planificado contra fichado

Esta pestaña compara lo que se ha planificado con lo que realmente se ha trabajado. Es el cuadro de mando operativo por excelencia.

Los widgets principales muestran:

• Las horas Planificadas: total previsto en el planning.
• Las horas Fichadas: total realizado según los fichajes cerrados.
• Las Horas extra: diferencia entre ambos (positiva si hay sobrepresencia, negativa si hay infrapresencia).
• El Trabajo (€): coste salarial total de los fichajes.

La tabla añade la diferencia en horas y en porcentaje, el coste de mano de obra en euros y en porcentaje, así como el detalle de las horas extra.

Preguntas frecuentes

Mis cifras no coinciden exactamente con las de la página Horas. Es normal por debajo de la barra del 1%. Smart Analytics utiliza un cálculo casi en tiempo real con redondeos ligeramente distintos. La página Horas sigue siendo la referencia para la nómina y los asuntos legales.

¿Por qué no aparece un fichaje en Smart Analytics? Para contabilizarse, un fichaje debe estar cerrado (con una hora de fin). Los fichajes todavía abiertos no se tienen en cuenta.

Facturación: previsiones contra ventas reales

Esta pestaña le permite validar si sus previsiones de facturación son realistas, y detectar las diferencias importantes entre lo que estaba previsto y lo que realmente ha entrado en caja.

Los datos provienen de los «Day comments» del Dashboard (facturación real introducida manualmente), o de una integración de caja tipo Lightspeed si ha conectado una. Las previsiones, por su parte, vienen de lo que ha introducido antes del planning.

Los widgets muestran la facturación real, la facturación prevista, la diferencia total en euros y la diferencia en porcentaje.

Preguntas frecuentes

Mi facturación real está a cero, ¿es normal? Para que la facturación real se muestre, debe o bien introducir su facturación diaria en el Dashboard, o bien tener una integración de caja activa (Lightspeed y otras). Sin datos introducidos, la facturación real permanece a cero.

¿Dónde están mis integraciones de caja? En Ajustes y luego Integraciones.

Costes del personal

Esta pestaña le da una vista general de su masa salarial y de su salario horario medio.

Los widgets muestran las horas planificadas, las horas fichadas, el coste salarial total y el salario horario medio.

La tabla añade las horas de diferencia, las horas reales y el coste salarial medio.

Bueno saberlo

El coste salarial mostrado es el coste salarial bruto declarado, no el coste patronal completo (ONSS, cargas patronales). El coste patronal completo se añadirá en una próxima versión.

Mix de los costes de mano de obra

Esta pestaña le muestra cómo se reparte su masa salarial entre sus distintas categorías de empleados: indefinidos, temporales, estudiantes, flexi, interinos, etc. Responde a la pregunta «¿qué tipo de contrato me cuesta más caro en proporción?».

Los widgets muestran el mix global, el coste total, la categoría mayoritaria (tipo de empleado más costoso) y el número de categorías utilizadas.

La tabla detalla una línea por tipo de empleado con el coste y el porcentaje del total.

Pregunta frecuente

¿Por qué veo la categoría «Otro»? Los empleados que no tienen un tipo de empleado definido en su ficha caen automáticamente en «Otro». Para corregir esto, complete el tipo de empleado en la ficha de RR. HH. de cada colaborador correspondiente.

Productividad

Esta pestaña mide su eficacia operativa. Calcula dos ratios clave: la facturación generada por hora trabajada, y el peso del coste salarial en la facturación.

Los widgets muestran la facturación, las horas, el coste salarial, el ratio de masa salarial (coste dividido por facturación) y el índice de productividad (facturación dividida por las horas).

Cómo leer estas cifras

Un ratio de masa salarial bajo es una buena señal: su coste salarial pesa poco sobre su facturación.

Un índice de productividad alto también es positivo: cada hora trabajada genera mucha facturación.

Pregunta frecuente

Mi productividad está a cero. Para que la productividad se calcule, la facturación real debe estar introducida (ver la pestaña Facturación más arriba). Sin datos de ventas, el ratio no puede establecerse.

Cumplimiento del planning

Esta pestaña verifica que su planning sea estable y que no lo modifique a última hora. Es un KPI de calidad esencial para la satisfacción de sus equipos.

Los widgets muestran el número total de turnos, el porcentaje de precisión (parte de los turnos que no se modificaron tras su primera aprobación), el número de solicitudes de modificación y el número de intercambios (swaps).

La tabla añade el plazo medio de modificación (en horas), las actualizaciones hechas menos de 24h antes del inicio del turno y las hechas menos de 48h antes.

Cómo leer estas cifras

Una precisión superior al 90% indica un planning estable: lo que se ha publicado corresponde en gran medida a lo que se ha trabajado.

Muchas modificaciones a menos de 24h es una señal de alerta: su planning es poco fiable y sus empleados se ven sorprendidos con regularidad.

Operaciones de planificación

Esta pestaña mide la volumetría de su actividad de planning: cuántos turnos crea, actualiza, elimina, cuántos turnos libres publica y cuántos son tomados.

Los widgets muestran el volumen total de turnos, las horas planificadas, las horas objetivo y la sobrerreserva (diferencia entre planificado y objetivo).

La tabla también detalla:

• El número de actualizaciones, de eliminaciones y la media de modificaciones por turno.
• La diferencia entre las horas planificadas y las horas objetivo.
• Los turnos libres publicados, cubiertos y no cubiertos.
• El plazo medio de cobertura: tiempo entre la publicación de un turno libre y el momento en que un empleado lo acepta.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un turno libre? Un tramo publicado sin nombre de empleado, que los miembros de su equipo pueden reclamar desde la aplicación móvil Shyfter Staff o desde Shyfter Web.

¿Por qué mi plazo de cobertura es tan largo? Cuanto más corto es el plazo, más reactivo es su equipo. Más allá de 48h, suele ser la señal de que la comunicación interna o las notificaciones móviles no funcionan bien. Compruebe que sus empleados hayan instalado la app y activado las notificaciones.

Operaciones de fichaje

Esta pestaña mide el volumen y la calidad de sus fichajes: cuántas correcciones manuales, cuántos fichajes libres (sin turno asociado).

Los widgets muestran el número total de fichajes, las actualizaciones manuales, el número de fichajes libres y su porcentaje del total.

Cómo leer estas cifras

Un porcentaje alto de fichajes libres indica o bien que su equipo olvida fichar en sus turnos (y que un manager corrige después), o bien que su organización funciona mucho con turnos no planificados.

Un número alto de actualizaciones manuales revela que un manager corrige a menudo los fichajes (olvido, error de escaneo, etc.).

Preguntas frecuentes

¿Qué es un fichaje libre? Un fichaje sin turno asociado. O bien el empleado ficha aunque no tenía turno planificado ese día, o bien el manager crea un fichaje sin vincularlo a un turno.

¿Qué es una actualización manual? Un fichaje creado o modificado desde la interfaz del manager, y no desde la tableta o la app móvil por el empleado.

Estadísticas de fichaje

Esta pestaña se centra en la calidad de los fichajes individuales: duración media, diferencia con el turno teórico, soporte utilizado para fichar.

Los widgets muestran el número de fichajes, la duración media, la diferencia de duración media respecto al turno planificado, y el reparto entre fichajes en tableta y fichajes en app.

Cómo leer estas cifras

Una diferencia de duración positiva significa que, de media, sus empleados se quedan más tiempo del previsto.

Una diferencia de duración negativa significa que, de media, se van antes o llegan más tarde.

El reparto tableta / app le indica el canal de fichaje dominante en su organización.

Pregunta frecuente

Tableta y app, ¿qué es exactamente? La tableta designa Shyfter POS, el terminal en tienda en el que los empleados fichan. La app designa Shyfter Staff instalada en el smartphone personal de cada empleado.

RR. HH.

Esta pestaña es el cuadro de mando del director de RR. HH. o del responsable de centro. Le da una vista clara de su plantilla y de su rotación.

Los widgets muestran la plantilla total, la plantilla utilizada (empleados que han tenido al menos un turno o un fichaje sobre el periodo), los nuevos empleados y los empleados desactivados sobre el periodo.

La tabla añade la tasa de rotación del personal (empleados desactivados dividido por la plantilla, multiplicado por 100), el tiempo medio pasado en la empresa (en días), la edad media de los empleados (en años), el número de contratos creados y el plazo medio de firma de contrato.

Cómo leer estas cifras

Si su plantilla utilizada es netamente inferior a su plantilla total, es que una parte de sus miembros está inactiva y quizá merece ser desactivada.

Una tasa de rotación superior al 30% sobre el año es una señal de alerta que vale la pena analizar.

Un plazo de firma de contrato elevado revela una fricción administrativa: sus empleados tardan en firmar su contrato.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un empleado «desactivado»? Un empleado cuya ficha ha sido archivada o eliminada sobre el periodo. Corresponde a una salida de plantilla: dimisión, fin de contrato o despido.

¿Por qué mi tasa de rotación es tan alta este mes? A menudo una temporada de fin de contratos temporales, por ejemplo los estudiantes en septiembre o los extras después de las fiestas. Compare con el mes anterior y con el mismo periodo del año pasado para poner las cifras en perspectiva.

Puntos de atención a conocer

Datos casi en tiempo real

Smart Analytics guarda una copia en caché de los resultados para mostrar rápidamente sus cuadros de mando. Esta caché se refresca automáticamente cada noche a las 2 de la madrugada.

Concretamente: una corrección hecha a las 10 de la mañana no aparece de inmediato en Smart Analytics. Para forzar la actualización, haga clic en el botón Refresh arriba a la derecha. El cálculo tarda de unos segundos a unas decenas de segundos según el tamaño de su cuenta y el periodo solicitado.

Pequeñas diferencias vs la página Horas

Puede constatar pequeñas diferencias (generalmente inferiores al 1%) entre Smart Analytics y la página Horas u otros contadores de Shyfter. Estas diferencias vienen de métodos de redondeo ligeramente distintos y del cálculo casi en tiempo real.

A recordar: la página Horas sigue siendo la fuente de verdad para los asuntos legales y la nómina. Smart Analytics es una herramienta de gestión operativa, no una herramienta legal.

Historial completo desde la activación

Smart Analytics muestra todo el historial de su cuenta desde que se activa. No hay limitación a «desde la activación». En las cuentas muy grandes (varios años, varios miles de empleados), la primera carga de un rango amplio puede tardar de 30 segundos a 2 minutos.

Preguntas frecuentes

El menú Smart Analytics no aparece en mi cuenta. Tres razones posibles: su cuenta no está en el pack Pro, la funcionalidad no está aún activada técnicamente, o no tiene un rol de administrador. Contacte con el soporte a través del chat para verificar su situación, o compruebe sus permisos en Ajustes, Equipo, Roles.

Veo cero en todas partes, ¿qué pasa? Varias causas posibles: sus filtros de periodo son demasiado restrictivos, sus filtros de cuenta o departamento están vacíos, la funcionalidad acaba de activarse y el lote de cálculo aún no se ha ejecutado (pulse Refresh o espere a las 2 de la madrugada), o simplemente no hay ningún turno ni fichaje sobre el periodo seleccionado.

¿Cómo exportar mis datos a Excel? Cambie a la vista Tabla y luego haga clic en el botón Descargar arriba a la derecha. La exportación recoge las columnas mostradas y el nivel de agrupamiento que ha seleccionado.

¿Puedo comparar dos periodos libremente? No directamente en Smart Analytics, pero cada widget muestra ya la evolución respecto al periodo anterior de igual duración (flecha y porcentaje bajo el valor principal). Para comparar dos periodos específicos, exporte los datos a Excel.

¿Cómo identificar al manager que hace muchas correcciones manuales? La pestaña Operaciones de fichaje le da el volumen de actualizaciones manuales, con desglose por departamento y sección. Smart Analytics no da nombres: para el detalle nominativo, utilice la pestaña Operaciones de planificación de la página Horas.

Quiero que mi equipo vea estas estadísticas. Smart Analytics está reservado a los administradores. Para que un miembro acceda, conviértalo en administrador del departamento correspondiente (Ajustes, Equipo, Roles).

¿Cómo pasar al pack Pro para disfrutar de Smart Analytics? Contacte con nuestro equipo a través del chat, le orientamos sobre las condiciones y la evolución de su suscripción.

Glosario

Para comprender rápidamente el vocabulario utilizado en Smart Analytics:

Término	Definición
Turno	Tramo de trabajo planificado para un empleado (inicio, fin, rol, sección).
Fichaje	Hora de entrada y de salida efectivamente registradas por un empleado.
Turno libre	Turno publicado sin titular, abierto a la candidatura.
Fichaje libre	Fichaje sin turno planificado asociado.
Actualización manual	Fichaje creado o corregido desde la interfaz del manager.
Plantilla utilizada	Empleados que han tenido al menos un turno o un fichaje sobre el periodo.
Tasa de rotación	(Empleados desactivados dividido por plantilla) multiplicado por 100, sobre el periodo.
Mix de los costes	Reparto del coste salarial por tipo de empleado.
Objetivo (horas)	Horas de cobertura objetivo configuradas por día de semana a nivel del departamento.
Sobrerreserva	Horas planificadas por encima del objetivo.
Infrapresencia	Horas fichadas inferiores a las horas planificadas.
Índice de productividad	Facturación dividida por las horas trabajadas.
Ratio de masa salarial	Coste salarial dividido por la facturación.
Categoría «Otro»	Tipo de empleado no definido en la ficha, valor por defecto en el Mix de los costes.
Casi en tiempo real	Datos refrescados mediante una caché actualizada cada noche, y bajo demanda mediante el botón Refresh.